5 правил эффективных встреч, которых придерживаются в Coca-Cola HBC Россия

28 августа 2017 г.

Почему в Coca-Cola HBC Россия стараются не писать электронные письма без надобности и как внедряют культуру упрощения, порталу HR-tv.ru рассказала Ирина Петрова , директор по персоналу Coca-Cola HBC Россия.

Часто крупные компании сталкиваются с некоторым бюрократизмом, замедляющим бизнес-процессы. Например, только в 2016 году наши сотрудники в России отправили 62 миллиона электронных писем, а на коференц-звонках они в среднем проводят 23 000 часов в месяц. Представьте, если мы сократим количество писем всего на 5%, а время встреч – на 10%, то это освободит нам более 3 000 часов в месяц! Это время можно инвестировать в действительно важные дела: развитие сотрудников, работу на рынке. Поэтому мы внедряем культуру упрощения.

В Coca-Cola HBC Россия действует целый комплекс программ, направленных на повышение продуктивности и достижение выдающихся результатов, мы постоянно стараемся высвобождать больше времени для нужной и важной работы. К примеру, стремимся не писать письма, когда можно обойтись без них, не ставить в копию большое количество людей без лишней необходимости. Встречи тоже могут быть «поглотителем времени». Для того чтобы встречи проходили эффективно, мы разработали несколько простых правил. Уверены, они будут полезны и вам.

1. Начинайте и заканчивайте встречи вовремя

Время – один из ценнейших ресурсов, которым нужно управлять осознанно и грамотно. Мы стремимся строить свою работу так, чтобы всем было комфортно, и ничье время не тратилось зря. К сожалению, не всегда удается избежать опозданий, и в этом случае обязательный шаг – предупредить об этом коллег.

Если встреча началась позже, чем было запланировано, то мы все равно стараемся завершить ее в установленное время.

2. Определите список участников, отправьте повестку встречи и материалы для обсуждения заранее

Приглашайте на встречу только тех людей, участие которых действительно необходимо и будет полезным. Если сотрудники хорошо подготовлены, они смогут внести ценный вклад в обсуждение, представить интересные и свежие идеи.

Поэтому у всех участников должны быть не только материалы для подготовки, но и достаточно времени на то, чтобы ознакомиться с ними.

3. Информируйте организаторов о своем участии во встрече

Ответить на приглашение, полученное по электронной почте, – это всего один клик, который серьезно упрощает работу организаторов встречи. Еще на этапе планирования они назначают время, ориентируясь на электронные календари сотрудников, и выбирают время, которое наверняка подойдет большинству.

Кроме того, участники, знающие, кто придет на встречу, а кто нет, смогут лучше подготовиться и рассчитать свои выступления.

мужчина, время, часы, брюки, ремень, рубашка, лето, правила эффективной встречи, принципы эффективного совещания, эффективное совещание, эффективное собрание, эффективная встреча, продуктивность, коллеги, сотрудники, собрание, продуктивность на собрании, принятие решения на собрании, время совещания, вопросы на совещании, Ирина Петрова, Coca-Cola HBC Россия

4. Планируйте не более двух встреч в день

Как показывает практика, если в день назначено более двух встреч, сложно уделить достаточное время другим делам. Кроме того, мы обычно не назначаем встречи на самое начало и конец рабочего дня.

5. Высылайте итоги проведенной встречи участникам

Организаторы встречи в течение двух дней высылают всем участникам итоги, договоренности или распределение зон ответственности, которые были достигнуты по итогам проведенной встречи. Так участники точно будут помнить о своих обязательствах, и спустя время отследить выполнение задач будет проще.

При использовании гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна