Крупная компания на удаленке: опыт ПГК

Железная дорога всегда одной из первых чувствует глобальные изменения в мире. Как только стало известно об эпидемии в Китае, Первая грузовая компания (ПГК) начала разрабатывать собственную стратегию безопасной и эффективной работы в условиях вирусной угрозы. О том, как это происходило, рассказывает Елена Ратникова, заместитель генерального директора по управлению персоналом и социальной политике Первой грузовой компании .

Цель была поставлена непростая, но конкретная — в условиях любых возможных ограничений выполнить все обязательства перед клиентами, обеспечивая безопасность для здоровья партнеров и сотрудников компании.

Шаг 1. Нам нужен план!

Разработанный план включил переход на дистанционную работу, санитарные меры в офисах (антисептики на этажах, отключение системы блокировки дверей и постоянное проветривание, обработка ручек дверей, столов в переговорных раз в час и т.д.), измерение температуры при входе, а также алгоритм взаимодействия со всеми сторонними структурами от РЖД и клиентов до курьерских служб.

Читайте также: Инструкции по переходу на дистанционную работу

Внутри коллектива компания свела к минимуму количество очных встреч и совещаний, отдав предпочтение любым дистанционным способам общения — мобильной связи, Skype, переписке по электронной почте и в мессенджерах. По такому же принципу теперь строится взаимодействие со всеми контактами за пределами компании.

Заблаговременно ПГК ввела мораторий на все заграничные командировки, разрешив поездки по России только в случае крайней необходимости и при согласовании с руководством. Раньше, чем это было принято на государственном уровне, оператор обратился к сотрудникам с просьбой соблюдать карантин в течение 14 дней после отпуска. В это время можно работать дистанционно или, в случае недомогания, оформить больничный лист. Стоит отметить, что большинство людей отнеслись к ситуации с пониманием: многие сдали билеты и отказались от отпуска в других странах, заменив его дачным отдыхом и общением в кругу семьи.

Шаг 2. Настраиваем коммуникации

В такое время всем сотрудникам компании важно оставаться в едином инфополе, оперативно получать важные новости и ответы на вопросы. Наравне с использованием привычных каналов коммуникации в ПГК запустили новые.

Корпоративный портал — для размещения информационных материалов и новостей компании. Публиковать информацию о коронавирусе здесь начали с января: что он собой представляет, как передается, какие меры нужно предпринять, чтобы не заразиться. Здесь же размещаются памятки по профилактике заболевания, разработанные специалистами по охране труда, информация о том, как работать удаленно , как настроить программы и другие важные сообщения, которые позволяют людям понимать, что происходит в компании. Для дополнительного информирования ПГК использует ТВ-экраны в холле и кофе-пойнтах, плакаты на этажах.

Электронная почта помогает в доставке срочных сообщений. Ежедневно сотрудники получают рассылку с самыми важными новостями. Недавно запустили телеграм-канал для рабочих лайфхаков и советов по удаленной работе. Сообщения таргетируются по целевым аудиториям — в зависимости от географического признака или подразделения. На вопросы сотрудников по удаленной работе и профилактике коронавируса отвечают коллеги из различных подразделений: HR, IT, корпоративной безопасности и др. Информация каскадируется руководителям, они отвечают за коммуникации в своих подразделениях.

В феврале в компании прошла онлайн-встреча с семейным врачом, кандидатом медицинских наук Андреем Бесединым. Он рассказал о профилактике заболеваний, а также ответил на вопросы сотрудников, которые они могли задавать в чате. Планируем цикл тематических вебинаров от внутренних экспертов.

Кроме того, была создана система ежедневной и еженедельной отчетности, согласно которой каждое подразделение отслеживает выполнение рабочих показателей.

Сергей Каратаев, генеральный директор ПГК:

— В ПГК работает около 4 тыс. человек. Руководство компании несет ответственность перед их семьями. Мы обязаны уделить максимальное внимание здоровью и безопасности наших сотрудников. Для этого разработали комплекс мер, благодаря которому команда будет выполнять свою ежедневную работу, но без дополнительного риска. Дистанционный формат никак не скажется на нашей скорости принятия решений. Помогут в оперативном решении вопросов и взаимодействии наши собственные IT-сервисы, например, «Личный кабинет клиента».

Шаг 3. Все — домой!

Чтобы минимизировать риск для здоровья сотрудников, большую часть коллектива было решено перевести на удаленный режим работы. Каждое подразделение проработало все сценарии, создав общую модель управляемой удаленной структуры, состоящей из центрального аппарата компании и 14 филиалов в разных регионах России.

Конечно, большая часть забот выпала на долю IT-подразделений, призванных обеспечить бесперебойный и качественный доступ к программным продуктам и ресурсам, а также предоставить компьютерную технику тем, у кого ее дома нет. На установку и тестирование программ дали около недели. Этого времени было достаточно, чтобы выявить и устранить неполадки. Рабочие телефоны каждый мог самостоятельно переадресовать на мобильный. Благодаря Skypeforbusiness легко оставаться на связи, находить контакты коллег и проводить полноценные совещания.

Для того, чтобы оперативность реагирования на электронные письма не падала, была разработана система специальных обозначений, которые используются в теме сообщения. Например, срочность помечается восклицательными знаками:

• ! – ответ требуется до конца рабочего дня;
• !! – ответ требуется в течение 2-3 часов;
• !!! – ответ нужен срочно.

Почту нужно проверять раз в час, а отвечать на письма — не позднее, чем до конца рабочего дня. Кроме того, разработан и разослан стандарт удаленной работы. Сотрудникам рекомендовано, в том числе, поддерживать физический тонус, почаще проветривать помещение и не забывать о планировании дня. Для работников ПГК удаленный режим работы не является переходом на свободный график. Все делают то же самое, что и в офисе, только из дома.

Шаг 4. Безопасный офис

В подразделениях, где дистанционная работа невозможна, работники ПГК приходят в офис согласно разработанному графику, который минимизирует передвижение по городу в часы пик, а также исключает собрание большого количества людей в рабочих кабинетах. Для тех, кто вынужден пользоваться общественным транспортом, разработана памятка, содержащая конкретные рекомендации. Есть и инструкции о том, как безопасно работать в офисе. Например, сотрудники, получающие входящую документацию, должны использовать перчатки и респираторы. Им также рекомендовано надевать очки, чтобы защитить слизистую оболочку глаз. Запрещено допускать к такой работе людей с ослабленным иммунитетом или старше 50 лет.

Смотрите также: Как кунг-фу помогает в бизнесе

Шаг 5. Быть в курсе

Руководство компании внимательно изучает все поступающие сообщения и готово в любой момент предложить дополнительные меры , которые помогут сохранить здоровье сотрудников и выполнить поставленные задачи. Главное сейчас — это осознанное отношение команды к сложившейся ситуации. ПГК пропагандирует высокий уровень социальной ответственности. Руководство не просто говорит об этом, но и своим примером демонстрирует безопасное поведение. В компании убеждены: только так можно спасти жизни и вместе с тем поддержать стабильность бизнеса.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна