5 правил эффективного совещания

При слове «совещание» многих людей бросает в дрожь. Для них это что-то страшное и занудное, пустая трата времени или разбор полетов под сумасшедшие крики начальства. А ведь на самом деле совещание – это один из ключевых инструментов управления: прекрасная возможность решить насущные проблемы, получить отчет по результатам работы и наметить план дальнейших слаженных действий всего коллектива.

Совещания бывают разными, их проводят как руководители крупных корпораций, так и владельцы семейного бизнеса, состоящего из трех человек. Конференции по итогам года, ежедневные планерки, собрания перед сдачей проекта, экстренные встречи для решения насущных проблем, совещания внешние (например, конференция по скайпу с партнерами) и внутренние (собрание по отделам или по проектным группам). Смысл один и тот же: собрать людей, выдать необходимую информацию, обсудить и побудить что-то делать по результатам встречи.

Читайте также: 5 правил эффективных встреч, которых придерживаются в Coca-Cola HBC Россия

Для того чтобы совещания не превращались в зону боевых действий или сборище мирно дремлющих сослуживцев, существует множество работающих инструментов для их организации и проведения. Один из полезных советов: эффективность совещания равна ценности принятых решений. И эта ценность повышается за счет того, что решения принимаются за меньшее количество времени и с участием меньшего числа сотрудников. Вот к чему надо стремиться. Чтобы совещания были плодотворными, стоит соблюдать несколько простых, но действенных советов.

1. Подготовка к совещанию

Количество совещаний (кроме экстренных) можно прописать на год вперед: составить расписание, обозначить частоту проведения, количество участников, где будет проводиться, кто отвечает за презентацию и т.д. Чтобы сэкономить время, очень удобно единожды составить алгоритм подготовки и проведения заседаний и в дальнейшем использовать его как шпаргалку. Заранее надо составить программу совещания: повестка дня, кто в какой очередности выступает, ожидаемые результаты и т.д. Чтобы избежать пропусков и опозданий, приглашения на встречу участники должны получать заранее (вайбер, смс, почта, скайп – вариантов много).

2. Четкая постановка цели

Любое совещание собирается с определенной целью. Цель должна быть четко сформулированной, измеримой, выполнимой и ограниченной во времени. Если встреча сотрудников вызвана возникшими проблемами, в двух словах надо обозначить сложившуюся ситуацию, выяснить возможные последствия, поставить цель и общими усилиями найти решения для устранения проблем.

3. Распределение ролей

На каждом совещании должен быть один ведущий, иначе встреча превратится в птичий базар. Ведущий (лидер, модератор) отвечает за организацию и проведение мероприятия. Чтобы собрание прошло комфортно, назначают администратора, который обеспечивает участников всем необходимым (раздаточные материалы, канцтовары, вода, стулья) и отвечает за работу техники (проектор, компьютер, кондиционер). В зависимости от темы совещания на нем обязательно должны присутствовать ответственные лица (например, при обсуждении рекламной кампании необходим PR-менеджер, при выяснении причин неполадок с оборудованием – инженер).

4. Заинтересованность и включенность участников

Для проведения результативного совещания необходимо, чтобы участники принимали активное участие, а не просто присутствовали. Идеально, если в компании есть психолог или HR-менеджер, который знает сотрудников, их психологические характеристики и может заранее просмотреть список участников собрания и оценить возможные риски. К примеру, если соберутся только люди, которые не привыкли выдвигать собственные идеи и со всем соглашаются, из них сложно будет выдавить новые подходы к решению проблемы; если на совещании встретятся любители все анализировать, встреча может затянуться на неограниченное время. Поэтому для проведения плодотворного совещания необходимо учитывать совместимость людей с разными характерами, темпераментами и стилем поведения.

5. Фиксация результатов, анализ, выполнение задач

Принятые на совещании решения должны быть зафиксированы в протоколе. Собрание считается успешным, если уложились в запланированные временные рамки, прошли все пункты повестки, поставили задачи, их сроки выполнения и назначили ответственных.

Чтобы это проверить, можно использовать метод 5W2H:

a) What? – Что необходимо сделать?

b) Why? – Почему это нужно сделать?

c) Who? – Кто будет выполнять задание?

d) Where? – Где он будет это делать?

e) When? – В какие сроки нужно уложиться?

f) How? – Как будет выполняться задание?

g) How much? – Сколько это будет стоить?

Смотрите также: Как сблизить обучение и потребности бизнеса

Для получения обратной связи от участников совещания и повышения результативности последующих заседаний можно пользоваться всевозможными анкетами. Чтобы оценить собственную работу в качестве организатора мероприятия надо ответить на два вопроса: Что в этот раз было сделано хорошо? Что еще можно улучшить?

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна