Как директору отчитаться о плохих результатах перед владельцем бизнеса

Как п одготовиться к собранию акционеров, отчитаться перед собственниками бизнеса по итогам деятельности компании за период, дать продуманные ответы на самые неприятные вопросы владельцев бизнеса?

Заранее подготовить объяснение причин любых отклонений плановых показателей от фактических, сформулировать предложения, которые помогут добиться лучших результатов в следующем отчетном периоде, запастись углубленной аналитикой как по компании, так и по рынку.

Читайте также: Правила эффективного совещания

Любая защита отчетности на собрании акционеров — серьезное испытание для профессионализма финансового директора. Конечно, укрупненные цифры — прибыль до налогообложения, объем освоенных инвестиционных средств, выручку, рентабельность и прочее — озвучит генеральный директор. За все остальные показатели, как правило, приходится отдуваться финансовому директору компании. Причем вопросы у акционеров могут быть самые разные. Начиная с вопроса, почему прибыль есть, а денег на счете нет, и заканчивая требованием объяснить причины отклонения плановых и фактических показателей. От того, насколько грамотные и четкие ответы даст главный финансист, какие предложения выдвинет, зависит не только его положение и статус (особенно если речь идет о непубличном бизнесе), но и дальнейшая финансовая политика, а в случае с публичной компанией ее капитализация.

Если не выполнен бюджет

Многим финансовым директорам знакома ситуация, когда по итогам периода бюджет не выполнен и на то были объективные причины. Можно ли в такой ситуации доказать, что менеджмент сделал все от него зависящее, или когда прибыль меньше плана, любые объяснения не помогут? По мнению участников круглого стола, чтобы выстроить грамотную и максимально объективную линию защиты, сначала нужно самому разобраться в том, почему компания не выполнила план. И какими бы ни были причины сложившейся ситуации, постараться говорить акционерам только правду, какой бы она ни была. Глубина и объем информации, которой они обладают, может вас удивить.

Пожалуй, самая распространенная ситуация — невыполнение плана по выручке. И если в ходе анализа выяснилось, что главная причина, например, более медленный рост рынка, чем это ожидалось в начале периода, недостаточно это констатировать как всем известный факт. Нужны объективные доказательства. Таким доказательством может стать график, иллюстрирующий динамику рынка в течение отчетного периода, прогноз по состоянию на середину, конец прошлого года, а также по итогам первого полугодия отчетного года. На нем отмечается положение компании на рынке в прошлом году и прогноз ожидаемого роста. Далее потребуется кратко перечислить меры, которые были предприняты компанией для выполнения плана по выручке в сложившихся условиях, указать связанные с ними расходы. И в дополнение к этому «работа над ошибками»: SWOT-анализ и программа действий на будущее (от года до трех лет).

Гораздо хуже, если план по показателю, важному для собственников, не выполняется из года в год. Как правило, главная причина подобного — завышенные ожидания менеджмента или самих собственников, если те принимают участие в управлении бизнесом. Такое может происходить при открытии новых филиалов. Доказать, что другие показатели не могли быть получены, можно, если рассматривать не абсолютные значения и процент отклонения от плана, а динамику выручки. Ее рост уже будет говорить о положительной тенденции. Кроме того, не лишним будет сопоставить динамику увеличения выручки с темпами роста рынка, сравнить с показателями других аналогичных своих подразделений, конкурентов. Кстати, завышенными могут быть ожидания акционеров и в части темпов сокращения затрат. В одной компании во время кризиса снижали собственные расходы, но не так быстро, чтобы сохранить требуемый собственниками уровень прибыли. Был подготовлен перечень мероприятий по сокращению затрат, оценен их экономический эффект и сроки реализации. Только так удалось донести до акционеров, что получить ожидаемую ими экономию в заданные сроки было просто невозможно.

Какими бы плохими с точки зрения акционеров ни были результаты компании в целом, всегда есть положительные тенденции. Стоит постараться акцентировать внимание собственников именно на них. Например, объем производства упал на 5% — не самая приятная новость. Но в целом по отрасли выпуск продукции сократился на 15% (из-за снижения спроса). Значит, компании удалось замедлить спад производства, отвоевать большую долю на рынке — это достижение можно записать себе в актив. Несомненно, при такой аргументации акционеры оценят работу менеджмента.

Если сравнение с рынком не в вашу пользу, можно сопоставить бюджетные цели с другими показателями, не менее значимыми. Допустим, по результатам отчетного периода план по чистой прибыли не выполнен на 20%. Получается, что менеджеры не справились с поставленной задачей. Но за этот же период выросла рентабельность, отсюда руководство смогло эффективнее распорядиться ресурсами.

Весомые аргументы в защиту менеджмента можно найти всегда. Но подобные объяснения для руководства не всегда неприемлемы. Если стоит цель, ее нужно добиваться. Однако если причина во внешних факторах, абсолютно не управляемых, то и защиту отчетности нужно строить на их основе.

Когда просить денег

Еще одна распространенная ситуация. План по итогам года выполнили. Но долговая нагрузка компании на пределе. Для выполнения задач, сформулированных в отношении следующего отчетного периода, нужны дополнительные инвестиции. Обращаться за помощью в банки бессмысленно. Стоит ли убеждать собственников помочь деньгами? Ситуация непростая. Если предприятие выполнило план за счет бесконтрольного привлечения заемных средств, вряд ли такое обрадует акционеров. Один из главных показателей эффективности бизнеса — ликвидность. И уж если вы планируете просить о помощи собственников, нужно в первую очередь объяснить, почему бизнес оказался закредитован. И не забыть отчитаться о том, за счет чего будут погашаться долги.

Если компания достигает целей по выручке, затратам и прибыли, но при этом ее долговая нагрузка растет, нужно разобраться в том, на финансирование каких активов уходят деньги. В зависимости от ситуации объяснения могут быть самыми разными. Займы привлекаются на покупку или возведение основных средств — можно сообщить собственникам, что инвестиционная программа выполняется с опережением плана, разумеется, если чрезвычайно высокая долговая нагрузка не предусматривалась бюджетом. Или же причиной может быть непредвиденный рост цен на приобретаемые внеоборотные активы.

Когда же займы идут на пополнение оборотных средств, растут запасы и дебиторская задолженность — к собранию акционеров стоит подготовить план действий по повышению их оборачиваемости. И только после того, как объяснены причины, по которым компания не может воспользоваться заемными деньгами, представлены меры по исправлению сложившейся ситуации, можно начинать с собственниками разговор о деньгах. Одна компания столкнулась с подобной ситуацией в 2009 году. Чтобы убедить акционеров в необходимости краткосрочного финансирования бизнеса, был подготовлен план инкассации оставшейся просроченной дебиторской задолженности, к нему приложено гарантийные письма контрагентов, отчеты юристов о состоянии дел в судах. Эти аргументы сработали. Акционеры поверили в то, что компания в состоянии вернуть полученные деньги.

Все зависит от того, на что именно не хватает денег, о которых вы собираетесь просить. Когда речь идет о необходимости «закрыть» несколько кассовых разрывов в краткосрочной перспективе, прежде чем обращаться к акционерам, стоит оценить внутренние резервы компании. Возможно, незначительные изменения коммерческой политики и условий работы с поставщиками помогут решить проблему. Если этого не сделать без напоминания, акционеры скорее всего потребуют от менеджмента провести такую работу. Но допустим, текущая ситуация объективно безвыходная.

Тогда имеет смысл подготовить к собранию акционеров детальный бюджет движения денежных средств, показать собственникам источники для своевременного возврата средств и предложить рыночную процентную ставку за предоставленный заем. Только в этом случае ваша просьба не будет рассматриваться как помощь утопающим и не спровоцирует множество дополнительных вопросов. Другое дело, если не хватает средств на реализацию инвестиционной программы. Не существует акционеров, которые не были бы заинтересованы в увеличении доходности активов. Особенно если нет высоких рисков, а свободные деньги есть. В такой ситуации достаточно подготовить качественный бизнес-план, подчеркнуть преимущества проекта и показать долгосрочный эффект от его реализации. Ну и конечно, аргументированно обосновать свою веру в успех.

Поскольку любой акционер стремится увеличить стоимость своего бизнеса, этим можно воспользоваться. Аргументация может быть такой. Если компания не найдет необходимые денежные средства, то снижение ее стоимости будет несопоставимо с объемом дополнительных вливаний, которые требуются сейчас. Но такое заявление лучше приберечь на самый крайний случай.

Чем объяснить рост производственных затрат

Нормальная практика — собственник изучает динамику существенных статей затрат. По мнению финансовых директоров, если у компании существенно выросли издержки на сырье и материалы, пусть даже это удалось компенсировать снижением расходов на содержание администрации, у акционеров будет немало вопросов. Возможные варианты ответов лучше продумать заранее. Первым делом, уточните причины роста расходов на сырье. Если дело в резком увеличении закупочных цен, которое совершенно не обосновано ситуацией на рынке, признайтесь честно, что в компании отсутствовал контроль над отделом снабжения. Предложите организовать мини-тендеры для всех существенных закупок, разработайте систему мотивации для снабженцев, которая будет стимулировать их приобретать сырье по лучшим ценам на рыке, и т.д.

Не будет лишним в бюджетные ориентиры включить допустимый уровень роста цен. Это нормальная практика, ведь стоимость сырья и материалов может меняться под действием инфляции, из-за увеличения тарифов госмонополий и по другим объективным причинам. Если же причина в увеличении нормы расхода сырья, что подтверждается технологами и утверждено генеральным директором, есть техническое обоснование, расчет экономического эффекта, финансисту опасаться нечего. Самый тяжелый случай, когда себестоимость растет без видимых на то причин. Призовите на помощь руководителей — директора по производству, продажам, снабжению, логистике, совместно разработайте программу мероприятий по сокращению затрат. И имея в качестве козыря этот план, рапортуйте о росте себестоимости за прошедший отчетный период.

Собственник не обрадуется сообщению о росте прямых производственных расходов. Ведь если бы удалось удержать их в пределах запланированных значений, прибыль могла быть еще больше. Обоснование причин, по которым акционеры фактически потеряли в доходе, должно быть железным. Пример аргумента — при высокой сырьевой инфляции менеджмент принимал единственно возможные и весьма тяжелые решения о сокращении административных затрат — увольнение части персонала, изменение системы оплаты труда и прочее.

Что выручит в любой ситуации

Защитить отчетность перед акционерами будет проще, если заранее позаботиться о качественной презентации результатов, подготовить предложения по повышению эффективности бизнеса в целом или в отношении отдельных показателей. Также стоит вооружиться дополнительной информацией, которая может заинтересовать собственников. В большинстве компаний форма и содержание презентации для акционеров не регламентированы. Но обычно в ней отражаются основные аспекты деятельности компании, ключевые цифры и события. Сначала в обобщенном виде, потом детали и нюансы. Как правило, все умещается на 15 слайдах.

Презентация помогает построить конструктивный диалог с собственниками, нивелировать разный уровень их профессиональной подготовки. Если уже был опыт защиты отчетности, можно заранее предугадать, на чем акцентируют свое внимание акционеры, как лучше раскрыть и структурировать эту информацию — только текст или включить больше графиков, схем, таблиц.

Смотрите также: Короткие дороги к профессиональной славе (Часть1)

В процессе защиты отчетности владелец компании может задать абсолютно любой вопрос, и к этому надо быть готовыми. Собственников всегда интересует статья «Прочие расходы». Нужно четко и внятно перечислить все, что в нее входит. Если растеряешься, то у акционеров наверняка возникнет ощущение, что как раз в этой статье и осела их прибыль. Еще любят спрашивать: насколько мы эффективны? Ответить на это помогут различные аналитические показатели эффективности, характерные для отрасли. В любом случае владелец бизнеса поинтересуется прибылью. И прозвучит это примерно так: почему только два миллиона, а не четыре? Вы готовы ответить, не раздумывая? Если да, можно не волноваться.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна