Как родилось решение всех "отпускных" вопросов

И отпуск как отпуск. Нежась у моря с бокалом фруктового коктейля, вы, наконец, не волнуетесь, что в ваше отсутствие завалится проект или вас затерроризируют сообщениями коллеги – потому что обо всем загодя позаботилась специальная система. "Система отпусков". Созданная в компании AT Consulting для решения внутренних задач, "Система отпусков" открыла новые возможности по планированию и распределению нагрузки в команде и была номинирована на бизнес-премию WOW!HR (Digital Solutions).

Материалом об этом проекте портал HR-tv.ru продолжает серию публикаций о номинантах бизнес-премии , призванной выделить самые интересные и выдающиеся решения.

О том, что изменилось в жизни компании, как проект готовился и вводился, нам рассказала руководитель отдела кадрового документооборота AT Consulting Ольга Говорова .

- Ольга, расскажите о проекте.

- AT Consulting — один из ведущих игроков на российском ИТ-рынке. Сейчас штат нашей компании насчитывает более 2500 человек. Мы уделяем пристальное внимание заботе о своих сотрудниках и корпоративной культуре, ведь в ИТ-сфере люди — это основной капитал. Высокоинтеллектуальный труд, напряженная работа на проектах в режиме 24/7, общение с заказчиками — все это требует много умственных и физических сил. Поэтому мы стремимся максимально упростить процесс коммуникации, избавить кадры от бумажной волокиты и необходимости многоступенчатых согласований. Это стремление и легло в основу нашей автоматизированной  "Системы отпусков". Суть проекта довольно проста — помочь сотрудникам грамотно планировать работу и загрузку внутри команд на время отсутствия в офисе.

- Что вас заставило задуматься о проекте? Какие задачи вы хотели решить?

- На каждом проекте AT Consulting задействовано множество специалистов. Анализируя работу команд, мы пришли к выводу, что у менеджеров проектов нет прозрачной и понятной системы, которая помогала бы им планировать и управлять работой сотрудников, а также мотивировать их на использование отпусков. Вопрос отпусков откладывается на последний день, из-за чего возникают многочисленные проблемы с согласованием и заменой на время отсутствия. Когда команда проекта состоит из 15 и более человек, вопрос построения эффективных коммуникаций всех участников становится критичным.

Внедрив "Систему отпусков", мы планировали решить сразу несколько задач: во-первых, предоставить менеджерам проектов удобный инструмент планирования работы команды; во-вторых, избавить сотрудников от бумажной волокиты и необходимости пересылки завизированных скан-копий; в-третьих, максимально упростить процесс согласования отпусков сотрудников наших региональных подразделений.

- Как проект рождался? Почему были выбраны именно ИТ-инструменты? Сколько времени заняла архитектура проекта, его реализация?

- Разобравшись с задачами, которые перед нами стоят, мы приступили к их реализации. Изначально мы рассматривали инструментарий платформы 1С, но вскоре поняли, что ее возможностей недостаточно: система покрывала только задачи HR-службы и никак не могла помочь управленцам в принятии решений. К тому же интерфейс 1С тяжеловат для пользователей. Мы поняли, что нам нужно что-то новое, такой механизм, который позволил бы автоматизировать процессы согласования отпуска для всех групп сотрудников: сотрудники, менеджеров проектных команд, руководителей, HR-департамента. Когда речь идет о создании решения такого масштаба, без ИТ не обойтись. На тот момент в рамках всей компании мы использовали платформу BITRIX. На ее базе мы и решили построить "Систему отпусков", потому что она отвечала ряду требований: во-первых, ее возможности позволяли смоделировать удобную визуализацию; во-вторых, она не была ограничена по количеству пользователей; в-третьих, позволяла интегрировать данные мастер-системы по управлению персоналом.

Реализация проекта заняла около 9 месяцев. За это время мы разработали архитектуру системы, провели тестирование и внедрили ее на практике.

- Сами ли вы реализовывали или привлекали кого-то со стороны?

- Проект мы полностью реализовали своими силами. AT Consulting уделяет большое внимание внутренним коммуникациям и комфортной рабочей среде — мы готовы тратить немалые ресурсы на реализацию корпоративных задач.

- Как велась подготовка? Какова была команда?

- Сначала мы проделали большую аналитическую работу: изучили потребности менеджеров, руководителей, HR-департамента, а также новые нормы и поправки в законодательстве. Это помогло нам разработать максимально релевантное нуждам всех пользователей решение.  И все же, несмотря на то, что на старте мы постарались предусмотреть все вводные, в процессе возникали новые непредвиденные задачи. Поэтому мы регулярно проводили промежуточные встречи, на которых фиксировали правила работы системы, прорабатывали визуализацию для различных ролей, тестировали кликабельные прототипы.

Команда первопроходцев изначально состояла из пяти человек. Это была совместная работа руководителя HR-отдела, менеджера проектов, аналитика, и, конечно, самих разработчиков.

- В чем были трудности, сложности внедрения? Как их преодолевали? Сами внедряли?

- Мы внедряли "Систему отпусков" своими силами, и все возникающие трудности приходилось преодолевать самостоятельно, мы учились на своих ошибках.

На протяжении многих лет в компании существовали устоявшиеся правила оформления и списания отпусков, определения его кратности, применялась практика оформления отпуска в последний момент, например, за день до его начала. Перед нами стояла задача максимально доступно донести новые правила до всех сотрудников. Для этого требовалось разработать функционал и визуализацию системы таким образом, чтобы все было интуитивно понятно. В этом и заключалась основная сложность. Ее мы преодолели, разработав для пользователей удобные всплывающие окна-подсказки, которые подробно рассказывали о тех или иных функциях нового инструмента.

Кроме этого, много ресурсов потребовалось для систематизации неиспользованных сотрудниками отпусков и занесения их в систему для дальнейшего учета.

- Какое из структурных подразделений компании больше поддерживало проект, вкладывало больше всех усилий?

- Успех во многом предопределился тем, что новый проект сразу получил широкую поддержку внутри компании. На нашу идею позитивно откликнулись и руководство, и HR-департамент. Но над технической реализацией задумки трудились, конечно, коллеги из дирекции бизнес-архитектуры.

- Какова была первая реакция? Были ли неожиданности? В процессе, в результате?

- Запуск системы был приурочен к планированию отпусков на следующий календарный год. Как мы и предполагали, сотрудники не сразу поняли, что отпуска теперь необходимо планировать действительно заранее, и еще довольно долго не могли привыкнуть к тому, что не нужно пересылать друг другу скан-копии документов, получать согласование руководителя и нести его в отдел кадров. Специалисты HR-департамента обработали огромное количество вопросов пользователей, касающихся правил работы в системе.

- Почувствовали ли результат клиенты-партнеры-сотрудники? Какова была реакция с их стороны?

- Эффективность новой системы  мы почувствовали сразу. Процесс планирования отпуска стал легким и прозрачным. И сотрудники, и руководители были довольны удобством нового инструмента, который позволил им сэкономить уйму ценного времени. По итогам первого года уровень удовлетворенности пользователей составил 91%, сейчас он достиг 100%.

- Как проект в целом повлиял на жизнь компании? Что изменил?

- Во-первых, "Система отпусков" дала менеджерам проектов удобный механизм для планирования работы внутри команд. Во-вторых, сотрудники изменили свое отношение к реализации отпусков — они стали более осмысленно подходить к планированию отпуска, учитывать загрузку на проектах и занятость коллег. Система также положительно повлияла на эффективность работы HR-отдела: время обработки приказов сократилось на 60%.

- Помог ли проект решить изначально поставленную задачу?

- На все 100%. Перед нами стояла задача облегчить процесс согласования отпусков — мы ее успешно решили. И положительные отзывы коллег говорят о том, что проект оказался полезным и нужным.

Смотреть видео о проекте - Культура планирования отпусков: лучшие практики

Сайт WOW!HR

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

{@ tpl tpl="feedback-form.tpl"}