Как строить трудовые отношения с сотрудниками-релокантами

В новой реальности часть людей принимает решение о временной или постоянной смене места жительства, рассчитывая сохранить удаленную работу в России. Такое решение несет в себе ряд серьезных изменений как для самого сотрудника, так и для его работодателя. О юридических нюансах работы из-за границы рассказали ведущий эксперт-методолог Unicon Outsourcing Ольга Абашникова и методолог Алла Матюхина .

Оформление отношений с работником

Если сотрудник не является дистанционным, но планирует работать из-за границы, он обязан очно сообщить об этом работодателю до своего отъезда. В противном случае компания вправе запустить процедуру привлечения работника к дисциплинарной ответственности за прогул. Для подстраховки работодателю в данной ситуации следует начать ставить неявки в табеле учета рабочего времени, чтобы не начислять заработную плату отсутствующему сотруднику.

Для сохранения ценного сотрудника, технически можно заочно перевести его на дистанционную работу. В этой ситуации может помочь усиленная квалифицированная электронная подпись, при этом работник может применить и усиленная неквалифицированную электронную подпись. Если она есть у работника и работодателя (или работодатель готов ее купить), то технически стороны могут заключить дополнительное соглашение в электронном виде.

Насколько эта процедура законна?

Удаленно может работать только работник, с которым заключен трудовой договор или дополнительное соглашение к нему о дистанционной работе. Это закреплено в 312.1 статье Трудового кодекса РФ.

В трудовом договоре обязательно должно быть указано место работы конкретного сотрудника. На дистанционных работников это требование тоже распространяется. Указать в трудовом договоре место, расположенное за пределами РФ, нельзя поскольку Трудовой кодекс и иные нормативные правовые акты, действуют на территории Российской Федерации, но не действуют на территориях других государств. При этом определенные обязательства существуют и в отношении дистанционных работников. Данной позиции придерживаются чиновники Минтруда в своих письмах от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245, от 17.02.2016 № 14-2/В-125. от 27.07.2016 N 17-3/В-292, от 07.12.2016 N 14-2/ООГ-10811, от 16.01.2017 N 14-2/ООГ-245.

С 1 января 2021 года изменены правила дистанционной работы (внесены изменения в ТК РФ). Появилась новая статья 312.8, предусматривающая дополнительные основания прекращения трудового договора с дистанционным работником. Теперь возможно расторжение трудового договора в случае, если работник переехал в другую местность, где он не может исполнять свои должностные обязанности по трудовому договору на прежних условиях. Это правило применяется только к работникам, с которыми заключен трудовой договор о постоянной дистанционной работе. За границами РФ трудовой договор не действует, т.к. юрисдикция работодателя не распространяется за пределами РФ. Иными словами, если дистанционный работник изменил место выполнения трудовой функции на зарубежное, трудовой договор с таким работником должен быть прекращен. Однако с работником можно заключить договор гражданско-правового характера.

Уплата налогов

Минфин в своем письме от 21.11.2018 № 03-15-05/83813, допускает возможность выполнения гражданином РФ трудовой функции дистанционно за рубежом. В соответствии с подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ вознаграждение за выполнение трудовых функций, выполненную работу или услугу за пределами Российской Федерации считается доходом от источников за пределами России. В этом случае работник может иметь статус налогового резидента РФ, или такой статус может у него отсутствовать. Этот фактор очень важен для обложения доходов НДФЛ.

Рассмотрим оба варианта:

1. Работник или исполнитель по гражданскому договору имеет статус налогового резидента РФ. В этом случае, в силу положений ст. 228 НК РФ он самостоятельно декларирует и платит НДФЛ.
2. Работник или исполнитель по гражданскому договору утратил статус налогового резидента РФ . В этом случае полученные физическим лицом доходы не являются объектом обложения НДФЛ и облагаются налогами в том государстве, где работник выполняет работы, в соответствии с законодательством данного иностранного государства (ст. 209 НК РФ, письмо Минфина России от 07.12.2021 № 03-04-05/99290).

Все эти правила применяются только в случае, если в трудовом или гражданско-правовом договоре указано место, где работник фактически выполняет работу. Разъяснение об этом дано в письме ФНС России от 15.07.2021 № БС-4-11/9947@).

Работодатель также должен отслеживать изменение налогового статуса своего сотрудника. Если человек за рубежом в течение календарного года стал нерезидентом РФ, необходимо с начала года восстановить все предоставленные ему вычеты по налогу и пересчитать НДФЛ за период работы в России по ставке 30%. Доначисленный НДФЛ можно удерживать до конца года. О сумме, которую не получилось удержать, необходимо сообщить в налоговую инспекцию.

Страховые взносы

По начислениям страховых взносов позиция ФНС однозначна и не зависит от выполнения трудовых обязанностей на территории РФ или вне её пределов гражданином России. Если с работником заключен трудовой договор о дистанционной работе, заработная плата облагается страховыми взносами по общим правилам (письма ФНС России от 15.07.2021 № БС-4-11/9947@).

Если работа выполняется на основании гражданско-правового договора, выплачиваемое вознаграждение не облагается страховыми взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (подп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ).

Таким образом, если работник принял решение о продолжении своей деятельности дистанционно из-за рубежа, необходимо заранее расторгнуть трудовой договор и заключить с ним договор ГПХ. Кроме того, крайне важно заранее предупредить сотрудника о последующей утрате налогового резидентства и изменении системы налогообложения.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна