Как узнать, какие бизнес-процессы в компании работают неэффективно

Неработающие должным образом бизнес-процессы, безусловно, негативно отражаются на компании в целом. Если вовремя не распознать проблему, неблагоприятное воздействие будет только прогрессировать, угрожая подорвать всю работу организации. Последствиями ошибок в функционировании компании являются потеря клиентов, недополученная прибыль, текучка кадров, нездоровая атмосфера среди сотрудников и многое другое. Как выявить, что именно работает в компании не так, как нужно, размышляет Владимир Кормушкин , руководитель филиала ЦКТ, Нижний Новгород.

О том, что в компании сбоит, могут рассказать клиенты . Самый простой и эффективный способ – попробовать лично пообщаться с ними. Спросить, всё ли понравилось, всем ли довольны? При общении важно побороть в себе желание начать оправдываться перед клиентами и постараться максимально вникнуть в их правду. Да, все люди очень разные, и не всегда эта информация будет объективной, однако, если многие клиенты указывают на одно и то же – это однозначно повод задуматься. Обнаружив и исправив проблему, вы сможете не только сохранить клиентов, но и получить преимущество перед конкурентами в своей сфере.

Читайте также: Как идеально настроить бизнес-процессы в компании

О том, что в компании работает что-то не так, можно узнать со слов сотрудников . Для этого нужно доверие и отсутствие «стен». Тут необходимо умение отличать жалобы от того, что действительно важно и сказывается на работе. В этом подходе могут помочь совместные собрания. Для того, чтобы такие встречи были действительно эффективны, надо создавать среду доверия и открытости на протяжении всей работы компании . На собраниях сотрудники должны открыто заявлять о проблемных местах в работе, без опаски быть непонятыми или записанными в «чёрный список» руководства. Создание по-настоящему здоровой доверительной атмосферы может быть непростым и долгим процессом, но результат того стоит. В конечном счёте, любой новый человек, приходящий в коллектив, будет стараться соответствовать духу компании и полноценно участвовать в её бизнес-процессах.

Для выявления проблемных мест руководитель может попробовать посмотреть на работу глазами одного из сотрудников, с точки зрения его функционала. Это можно организовать, проведя «бок о бок» с работником какое-то время, вникая в нюансы его деятельности. Ещё более эффективный способ – полноценно занять место сотрудника , к примеру, когда он уйдёт в отпуск. Однажды я решил подменить кладовщика в моем филиале во время его отпуска, и это помогло обнаружить неправильное размещение товара на складе, что сказывалось на скорости подготовки и выдачи товара. Таким же образом, подменяя менеджера, я нашёл способы упростить товаро-учетную программу, что помогло нашим клиентам  быстрее получать ответы и документы от сотрудников.

Руководитель должен вникать в суть происходящего в компании, максимально уходя от следствия к причине . К примеру, мы обнаруживаем, что некая сделка с клиентом сорвалась. Это следствие. Пробуем найти причину, пытаясь проследить бизнес-процесс от получения менеджером заказа до отправки готового предложения клиенту. Обнаруживаем, что между тем, как клиент оставил запрос,  и тем, как он получил ответ, прошло многовато времени. Чем был занят сотрудник? Обнаруживаем, что причиной задержки было тот факт, что конкретный менеджер в момент получения заказа был загружен большим количеством других заказов. Что должен делать руководитель? Оптимизировать данный бизнес-процесс. Он может сам более грамотно распределять заказы между менеджерами или обучить сотрудников правильно расставлять приоритеты, чтобы успевать больше. Возможно, необходимо упрощение системы расчётов, либо вопрос решит наём нового сотрудника.

Руководитель может привлечь стороннего человека со «свежим» взглядом. Это может быть эксперт в какой-то конкретной сфере, к примеру, маркетолог, системный администратор, либо специалист по работе с клиентами. Также это может быть и человек, не имеющий конкретного опыта, важно лишь, чтобы вы доверяли ему и были готовы спокойно выслушать чужое мнение. К примеру, супруга либо близкого родственника. У людей, неравнодушных к вашему делу, всегда найдётся много мыслей и идей, при условии, что вы готовы делиться происходящим на вашей работе.

При поиске неисправностей иногда нужно подключить интуицию . В современном мире существует много способов сознательно задействовать свою интуицию. На них, в том числе, опираются многие бизнес-тренинги. Вы можете найти и подобрать близкий вам приём. Я бы хотел поделиться одним из методов, которым пользуюсь сам. Для начала нужно удобно сесть, расслабиться и закрыть глаза. Представить свое бизнес-помещение (офис, склад, торговую площадь). Далее мы начинаем мысленно, в своём воображении, перемещаться по помещениям, наблюдая за тем, что мы видим вокруг себя, в своём воображении. Кроме помещений важно представлять и сотрудников за их делами в их рабочих процессах .

Нужно обратить особое внимание на собственные ощущения: важно следить за тем, какие чувства у вас вызывает то или иное место в пространстве. Возможно, в одном из мест мы можем ощутить дискомфорт либо что-то увидеть неприятное. Таким образом наша интуиция хочет что-то подсказать, обратить наше внимание на что-то. После стоит проанализировать то, что мы смогли увидеть, и быть готовым прийти к новым выводам.

Наиболее гармоничным видится такое устройство бизнеса, когда изъяны и неточности в функционирования компании исправляются самостоятельно , без участия руководства . В идеале, ошибки в бизнес-процессах должны корректироваться самими сотрудниками на рабочих местах. В этом может помочь так называемый «бирюзовый» подход к устройству компании. Многие считают, что в « бирюзовых » организациях управление просто взяли и передали персоналу. Но это далеко не основное в « бирюзовости » , а, скорее, возможное следствие подхода, который заключается в особом мировоззрении и отношении среди коллектива, зашитом в культуре компании.

Это более щепетильное отношение сотрудников к своей работе, их большая вовлеченность в жизнь организации, отношение работников к компании, как к своему собственному делу. В следствие такого подхода, самореализация сотрудников идёт через прямое участие в росте и развитии компании, что в свою очередь даёт ещё большую степень вовлеченности людей. В «бирюзовой» организации сотрудники сами обнаруживают, что работает не так, и в большинстве случаев устраняют ошибки собственными силами или обращаются за помощью (советом) к руководству.

Смотрите также: Как счастье сотрудников влияет на работу компании «АстраЗенека»

Таким образом, топ-менеджмент компании может сосредоточиться на решении более глобальных задач. При этом важно не забывать поддерживать наиболее инициативных сотрудников в их начинаниях, по возможности расширяя их функционал, зоны ответственности и перспективы развития в пределах компании.

Это долгий и непростой путь выстраивания доверия во взаимоотношениях руководства с людьми, работающими в компании, но в результате мы можем получить очень жизнеспособную организацию, готовую справиться с различными трудностями и кризисами.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна