Конец эпохи open space: фокус на персонализацию рабочего места

Для России долгое время традиционным форматом устройства офиса являлся кабинетно-коридорный тип, но затем большинство компаний перешли на open space, который был самым популярным форматом офиса многие годы. Однако сегодня все чаще можно услышать, что эта концепция устаревает в своем чистом виде. Маловероятно, что она полностью исчезнет в ближайшее время, но многие компании возвращаются к офисным решениям, где у каждого сотрудника есть свое, пусть и небольшое, личное пространство.

С чем это связано?

Для начала давайте рассмотрим преимущества и недостатки open space. Я провела опрос в социальных сетях на эту тему. Результаты опроса совпадают с результатами большинства исследований, проводимых не только в нашей стране, но и по ту сторону океана.

Читайте также: Минимализм или хаос? Каким должно быть рабочее место творческого человека

Аргументы подписчиков «за»:

- «выстраивание кросс-функциональных коммуникаций, скорость решения вопросов – одно дело зайти в кабинет, другое – докатиться на стуле»;

- «быстрая коммуникация по рабочим вопросам, можно оперативно решить задачу лицом к лицу»;

- «свобода, простота коммуникаций, можно каждый рабочий день проводить как новый на новом месте»;

- «высокая производительность, синергия, сплоченность»;

- «офис такого типа сближает коллектив, а текущая деятельность в компании кажется ясной и прозрачной, т.к. все на виду, в кабинетах все за закрытой дверью, и ты не знаешь, какой отдел чем занимается».

Из минусов участники опроса отметили:

- «уровень отвлечения, дискомфорт»;

- «повышенный уровень шума (гигиенический фактор, не каждый сможет адаптироваться), отвлекающие моменты, отсутствие сосредоточенности персонала на 100%, отсутствие как такового личного пространства. Но делаю ставку на то, что в некоторых функциях это необходимо»;

- «чрезмерный контроль руководства, шум от общения других коллег».

В целом, различные исследования показывают, что у концепции open space есть свои достоинства:

- удобство организации работы, быстрая коммуникация и обмен информацией;

- оптимизация расходов на аренду и ремонт помещения;

- снижение расходов на оборудование и оснащение рабочих мест;

- выработка командного духа и сплочение коллектива;

- возможность отслеживать прогресс сотрудников в работе — они всегда на виду;

- ощущение распределенной ответственности между сотрудниками и снижение психологического давления на них, что способствует креативности и продуктивности;

- у сотрудников более высокая по сравнению с отдельными кабинетами готовность к сотрудничеству;
- возможность быстро обсудить рабочие вопросы, не тратя время на переписку/звонки.

Однако хватает у открытого офиса и недостатков:

- сложности в обеспечении комфортных условий для всех сотрудников (коллегам сложно договориться, когда кому-то душно, а кому-то холодно, светло или темно.
Навязчивая болтовня на нерабочие темы, оставленные без присмотра звенящие смартфоны, посторонние запахи могут сильно затруднять работу и мешать сосредоточенности.

- Open space нарушает личные и социальные границы человека, а это приводит к дискомфорту, стрессу, тревожности);

- повышенный уровень шума (шум работающих принтеров, телефонов и разговоров);

- сложность концентрации (осмысленная, творческая, сложная и важная работа требует длительных периодов концентрации);

Пройдите видеокурс в АКАДЕМИИ HR-tv.ru: WORKPLACE. Как организовать рабочее пространство?

- open space отрицательно влияют на продуктивность
(Ряд исследований показал, что у тех, кто работает в open space была понижена мотивация, удовлетворенность работой, им не хватало уединения. Эти факторы губительно влияют на продуктивность труда);

- отсутствие приватности и конфиденциальности;

- отсутствие вида из окна у некоторых сотрудников;

- видимая гомогенная среда — некомфортная визуальная обстановка, которая характеризуется отсутствием визуальных композиционных структур, привлекающих внимание;

- работники в open space болеют чаще (открытые офисы могут стать местом размножения микробов и распространения инфекций, возрастает риск заражения в период сезонных эпидемий простудных заболеваний).

Одним из основных аргументов «за» открытый офис, помимо более низкой стоимости организации такого пространства, является утверждение, что подобные офисы повышают уровень сотрудничества между участниками коллектива. На самом деле мы редко генерируем хорошие идеи, разговаривая о пустяках, как это обычно и происходит в open space.

Люди действительно общаются друг с другом больше в открытом офисе, но, к сожалению, это неформальное общение, в основном никак не связанное с рабочими моментами. Мы по-прежнему бронируем переговорные комнаты для обсуждения важных рабочих моментов и «мозгового штурма», несмотря на заявляемую эффективность open space как средства повышения уровня коммуникации между сотрудниками. Наиболее качественно, несмотря ни на что, мы работаем тогда, когда у нас есть возможность полностью сконцентрироваться на деле. Мы можем работать и в шумных пространствах, но качество работы, итогового продукта будет значительно ниже, чем если бы мы работали уединенно.

Из-за плохой звукоизоляции открытая планировка может не подойти компаниям, специфика которой подразумевает сосредоточенную работу или сохранение информации, не предназначенной для чужих ушей. Так, работа журналистов и копирайтеров требует полной тишины, а высокая конфиденциальность между специалистами встречается у юристов или риелторов. Open space больше подходит тем, кто занимается продажами услуг (турфирмы, телекоммуникационные корпорации, головные офисы сетевых торговых компаний), и существенную роль в их рабочем процессе играет горизонтальная коммуникация сотрудников.
Хорошо подходит тем командам, которым необходимо устраивать «мозговые штурмы».

От себя могу добавить, что open space могут быть разными, и в некоторых даже может быть приятно находиться - до тех пор, пока они не заполняются больше, чем на треть.

Сейчас во многих компаниях, чтобы не уходить полностью от концепции open space, экспериментируют с так называемыми тихими комнатами — небольшими помещениями, в которых можно уединенно поработать над важным проектом в течение нескольких часов. Некоторые компании предпочитают создавать небольшие офисы для отделов и команд из нескольких (3–16) человек.

Хорошее решение — создавать рабочие пространства двух типов: открытые «залы», где можно свободно взаимодействовать с коллегами, и уединенные небольшие помещения для сосредоточенной работы или телефонного звонка. Такие помещения должны быть небольшими, на одного человека или небольшую группу. В них может стоять рабочий стол и стул.

Помимо организации open space, важно не забывать о правильности и комфортности организации каждого индивидуального рабочего места: об эргономике стола, кресла, монитора и компьютера, об уровне освещения и оптимальных параметрах микроклимата. Данные факторы обязательно должны учитываться в любом типе офиса.

Для анализа текущей ситуации, развития компании и мониторинга настроений в коллективе целесообразно проводить периодические анонимные опросы сотрудников об их удовлетворенности рабочими условиями.

Смотрите также: Офис-конструктор в стиле Star Wars

Можно ли назвать open space оптимальным видом устройства офиса?

При условии обеспечения здоровых и комфортных условий и наличия зон для неформального общения и работы, возможно, да. Если же в помещении слишком шумно, душно, суетливо и неуютно, а для отдыха сотрудники могут только выйти покурить, то такой офис явно не будет отвечать принципам современного и оптимального.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна