Как эффективно провести онлайн-интервью с соискателем. Рекомендации СДЭК

Во время пандемии многие компании попробовали удаленную работу — и не стали от нее отказываться. Подбор персонала тоже перешел в онлайн. Собеседования по видеосвязи похожи на общение с кандидатами лицом к лицу, но имеют тонкости, о которых важно помнить. О том, как эффективно провести интервью с соискателем, расскажет руководитель службы подбора и адаптации персонала СДЭК Анна Тюляева .

Правило 1. Договоритесь заранее, на какой площадке будет проходить собеседование и передайте информацию о ней кандидату минимум за день до встречи.

Сейчас доступно много вариантов для онлайн-интервью. Убедитесь, что платформа для общения удобна для всех участников. Если соискатель еще находится на текущем рабочем месте, то он может подключиться с корпоративного ноутбука: система безопасности на нем может не пропустить некоторые программы. Поэтому уточните заранее, сможет ли будет кандидат подключиться через вашу площадку.

Менеджер по персоналу в свою очередь должен всегда иметь план Б. Например, если Skype завис, под рукой нужно иметь альтернативный вариант для продолжения беседы: Zoom, Google Meet или другой вариант.

Правило 2. Проводите интервью в видеоформате

В онлайн-собеседовании сложнее понять эмоции кандидата, его вовлеченность и интерес к задачам, чем при личной встрече. Поэтому важно создать доверительный контакт с помощью видеосвязи. Рекрутер должен подготовить технические ресурсы и убедиться, что во время встречи будет стабильное интернет-соединение. Видео требует хорошего сигнала, поэтому скорость тоже важна. Ограничьте посторонний шум в помещении и предупредите о том же кандидата. Довольно часто соискатели выходят на связь из автомобиля. Или со смартфона, и тогда общение нарушают посторонние звонки. В СДЭК был кейс, когда девушка подключилась на собеседование с детской площадки. Шумные игры отвлекали от интервью, и ей пришлось менять локацию прямо во время беседы. Это усложнило наш диалог и добавило дополнительный стресс для кандидата.

Правило 3. Предупредите кандидата обо всех возможных участниках встречи

При проведении офлайн-собеседования заранее известно обо всех, кто присоединится к интервью. Сейчас у коллег есть доступ к онлайн-календарям друг друга и возможность подключиться из любого города. Они могут захотеть познакомиться с кандидатом, поэтому стоит согласовать время беседы и убедиться, что у всех есть камера и микрофон. А соискателя лучше предупредить письменно, в мессенджере или по почте: указать имена и должности сотрудников, с которыми предстоит общаться. Поскольку в онлайн-формате сложнее запомнить лица и имена.

Правило 4. Подготовьтесь к собеседованию тщательнее, чем к офлайн-интервью

Перенесите информацию о кандидате на дополнительный носитель: на телефон или планшет. Еще можно сделать записи в блокноте или пометки в распечатанном резюме. Не стоит открывать отдельное окно на экране ноутбука: так смещается фокус внимания. Кандидат это заметит и может растеряться, испытать дополнительный стресс и воспринять действия рекрутера как невнимательность к собеседнику. Часто в таких ситуациях соискатель закрывается, меньше рассказывает о себе и ведет себя скованно. Это мешает эффективному диалогу.

Имейте в виду, что техника может подвести, и из-за этого можно упустить какой-то вопрос. Поэтому составьте заранее список ключевых моментов.

Правило 5. Используйте деловой стиль

Онлайн-собеседование может сбить с делового формата, в отличие от офлайна. Когда человек приходит в офис, он настраивается на деловое общение. По видеосвязи нет возможности предварительно настроиться, поэтому атмосфера беседы зависит от вас.

Придерживайтесь того дресс-кода (делового или кэжуал), который принят в компании. Вне зависимости от того, где находитесь: в офисе, дома, в командировке или в отпуске.

Если работаете из дома, подберите фон: его можно выбрать в настройках платформы, загрузить самостоятельно или попросить о помощи техподдержку. Фон может быть деловым, нейтральным или с логотипом компании. Например, у нас есть виртуальный фон с логотипом СДЭК. Еще можно сесть так, чтобы сзади была однотонная стена или шкаф с книгами. Это нужно, чтобы домашняя обстановка не отвлекала кандидата, и все настраивало его на деловую атмосферу.

Правило 6. Соблюдайте те же правила, что и при офлайн-собеседовании

Укладывайтесь в тайминг: приходите вовремя, сообщите, сколько будет длиться разговор, и соблюдайте время. Это правило часто нарушается. Если кандидат пришел офлайн, мы не заставляем его ждать. А когда мы договариваемся на видеовстречу, то можем отвлечься или задержаться на предыдущем созвоне и опоздать. Это настолько же неприятно, как и если бы соискатель ждал нас в офисе. Поэтому, если вы заранее знаете, что задержитесь, предупредите кандидата за несколько часов. А если возникли непредвиденные сложности, сразу же свяжитесь с соискателем и обозначьте время ожидания. Уточните, удобно ли ему будет созвониться или стоит перенести встречу.

Устанавливайте первичный контакт. Когда человек приходит лично, то сначала он знакомится с офисом, встречает сотрудника на ресепшене и успевает настроиться. В онлайн-формате это сделать сложнее, но большой ошибкой будет сразу начинать с вопросов об опыте и соответствии вакансии. В любом случае первый этап успешного интервью — это создание контакта. Спросите про погоду в его городе, поинтересуйтесь его настроением, прокомментируйте интерьер. Уделите внимание деталям, чтобы расположить к себе кандидата. Собеседование — всегда стресс для соискателя, и чтобы продуктивно поговорить, помогите собеседнику немного успокоиться.

Правило 7. Не отвлекайтесь во время собеседования

В онлайн-формате велик соблазн быстро написать коллеге в чат, иногда даже ответить на телефонный звонок в процессе разговора. При личной встрече мы убираем телефон, а при общении по видео может показаться, что это не помешает беседе. Ошибка — делать несколько дел одновременно: заполнять отчет, отвечать коллегам и слушать собеседника. Так вы упустите время и потеряете нить разговора. А кандидат увидит, что мы отвлекаемся, и воспримет это как неуважение.

Если появилась срочная задача или написал руководитель, и вы не можете не ответить, то предупредите об этом кандидата. Например, предложите пятиминутную паузу. Если вы не уверены, что полностью вовлечены в разговор, сделайте запись интервью, но обязательно заранее спросите согласие собеседника. Однако в этом случае кандидат может чувствовать себя скованно, так как знает, что его будут пересматривать.

Правило 8. Максимально вовлекайте кандидата в беседу

Согласно внутренней статистике СДЭК, больше полезной информации и более продуктивный диалог мы получаем, когда на собеседовании уделяем внимание не только опыту работы, но и биографии. Спросите у кандидата, где он родился, как провел детство, какие у него хобби и любит ли спорт. Это поможет вам узнать о ценностях соискателя. А собеседник сможет расслабиться и в процессе рассказа о личном вспомнить про рабочие достижения.

Предложите кандидату задать вопросы прямо в начале интервью, это сделает атмосферу более доверительной. Постройте собеседование в формате диалога: так соискатель сможет уточнять то, о чем он не вспомнит сразу. Практика показывает, что такая структура интервью наиболее эффективна, и по результатам нужные кандидаты становятся сотрудниками компании.

Правило 9. Познакомьте кандидата с корпоративной культурой

Расскажите соискателю о компании. Если бы проводили собеседование в офисе, то кандидат мог бы сформировать впечатление сам: оценить атмосферу, увидеть дресскод. Чтобы компенсировать это, начните с брендированного фона. Если вы находитесь в офисе, проведите небольшую виртуальную экскурсию: пройдите по кабинетам, представьте соискателя будущим коллегам. Используйте демонстрацию экрана: покажите структуру компании, карьерный сайт, внутренний портал. По итогам собеседования можно выслать кандидату видео о компании.

Правило 10. Общайтесь в пределах одной платформы

Бывает, что беседа начинается с электронных писем, затем собеседование проходит в Skype, а потом дополнительная информация приходит в WhatsApp. Это создает у кандидата ощущение хаотичности, что также негативно влияет на доверие и открытость.

Поэтому сразу договоритесь с соискателем, как ему удобнее переписываться: по почте или в определенном мессенджере. В дальнейшем используйте только этот канал связи, когда назначаете интервью и даете обратную связь. Там же кандидат будет задавать вопросы, которые возникнут после собеседования, а вы сможете озвучить все дальнейшие этапы.

Компания и кандидат находятся в партнерском диалоге: выбираем мы и выбирают нас. Задача HR-менеджера — создать условия, в которых обе стороны окажутся в позиции win-win. В ваших силах сформировать впечатление соискателя и дать ему достаточно информации. Так кандидат сможет сделать осознанный выбор, который повлияет на его стаж работы в вашей фирме.