Как организовать работу в период отпусков

Кто-то ждет лета с нетерпением, потому что оно сулит долгожданный отдых. А кто-то с тревогой, ведь это означает, что все процессы собьются из-за отсутствия людей на рабочем месте. Как отправить подчиненных в отпуск и не нарушить отлаженную работу компании, рассказывает Юлия Мамян , HRD онлайн-школы Alfa School.

Не позволяйте вашим сотрудникам работать без отдыха. На первый взгляд, это кажется заманчивым, потому что не сбивается рабочий режим. Но, во-первых, это чревато выгоранием подчиненных. Во-вторых, есть риск пропустить момент, когда кто-то становится незаменимым . А это плохо для дела!

Читайте также: Как отпуск влияет на продуктивность работников

Работа не может держаться на одном человеке. Если он даже на две недели не может отлучиться, то представьте, что будет, если он уволится или, не дай бог, заболеет. А это, в отличие от отдыха, всегда происходит внезапно. Поэтому лето — отличное время, чтобы проверить, насколько устойчиво работает ваша компания, и нет ли в ней перекосов по распределению рабочих обязанностей.

Готовь сани летом, а график отпусков — зимой

Обязательно распланируйте отдых сотрудников заранее. Казалось бы, это очевидный момент, но нельзя на нем не остановиться. Ведь именно от него зависит, как скажется на вашем бизнесе сезон отпусков.

Нужно распланировать график так, чтобы специалисты, которые могут друг друга заменить, не уходили одновременно. Кроме того, соотносите расписание отпусков с вашим бизнес-планом на год или хотя бы на полгода,  чтобы не получилось, что ключевой сотрудник уезжает в тот момент, когда вы только запустили на рынок новый продукт. И не забывайте, что вам нужно будет выплатить отпускные. А значит,  необходимо заложить их в бюджет на отпускной период, чтобы эти траты не стали неожиданностью. Особенно, если вы знаете, что лето — низкий сезон в вашем бизнесе.

Собственно, и сотрудникам проще будет распланировать свой отдых заранее. Во-первых, многим нужно согласовать даты с отпуском супруга. Когда есть запас времени, то проще сдвигать предполагаемые даты на 1-2 недели в ту или другую сторону. Во-вторых, раннее бронирование путевок и отелей обойдется дешевле. Да и накопить денег на сопутствующие расходы проще за несколько месяцев.

Конечно, ситуация с коронавирусом многим разрушила планы, и теперь многие будут бояться загадывать что-то наперед. Но мы искренне надеемся, что к следующему лету ситуация войдет в норму, и можно будет летать на курорты и в путешествия, как раньше.

Сделал дело — гуляй смело

Обязательно ставьте подчиненному задачу закончить основную часть дел до отпуска. Конечно, текучка в любом случае останется. Но если есть какие-то проекты, которые завязаны именно на этом человеке, то нужно, чтобы он разобрался с ними до отъезда по максимуму.

Обсудите с ним все незаконченные дела за 2-3 недели до отпуска и контролируйте, как движется их завершение. Привлекайте к этому обсуждению того служащего, который будет заменять уходящего в отпуск. Даже если по объективным причинам процессы завершить не удастся, то и вы, и коллега как следует вникнете в суть и сможете довести дело до конца.

Введите правило: уходящий в отпуск сотрудник должен обязательно составить чек-лист для своего сменщика. Туда должны входить все ежедневные/еженедельные действия, которые необходимо сделать:

• проверить почту,
• связаться с поставщиками,
• отследить движение груза

и так далее, в зависимости от вашего рода деятельности и должностных обязанностей работника. Плюс, обязательно выписать в отдельный файл все необходимые для работы контакты, пароли, пин-коды и т.п.

Это не только польза для дела, но и правило хорошего тона по отношению к тому, кто остался на замене. Человеку и так предстоит работать за двоих. И держать в голове кучу новых свалившихся на голову обязанностей бывает трудно. Хороший работник с этим, конечно, справится. Но если можно облегчить ему жизнь, то стоит это сделать.

Нужно ли увеличивать ставку оставшемуся «на хозяйстве» специалисту? Это зависит от вашей внутренней политики. Если есть возможность это сделать, и вы готовы поощрить человека, работающего вдвойне, то это повысит лояльность вашего коллектива к своей компании и, с большой долей вероятности, увеличит их желание работать лучше. Но если такой возможности нет, то ничего страшного. В конце концов, этот сотрудник тоже потом уйдет в отпуск, и за него будут работать другие.

Можно ли беспокоить человека в отпуске?

Крайне нежелательно. Конечно, стоит взять его координаты на случай форс-мажора. Но уважительной причиной для звонка может быть только совсем уж внештатная ситуация, которая грозит крупными неприятностями бизнесу, а не вопросы уровня: «Не могу найти папку на рабочем столе».

Бывает, что в отпуск идет кто-то из топ-менеджеров, и вы понимаете, что две недели без него совсем никак не справитесь. Тогда заранее договоритесь, что будете тревожить его не чаще раза в день и только электронным письмом, на которое он может ответить в то время, когда ему удобно. Иначе вы получите не отдохнувшего сотрудника, полного сил, а замотанного человека, который мало того, что не отдохнул, так еще и вынужден был удаленно работать в неудобных для этого условиях, без нужных бумаг и программ под рукой.

Заранее предупредите клиентов, что работающий с ними сотрудник будет отсутствовать с такого-то по такое-то число и напишите, кто останется вместо него и к кому обращаться за помощью. Если этот человек не смог справиться с проблемой, то подключается начальник отдела или вышестоящий руководитель. И в последнюю очередь нужно все-таки привлекать к решению вопроса отпускника. Если избежать этого не удастся, то начальству стоит задуматься о том, почему работа компании построена так, что может рухнуть при отсутствии всего одного человека. Это говорит о просчетах в управлении бизнесом.

Как отпускнику войти в ритм обратно

Понятно, что все вы с нетерпением ждете, когда отсутствующий сотрудник выйдет на работу и снова вернется к исполнению обязанностей. Наверняка к его приезду накопится много задач, которые нужно срочно сделать. Но все же постарайтесь не перегружать в первый день человека, который только вышел из отпуска.

Специалисту, выпавшему из процесса, нужно какое-то время, чтобы снова вникнуть в дела и вернуться в рабочий режим — без этого он будет малоэффективен. Идеально, если сотрудник выйдет не с понедельника, а в четверг-пятницу, чтобы поработать совсем немного и снова уйти на короткий отдых. Так адаптация будет более мягкой .

Но, к сожалению, на это редко кто соглашается. Чаще всего, люди хотят захватить выходные для того, чтобы продлить путешествие или еще из каких-то соображений. Но психологи все-таки советуют не поступать так радикально, чтобы не получилась ситуация «с корабля на бал».

Стоит лояльно отнестись к тому, что в первый день работник, вышедший из отпуска, будет делиться эмоциями и впечатлениями. Конечно, никто не говорит о том, что надо позволить под этим предлогом бездельничать целому отделу. Но, скорее всего, внеплановых перекуров или кофе-брейков в этот день будет больше, чем обычно. Если нет ничего «горящего», и работа не страдает, то можно закрыть на это глаза. Но, конечно, стоит строго следить, чтобы это не продолжалось больше 1-2 дней.

Смотрите также: Культура планирования отпусков: лучшие практики

И, конечно, помните, что сами вы, как руководитель, тоже должны отдыхать, делегируя на этот период полномочия своим заместителям. Для кого-то это может оказаться куда сложнее, чем работать круглыми сутками и фактически жить в офисе. Однако это необходимо, в первую очередь, для бизнеса. Иногда стоит от него отвлекаться, чтобы потом иметь возможность посмотреть на него не изнутри, а оценить ситуацию со стороны.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна