Отказ от офиса: так ли это выгодно для компании?

Из временной необходимости на карантине удаленная работа превратилась в устойчивый тренд: не все сотрудники хотят возвращаться в офисы, а работодатели рассматривают гибридные или дистанционные формы занятости с позиций экономической выгоды. Однако при всех своих плюсах удаленка не является универсальным решением, считает Галина Шаблинская , заместитель генерального директора по операционному развитию BDO Unicon Outsourcing .

Перевод компании в такой формат требует финансовых и временных затрат. А в некоторых случаях организация удаленных рабочих мест, отвечающих требованиям безопасности и непрерывности, оказывается дороже привычной аренды офисных помещений . Поэтому прежде чем принимать решение, важно оценить, насколько переход целесообразен в вашей компании.

Читайте также: Офис после пандемии: как изменится рабочее пространство

Считаем финансовые затраты на переезд

Чаще всего удаленная работа рассматривается как способ оптимизации регулярных расходов компании. Даже если вы и не планируете полностью отказаться от использования офисных помещений, можно уменьшить размеры занимаемых помещений и соответственно снизить стоимость аренды. Однако внесение изменений в условия аренды или ее прекращение сопряжено с целым рядом издержек, которые необходимо учесть.

1. Расходы, вызванные отказом от использования площадей.

Во-первых, стоит учитывать сроки и условия договора, по которым вы обязуетесь оповестить арендодателя об изменении в вашем соглашении. Расторгнуть договор аренды одномоментно невозможно, если он не подходит к окончанию. Поэтому вам либо придется отнестись к переходу на удаленную работу как к долгосрочному процессу. В противном случае придется выплачивать штрафные санкции или оплачивать неиспользуемые помещения, если вы настроены действовать оперативно. При этом сумма ваших ежемесячных расходов составит от 150 тыс. руб. за офис в бизнес-центре класса А в Москве.

Во-вторых, подсчитайте затраты на неотделимые улучшения пространства, от которого вы хотите отказаться. Проводились ли ремонтные работы, меняли ли вы окна или проводку в помещениях? Были ли эти изменения согласованы с арендодателем и зафиксированы в договоре и актах приема-передачи? В ситуации, если ваш арендодатель откажется компенсировать расходы, вам придется не только оставить ему такие преобразования, но и уплатить дополнительный налог на неотделимые улучшения от их рыночной стоимости.

2. Расходы, связанные с реализацией офисной мебели.

В связи с сокращением арендных площадей вам также придется избавиться от ненужной мебели и техники, что можно расценивать как отдельную статью затрат. Конечно, вы можете оставить их арендодателю, но — как и в случае с неотделимыми улучшениями — придется заплатить за них НДС.

Другой вариант — продать их своим сотрудникам или через бесплатные интернет-площадки. Однако для этого придется приобрести и зарегистрировать кассовый аппарат, что повлечет траты вначале на покупку оборудования (2 тыс. руб.), оформление электронной цифровой подписи (3 тыс. руб.), обслуживание (3 тыс. руб.), а  затем на снятие кассы с налогового учета (1300 руб., если вы делаете это самостоятельно, или 2-3 тыс. рублей, если воспользоваться услугами провайдера). Без онлайн-кассы вы рискуете привлечь внимание налоговой инспекции и получить штрафы в размере полной суммы, вырученной за продажу товаров.

Организуем рабочие места на дому

В отличие от взаимодействия с фрилансерами, которые сами контролируют условия, в которых они работают, компания продолжает выполнять обязанности перед своими удаленными сотрудниками. Согласно законопроекту о регулировании дистанционной работы, компания, решившая перевести сотрудников на временную удаленку, должна предусмотреть в ТК или дополнительном соглашении возможность использования ресурсов организации сотрудниками. Поэтому руководство компании должно также учитывать траты на организацию рабочего места (например, на обеспечение работника техникой и связью) или расходы на возмещение затрат, которые может понести работник во время эксплуатации своего личного имущества. Стоимость организации рабочего места для одного сотрудника начинается от 50 000 тысяч за мебель и технику, не считая ежемесячных расходов на сотовую связь и интернет.

Переводим на ЭДО

Если вы ранее не внедряли электронный документооборот, вам предстоит перевести компанию на дистанционный обмен документами. Для этого вам необходимо:

1. Получить усиленную квалифицированную подпись для генерального директора (или его уполномоченного представителя, которому будет принадлежать право конечной подписи).
2. Определиться с поставщиков и решением для обработки электронных документов.
3. Выбрать тариф, зависящий от объема документооборота в компании и ваших нужд.

К тому же при переводе вам потребуется совершить процедуру переоформления персонала компании: перезаключить договоры или подписать дополнительные соглашения, регламентирующие полную удаленную работу или количество часов присутствия в офисе. Поскольку Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя и удаленного работника обмениваться электронными документами, необходимо будет также получить усиленную квалифицированную подпись для каждого сотрудника (стоимость базового сертификата составит 1900 руб. за одного работника).

Обеспечиваем инфраструктуру для непрерывного бизнеса

Удаленная работа значительно увеличивает нагрузку на IT-инфраструктуру, поэтому ее организацию и размещение стоит продумать заранее. Если вы планируете отказывать от офисных помещений целиком, вам нужно будет найти новое место для размещения серверного и сетевого оборудования, а также продумать временное решения для замещения дата-центра во время переезда, чтобы не останавливать бизнес-процессы. Учитывайте, что стоимость хранения оборудования для среднего бизнеса (до 500 работников в компании) выйдет не ниже 400 тыс. руб.

Учитывайте расходы, необходимые на создание удаленных подключений. Если ранее не внедряли их в компании, потребуются значительные траты на модернизацию существующего и закупку нового оборудования, найм сотрудников или поиск провайдера для внедрения сервиса, а также увеличение штата IT-специалистов для регулярного облуживания. Поскольку проект по внедрению удаленных подключений очень сложный, спрогнозировать его конечную стоимость нелегко, но в лучшем варианте он обойдется вам не дешевле пары миллионов рублей.

Очень важно обеспечить соблюдение информационной безопасности и усилить меры по контролю. Помимо лицензионного антивирусного программного обеспечения, стоит также проработать и обновить регламенты безопасности: определить частоту смены паролей, правила блокировки компьютеров, обеспечить конфиденциальную безопасность за счет внедрения разграничения прав доступа к рабочим папкам.

Поддерживаем коммуникации внутри компании

Эффективная удаленная работа требует реорганизации потоков информации, чтобы сотрудник продолжал ощущать себя частью команды и не испытывал нехватку личного общения с коллегами. Чтобы продуктивность работы не снижалась, вам придется заменить ежедневные контакты в офисе , регулярные планерки и общие встречи с помощью онлайн-инструментов, а значит, неизбежно возрастут расходы на приобретение лицензионных приложений. Помимо каналов связи для ежедневной коммуникации, вам так же потребуются сервисы для проведения вебинаров и общих встреч сотрудников, приложения для общения с клиентами,различные визуальные платформы для коллективной работы и брейншторма или онлайн-доски для командной удаленной работы, позволяющие обмениваться документами, заметками, фотографиями в режиме реального времени.

Смотрите также: Вкусные методы организации рабочего пространства

К тому же иногда сотрудники могут испытывать необходимость в личных встречах с коллегами и клиентами. В таком случае вам нужно будет продумать и закрепить в соглашении к трудовому договору такие  аспекты, как оплата командировок (особенно если ваш коллега решит переехать в другой город или страну), деловых поездок, готовность компании предоставлять сотрудникам возможность встречаться в коворкингах или кратковременно арендовать переговорные помещения. Также вам придется обновить регламенты проведения удаленных встреч и конференций, и определить, за чей счет будет обеспечиваться необходимая аппаратура.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна