Как управлять дистанционными сотрудниками

В BDO Unicon Outsourcing более 40 сотрудников работает дистанционно. Это позволяет компании экономить на аренде и заработной плате, а специалистам дает возможность работать в другом городе или стране и не тратить время на дорогу до офиса. Самое главное — такой формат сотрудничества должен быть удобен обеим сторонам: у компании бизнес-процессы остаются непрерывными, а у сотрудника нет проблем с организацией рабочего пространства. Вот как нам удалось этого добиться.

Использование тестового периода

Это позволит понять, насколько комфортно самому дистанционному сотруднику и всей команде работать в таком режиме. Возможно, ваш работник привык решать все корпоративные вопросы при личной встрече, нуждается в регулярном присмотре руководителя, да и жить не может без коллег вокруг.

Тогда работать эффективно он вряд ли сможет. Проблемы могут начаться и у команды, с которой он взаимодействует. К примеру, не всем удобно общаться только в режиме online. В ходе испытательного срока вы поймете, готовы ли ваши сотрудники к новому формату работы.

Готовим матчасть

Согласно российскому законодательству, работодатель обязан обеспечить дистанционного работника нужными в работе средствами. Подумайте, что может понадобиться вашему коллеге: доступ к сетевым папкам, компьютер, принтер, что еще?

А как вы будете вести совместную работу над документами, ставить и отслеживать задачи? Все эти нюансы необходимо продумать заранее, чтобы во время аврала не заниматься устранением технических неполадок.

Разработка KPI  Представьте ситуацию: ваш работник уверяет вас, что трудится и днем, и ночью, присылает какие-то документы, но результата вы все равно не видите. Как с этим бороться? Здесь вам поможет только разработка плана и контроль его выполнения.

Определите, сколько макетов в день вам должен присылать дизайнер и сколько проводок бухгалтер. Обсудите вопрос коммуникации: какой вам толк от человека, который просматривает почту раз в неделю, а на звонки отвечает и того реже? Не забудьте прописать все это в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.

Расчет дополнительных расходов

Может ли внезапно вам понадобиться сотрудник в офисе? Сколько раз в год? Во сколько обойдется компании его проезд и проживание, если он находится в другом городе?
И сколько для такого сотрудника будет стоить корпоративная связь? Обязательно составьте для себя таблицу расходов. Возможно, вам придется и вовсе отказаться от такого работника, если дополнительные траты слишком велики.

Например, мы готовы оплатить сотруднику командировку в офис при условии, что он находится на территории России. Если же в это время работник отдыхает в Европе, то оплатить свой перелет до России ему придется самому.

Обратная связь

Позаботьтесь о том, чтобы у сотрудника не возникало ощущения, что он работает «в стол». Если вы хотите, чтобы задачи выполнялись качественно, то нужно не только хорошо продумать вводные данные — понимает ли сотрудник, ради чего он выполняет ту или иную работу, чего от него ожидают? –, но и прокомментировать результат. Если специалист готовил тендерную документацию, расскажите, какой проект вы выиграли в результате. Если он разрабатывал рекламную кампанию, продемонстрируйте, какое количество просмотров и сколько заказов вы получили.