Как новый офис ГК «МЕГАПОЛИС» помог HR-стратегии

Своим опытом кардинальной смены имиджа в рамках реализации проекта «Переезд в новый офис как важный элемент HR стратегии в управлении изменениями и повышении вовлеченности сотрудников» с порталом HR-tv.ru поделилась директор департамента управления персоналом Ольга Новикова.

Проект претендует на бизнес-премию WOW!HR в номинации Workplace .

Задачи проекта

Для Группы компаний «МЕГАПОЛИС» переезд в новый офис стал не просто сменой адреса, но главным образом возможностью построить желаемый образ обновлённой компании и кардинально обновить ее имидж, сохранив все то положительное, что за 20 лет ее существования позволило стать лидером в своем сегменте и занимать высокие места в рейтингах российских компаний. Функциональность, экологичность и домашний уют нового офиса подчеркнули уникальность и многогранность компании «МЕГАПОЛИС».

Почему так важно было для компании переехать в новый офис и как этот переезд укладывался в концепцию новой HR-стратегии?

Компания прошла через серьезную трансформацию, затрагивающую все аспекты бизнеса: изменение стратегии, смена руководства, масштабная структурная перестройка, внедрение современной системы управления персоналом. Переезд в новый современный офис стал в некотором роде символичным, он продемонстрировал, что руководство серьезно настроено на кардинальные перемены, что происходящие изменения необратимы, а компания идет вперед и возврата к прошлому не будет.

Кто реализовывал

Для реализации проекта было привлечено архитектурное бюро и генеральный подрядчик. Тем не менее, все этапы работы велись в плотном взаимодействии с проектной группой, созданной из сотрудников компании МЕГАПОЛИС для реализации проекта.

В команду со стороны МЕГАПОЛИСа на разных этапах привлекались самые разные департаменты. Костяк составили:

Департамент управления персоналом , выступивший инициатором проекта и основным согласующим дизайн проекта и оформительских решений, своевременно информировавший сотрудников о предстоящем переезде.

Финансовый департамент , оперативно проводивший срочные запросы по оплатам и обеспечивший удачное соотношение цены и качества приобретенных товаров и услуг.

Департамент информационных технологий, обеспечивший оснащение и подключение многочисленных систем, отладку оборудования и установку программ в короткие сроки.

Административно-хозяйственные службы , сделавшие переезд максимально комфортным, процесс адаптации быстрым, а знакомство с офисом и дальнейшую работу в нем удобной.

Каждое из подразделений, привлеченных к реализации проекта, вложило максимум усилий, о чем свидетельствует общий результат проекта. По признанию участников, достижение результата в такие сроки было бы невозможно без сплоченной команды.

Как все начиналось

Первый этап работы проходил без явных визуальных изменений и долго оставался на уровне бетонной коробки, хотя работа велась большая и все ждали, когда же появится результат. Потом пошел этап быстрых изменений: появился пол, начали крепить потолок, смонтировали деревянные панели, за которые переживали больше всего, и колонны, которые стали настоящей изюминкой нового офиса.

Из всех этапов создания офиса самым энергозатратным, хотя не самым продолжительным, был этап финишной отделки. На этом этапе все происходило с колоссальной скоростью, которую диктовали сроки проекта. Офис обретал свой вид буквально на глазах, так как финишная отделка идет очень быстро, и именно на этом этапе все обретает «человеческий вид», появляется красота, изображенная в дизайн проекте. При этом нашей главной целью было не только создать красивый офис, но и обеспечить качество всех процессов офисной жизнедеятельности.

Трудности

Главным вызовом для нас стал срок исполнения проекта. Его реализация от момента принятия решения до самого переезда заняла 8 месяцев. В этот период был проведен тендер, выбраны поставщики, согласованы решения, разработан и утвержден проект, проведены закупки материалов и техники, возведены стены и прочее. Завершить проект в срок помогла слаженная командная работа, поддержка и помощь в решении рабочих вопросов со стороны членов рабочей группы и коллег, а также то, что работа велась на результат.

Уникальность ситуации в том, что большинство компаний переезжают из центра Москвы в более удаленные районы, в то время как ГК «МЕГАПОЛИС» переезжала из-за МКАДа в центр, в Москва-Сити. Тем не менее, ряд сотрудников были категорически против смены места работы - они привыкли и приспособились к расположению офиса за МКАД и не хотели никаких перемен. Но четкая позиция руководства в вопросе переезда в новый офис позволила нам преодолеть все сложности.

Первая реакция

В первый день работы нового офиса был приглашен фотограф, который запечатлел реакцию от первого знакомство с офисом. Фотографии в дальнейшем украсили одну из стен офиса. На лицах сотрудников было приятное удивление и счастливые улыбки. В дальнейшем много фотографий было передано сотрудникам для личного архива. Все шероховатости при поставке строительных материалов и мебели удалось решить, уложившись в сроки, допустимые для плановой реализации проекта.

Впечатления со стороны

Сразу после переезда в новый офис были приглашены ключевые партнеры компании, которые смогли оценить его преимущества. Все отметили уютную атмосферу офиса, сочетание цветов и фактуры материалов, использование живой зелени. В последующие несколько месяцев сотрудники также стали чаще приглашать партнеров на переговоры в новый офис – удобная транспортная доступность и эстетика нового рабочего пространства повлекли увеличение рабочих встреч.

Созданные в самом офисе кофе-зона и зоны отдыха увеличили коммуникации между сотрудниками – личное и бизнес-взаимодействие. По общему признанию, дизайн, организация пространства и оснащение офиса органично вписались в концепцию перемен и оказали глубокое эмоциональное воздействие на сотрудников компании.

Итоги

За 8 месяцев мы создали современный офис, достойный стать визитной карточкой и лицом такой крупной компании, как «МЕГАПОЛИС».

Работать стало комфортнее и удобнее. Решение рабочих вопросов, связанных с согласованием между отделами, стало проходить в разы быстрее, в том числе в связи с удачной проектировкой – в формате открытого офисного пространства с кольцевой схемой движения. Сотрудники отметили, что резко возросла динамика работы.

Помог ли проект решить изначально поставленную задачу? Да, компания получила современный презентабельный офис, внутренние коммуникации в головном офисе вышли на новый уровень, была создана комфортная и даже уютная рабочая атмосфера и в целом улучшены условия труда.

При использовании гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Смотрите видео о кейсе - Новый офис как HR-инструмент. ГК «МЕГАПОЛИС»

Свой кейс компания «МЕГАПОЛИС» презентует на конференции WOW!HR 26 марта 2018 года.