Как эффективно использовать рабочее время вдали от офиса

Только в 2018 году у Алексея Касимова, операционного директора направления «Полимерная изоляция» XPS ТЕХНОНИКОЛЬ , было 200 командировок. Несколько раз в месяц он покидает Москву, чтобы встретиться с партнерами или проверить работу на одном из восьми заводов , решить стратегические задачи. Каждая поездка уникальна: она может быть интересной, сулить приятные перспективы или, напротив, повышать уровень кортизола в крови, когда предстоит решать сложные и неприятные задачи. Алексей разработал собственные правила, которые помогают сохранить рабочий запал и провести время в дороге и вдали от офиса эффективно:

- Развитие средств связи, современных технологий, конечно, сильно упрощает общение на расстоянии. Но в то же время никакие гаджеты не заменят живой разговор. Иногда ситуация просто требует того, чтобы на месте увидеть процесс, пообщаться с коллегами или партнерами. В настоящее время больше всего командировок связано с производственными процессами и вопросами безопасности на заводах.

Читайте также: Многозадачность – великое заблуждение XXI века?

«Ничто так не удивляет людей, как здравый смысл и действия по плану»

За годы карьеры я разработал несколько простых правил, которые помогают облегчить все сложности командировок. Так, перед поездкой я всегда составляю план, суть его сильно зависит от целей визита и задач, которые необходимо решить. Если поездка не связана с форс-мажором, важно сразу обозначить свои цели и задачи. В противном случае возникает большой риск отправиться смотреть «потемкинские деревни», когда принимающая сторона активно пытается скрыть недостатки, выставляя на первый план плюсы своей работы. Однако с опытом я довольно быстро научился распознавать подобные ходы. А обозначенные цели ограничивают для принимающей стороны возможность свернуть с маршрута.

«Книги — это друзья, бесстрастные, но верные»

Кроме того, время в дороге я всегда использую с пользой. Так, например, пока лечу в самолете или еду в автомобиле, слушаю аудиокниги. На 100% они, наверно, никогда не заменят бумагу, но в плотном рабочем графике здорово выручают. Книги — это отличная возможность для саморазвития, способ посмотреть на себя, на бизнес под другим углом. В потоке задач есть очень большой риск с головой уйти в рутину и потерять остроту зрения. Бизнес-литература очень помогает перезагрузить сознание. А еще книги всегда служат источником новых идей.

Совмещая отдых и пользу для дела

При продолжительных командировках, особенно если позволяет график встреч, всегда выделяю время, чтобы изучить культуру и историю того места, где нахожусь. Прогулка по городу, знакомство с местной кухней, традицией и церемониалом — это отдых, а также колоссальные возможности для развития. Ведь так мы знакомимся с менталитетом местных жителей, узнаем традиции, что, кстати, очень помогает в работе.

Например, в Японии церемонии — это важнейшая часть переговоров, ничем не примечательное действие для нас может серьезно обидеть японских коллег. Поэтому перед командировкой в Страну восходящего солнца мы очень много изучали особенности общения, правила делового этикета и пр. Это нам очень помогло во время встреч с японскими коллегами.

Формализм в помощь

Большую часть командировочного графика составляют поездки на собственные предприятия. Время при таких визитах очень ограничено, при этом список задач, как правило, стремится к бесконечности. В поисках ответа на вопрос о том, как не терять драгоценные минуты, мы решили немного формализовать командировки на заводы.

Так, какое-то время назад на наших предприятиях появились чек-листы по пожарной безопасности. Если ввести подобные чек-листы по всем остальным точкам контроля (качеству продукции и пр.), это позволит проводить аудит более целенаправленно. Мы можем сверять пункты по каждому документу и углубляться только в ту сферу, по которой наблюдается наибольшее количество несовпадений. По итогам поездки на завод я составляю отчет, в котором отражаю все замечания, при следующей поездке обязательно сверяюсь, чтобы понять, что изменилось.

Смотрите также: Век живи – век коучись

Но в любом случае никакой формализм не заменит живого общения. При каждом визите на завод я обязательно встречаюсь с коллективом, чтобы обсудить направления движения компании, наши планы развития. Но важно и то, что во время такого разговора я получаю бесценную обратную связь от команды, это дает мощный стимул для достижения общего успеха.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна