Как автоматизировать бизнес-процессы

Автоматизация способствует ускорению бизнес-процессов, снижению трудоемкости операций и предотвращению ошибок. Это улучшает уровень клиентского сервиса и повышает производительность труда. О том, как автоматизировали бизнес-процессы в корпорации ТЕХНОНИКОЛЬ, рассказала Татьяна Бертова, директор по логистике направления «Минеральная изоляция» .

Многие компании не спешат автоматизировать свои бизнес-процессы. Как и любой проект, автоматизация имеет экономическую эффективность и окупаемость. И нередко получается, что окупается она в течение 10 лет.

Такие компании стараются сначала улучшить бизнес-процессы организационным способом, не привлекая дополнительных инвестиций, и только когда становится понятно, что организационные инструменты исчерпали себя и без автоматизации повысить эффективность и качество процесса невозможно, приступают к автоматизации. Такой компанией является и ТЕХНОНИКОЛЬ. Мы понимаем, что автоматизация ради автоматизации не нужна.

Читайте также: HR-боты или традиционные методы подбора?

Приведу пример из жизни компании. Мы хотели повысить производительность труда на складах готовой продукции. У нас уже была информационная система, которая поддерживала операции приема готовой продукции на склад, размещения, хранения, комплектации и отгрузки. Казалось очень заманчивым сразу установить систему управления складом WMS-класса (WMS – от английского warehouse management system, что означает «система управления складом»), когда не человек, а машина управляет действиями на складе.

Однако тщательный анализ складских операций на том этапе показал, что б о льший эффект принесут такие инструменты, как диаграмма спагетти, параллельные операции, многофункциональные операторы, стандартные операционные процедуры, адресное хранение, перепланировка складских зон и т.д. Реализация организационных инструментов дала рост производительности труда в два раза без инвестиций в автоматизацию! Только после этого мы приступили к дальнейшим улучшениям на складах готовой продукции через автоматизацию бизнес-процессов.

На наш взгляд, успех любого проекта, связанного с автоматизацией, зависит от того, насколько грамотно оценена ее необходимость и возможность получить запланированный эффект. Определив, что без автоматизации в проекте по улучшению бизнес-процесса нам не обойтись, приступаем к автоматизации.

Как правило, для автоматизации одного и того же бизнес-процесса существует немало информационных систем. На старте очень важно проанализировать их функциональность и сравнить с тем, какая функциональность нужна сейчас или будет востребована в перспективе. Иногда «жадность» владельца бизнес-процесса в этом вопросе может привести к избыточной функциональности и, как следствие, нередко к удорожанию стоимости информационной системы, а значит, зря потраченным ресурсам на внедрение, лицензии и т.д.

Определив функциональность, приступаем к выбору информационной системы. Обычно у каждой компании есть свои требования по информационной безопасности, лицензированию, техподдержке, интеграционным механизмам и т.д., поэтому выбор во многом зависит не только от привлекательности для бизнеса с точки зрения стоимости и набора функциональности. При выборе мы также обращаем внимание на экспертизу команды, внедряющей информационную систему, и на наличие у нее успешных проектов в других производственных компаниях.

Для любой автоматизации важен этап работы с базами данных, справочниками, нормативно-справочной информацией. От того, насколько тщательно с ними поработают, зависит качественное протекание бизнес-процесса.

В целом при автоматизации бизнес-процесса мы выделяем семь основных этапов. Предпроектный этап: анализ текущего состояния, поиск коренной причины ключевой проблемы, которую необходимо решать в ходе проекта, обязательное изучение лучших мировых практик и выбор партнеров для реализации.

Затем идет формирование развернутого плана работ и более детальный анализ текущего состояния процессов совместно с партнерами по проекту. Далее происходит моделирование будущего бизнес-процесса, после которого создаются базы данных, формируется нормативно-справочная информация, заполняются различные справочники.

Смотрите также: Как сблизить обучение и потребности бизнеса

Оптимизация бизнес-процессов может состоять из нескольких этапов в зависимости от количества процессов, которые автоматизируют в ходе проекта, и нескольких итераций «улучшаем-автоматизируем» по каждому из них. Завершающим этапом всегда становится анализ полученных результатов и корректировка в соответствии с ними.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна