Как рассчитать эффективность внедрения HRM-систем и других инструментов автоматизации

По данным недавнего исследования hh.ru и МТС Линк, HR-специалисты 62% российских компаний согласны, что автоматизация HR-процессов повышает эффективность подбора персонала. Одним из из ключевых инструментов, автоматизирующий работу с сотрудниками, являются HRM–системы.

HRM (Human Resources Management) – это комплексная автоматизированная система для управления персоналом. HRM-системы охватывают широкий набор бизнес-процессов и аналитических возможностей, позволяющих в полном объеме вести «историю» сотрудников от трудоустройства, расчета заработной платы – до планирования и развития карьеры. Вот некоторые из них:

• Подбор и найм сотрудников: оптимизирует работу по поиску кандидатов на открытые вакансии;
• Адаптация новичков: позволяет быстро вводить в курс дел и задач новых сотрудников;
• Обучение и развитие: позволяет планировать и проводить обучение и корпоративные тренинги для разных подразделений компании;
• Компенсация и бонусы: оптимизирует работу с системой оплаты труда и расчетом компенсаций, помогает информировать сотрудников о доступных льготах;
• Оценка персонала: предоставляет инструменты для проведения оценки персонала;
• Трекер задач: позволяет отслеживать выполнение задач и контролировать процессы, поддерживает внутрикорпоративную коммуникацию;
• Увольнение и кадровый резерв: упрощают процесс увольнения, предлагает варианты на замену уволенному специалисту и помогает передать обязанности новому сотруднику.

Спрос на специалистов по автоматизации HR-процессов – и, в частности, умеющих выстраивать работу в HRM-системах – вырос на 70% в 2023 году. Тем не менее, этот рост пока обусловлен постепенным распространением систем исключительно в крупном бизнесе.

Большинство HR-директоров, все же, сталкиваются с нежеланием руководства выделять на это бюджет, ведь все, что напрямую не несет компании прибыль, по-прежнему финансируется неохотно. Возникает вопрос: как обосновать руководству необходимость инвестиций, возврат которых неочевиден?

Первая причина, как бы парадоксально это ни звучало, совсем не в деньгах. Проблема кроется в самом подходе к человеческому ресурсу. Пока руководители предприятий считают сотрудников ресурсом – действительно, необходимость инвестиций в него даже на уровне лексики представляется сомнительной.

Меж тем, в зарубежном секторе бизнеса привычен другой термин – “человеческий капитал”. Это – нематериальный актив компании, представляющий собой сумму экономической ценности всех сотрудников: знаний, опыта, навыков, здоровья, образования сотрудников и так далее. И есть заметная разница между человеческими ресурсами и человеческим капиталом.

Ресурсы – это источник, причем весьма ограниченный и конечный, что автоматически означает, что их нужно всецело использовать. Человеческий капитал, напротив, подразумевает актив, который нужно поддерживать и в который инвестировать средства.

Рентабельность инвестиций в человеческий капитал, называется ROI человеческого капитала (HCROI). Это стратегический показатель HR, отражающий финансовую ценность, добавленную сотрудниками из тех денег, которые компания на них потратила – речь о найме, адаптации, оплате труда, обучении. Показатель легко рассчитывается по формуле:

Э= (В1-В2)хЦ:З, где где Э – эффективность инвестиций, В1 - производительность сотрудников после обучения, В2 – производительность сотрудников до обучения, З – цена за единицу товара, а Ц – инвестиции в человеческий капитал.

Например, вы реализуете инициативу по обеспечению дополнительного комфорта сотрудников стоимостью примерно 50 миллионов рублей. Это ваши затраты. Экономия (снижение стресса, прогулов, выгорания, снижение увольнений), которую вы получили в результате этой инициативы, составляет 150 миллионов рублей: HCROI = (150–50)/50 миллионов рублей = 2 (представлено в соотношении 2:1).

То есть на каждый рубль, потраченный вами на эту инициативу, вы получаете выгоду в размере 2 рублей. Конечно, при таком анализе необходимо учитывать некоторые переменные (например, период измерения экономии средств). Но если данные и временные рамки согласованы, это очень эффективный способ расчета HCROI.

Конечно, формула не универсальна, потому что на результат влияет множество разных данных: волатильность рынка, изменение условий и даже простая удача. Плюс, вы не всегда можете выстроить простую и понятную корреляцию – например: действительно ли обучение сотрудников напрямую повлияло на финансовый результат? Но использование этой формулы — отличный способ планирования и размышлений. Вы сможете увидеть долгосрочные последствия, которые могут оказать инвестиции в человеческий капитал на финансовые показатели организации.

Во-первых, планировать проведение оценки. Это значит, что вы заранее определяете цели ваших инвестиций в человеческий капитал – и собираете данные до, во время и после проведения мероприятий. Например, обучающих или каких-то иных. Собираетесь нанять разработчиков? Это инвестиция, сформулируйте цели: на чем это должно отразиться и какие показатели вы фиксируете.

Во-вторых, анализировать данные до внедрения HRM и пошагово после внедрения, запуска пилотной версии, отзывов или других результатов.

В-третьих, пытаться преобразовать полученные данные в результаты финансовые. Это требует постоянного анализа каждой инвестиции и ее последствий, а это значит, что у вас должны быть четкие данные и до реализации инициативы. Например, вы инвестировали в дообучение, в результате которого ваш сотрудник автоматизировал рабочие процессы. Рентабельность в данном случае – это ваша экономия на процессах.

Другой пример: инвестиция в digital-комфорт сотрудников. Здесь сложнее, ведь нет ничего, что непосредственно влияет на прибыль. Однако, имея данные HRM-системы о частоте увольнений, внеплановых отпусков, болезней и прочих показателей до инвестиции, а также – срез изменений, показывающий сокращение этих процессов, вы легко получаете расчеты финансовой выгоды: меньше увольнений – меньше инвестиций в новый найм, обучение и онбординг, усиление HR-бренда, повышение производительности и удовлетворенности сотрудников.

Автоматизация HR-процессов, так необходимая любому бизнесу для повышения эффективности не только самой HR-функции, но и для конвертации инвестиций в прямую выгоду (экономию, прибыль), по-прежнему, тормозится исключительно непониманием инициаторами самой логики расчета экономической выгоды.

Научившись правильно прогнозировать ее на основе предварительных данных и формул возврата инвестиций в человеческий капитал, компании могли бы существенно ускорить утверждение бюджетов на HRM и подобные инструменты.