Как оцифровали работу учебного центра авиакомпании S7

ООО «С7 Инвест», входящая в группу компаний авиакомпании S7 Airlines, предоставляет услуги авиационного учебного центра по подготовке экипажей самолета. Услуги оказываются как материнской компании, так и сторонним перевозчикам на коммерческой основе. Процесс связан с большим количеством сопутствующих профилей, помимо непосредственно обучения и подготовки на тренажерах: проживание, питание, рекреация и т.д.

Рост материнской компании и рост самого рынка авиаперевозок привел к тому, что количество функциональных специалистов на площадке стало существенно возрастать. Управлять всеми этими потоками задач в ручном режиме стало затруднительно, и руководство компании приняло решение автоматизировать процессы.

Читайте также: Как HR-менеджеру организовать видеоинтервью

Изначально рассматривались различные коробочные решения, но горизонт такого внедрения оказался недопустимо большим. Бизнес развивался гораздо быстрее, и ожидалось масштабное увеличение – реконструкция площадки для обучения должна была привести к росту центра в полтора раза.

Поэтому вместо выбора нескольких коробочных решений, которые автоматизировали бы отдельные функции, был сделан выбор в пользу единой платформы с поддержкой BPMN – общепризнанного стандарта для наглядного представления бизнес-процессов и их перевода в цифровой вид.

Любой сотрудник отдела кадров отлично представляет, что наибольшие сложности в коммуникациях сотрудников возникают при кросс-функциональном взаимодействии. BPMN в этом смысле вводит единый язык, если проводить аналогии, то можно сравнить его с эсперанто. Он помогает говорить со всеми задействованными подразделениями не языком конфликта, а на понятном языке исполняемого бизнес-процесса.

В качестве единой платформы, которая использует нотацию BPMN, была выбрана Comindware Business Application Platform.

Этапы внедрения

BPM-систему внедряли постепенно. Для начала выбрали наиболее «конфликтную» кросс-функцию, поскольку разным подразделениям требуется брать оттуда данные для работы и, желательно, как можно оперативнее.

В компании таким процессом и «узким местом» оказалось бронирование тренажеров.

В учебном центре много тренажеров, они разноплановы, и планировать их расписание достаточно сложно. Раньше это решалось с помощью множества Excel-таблиц, каждой из которых заведовал свой специалист.

В «С7 Инвест» автоматизировали данный процесс с помощью BPM-платформы и избавились от функции переноса данных из одной системы в другую, от одного специалиста к другому. Получилась общая среда и общие данные для всех сотрудников, что дало практически мгновенный эффект.

Раньше процесс бронирования занимал два дня. А если в процессе бронирования возникали обратные связи (уточнить, заморозить бронь и т.д.), то могло быть и больше.

Сейчас время бронирования сократилось до 2 часов. Сотрудники видят бронирования онлайн в виде календаря и при необходимости могут сразу принимать решения в рамках своих обязанностей. При этом ранее в процессе бронирования было задействовано 12 человек, а сейчас он может обходиться практически без вмешательства сотрудников.

До начала проекта загрузка тренажеров («утилизация» – время работы по обучению от максимально допустимого по нормативам, без учета техобслуживания) в учебном центре была на уровне 60-65%. Сегодня утилизация даже в самые неблагоприятные сезонные периоды находится на уровне 85-90%, а в пиковой нагрузке, соответственно, нет свободных мест.

После этого были оцифрованы и другие процессы. Продолжая аналогии – как от ствола дерева появлялись ветки вправо и влево, потому что бронирование тренажеров связано со многими другими процессами.

Возникли заинтересованные лица, которые, увидев положительный эффект, сами начали выступать с инициативой по автоматизации тех или иных процессов и внедрения их в общую систему. В компании не ставили жестких сроков, а скорее ждали обратной реакции от сотрудников и двигались поступательно по мере того, как живая ткань коллектива, не надрывая себя, принимала идеологию BPM.

Далее были оцифрованы процессы управления закупками и другие административные функции. В каждом случае вначале создавалось жизнеспособное решение, которое запускалось в работу и, по результатам обратной связи, совершенствовалось и детализировалось.

Таким образом, интеграция BPM произошла максимально мягко и без «внутреннего сопротивления» со стороны сотрудников.

Какими силами было реализовано внедрение

Одним из важных критериев выбора была разумная совокупная стоимость и низкие затраты на последующее сопровождение. Задача состояла в том, чтобы реализовать цифровизацию без создания дополнительных отделов.

Фактически весь процесс был осуществлен одним сотрудником «С7 Инвест» плюс одним аналитиком и несколькими разработчиками (привлекаемыми при необходимости) от Comindware. Задача такого внутреннего сотрудника – и пропагандировать идею автоматизации, и быть методистом, и во многом архитектором системы.

Такими минимальными ресурсами удалось решить задачу, благодаря использованию low-code функционала BPM-платформы. Фактически все управление осуществляется в графическом редакторе и без привлечения IT-сотрудников. Это позволяет существенно ускорить процесс внедрения.

Смотрите также: Джош Берсин: 3 главных вызова для современного HR

Изначально специалистами Comindware был реализован прототип решения задачи на базе их платформы, который в «С7 Инвест» уже самостоятельно могли оптимизировать.

Данный кейс показывает, что конечно, речь не идет о полном исключении IT-отдела из процесса цифровизации, но ведущая роль в подобных интеграциях принадлежит уже не разработчикам, а бизнес-аналитикам и сотрудникам, которые выступают идеологами изменений в компании, в том числе из числа руководителей HR.

Фото S7

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна