Инструкция к дистанционной планерке: структура, тайминг и прочее

Коммуникации и контроль в удаленной работе важны как для руководителя, так и для участников команды. Чтобы планерки не превращались в заседание на 2-3 часа, я предлагаю чек-лист, который поможет подготовиться и провести их организованно и с пользой для компании.

1. Определите цель

Например, вы хотите донести информацию до коллег об эффективности работы подразделения, поделиться промежуточными результатами, решить важный вопрос по клиенту или организовать обмен опытом между территориями . Цель должна быть озвучена всем участникам совещания, чтобы избежать потери информации. Отправьте ее по почте.

Читайте также: Как работать в условиях многозадачности

2. Продумайте «домашнее здание»

Если планерка требует деталей и подготовки, дайте время участникам собрать информацию.

3. Выберите спикеров и модератора, ответственного за протокол

• спикеры задают тему для обсуждения;
• модератор фиксирует ключевые выводы и договоренности.

4. Выработайте формат участия

• время, регулярность и длительность не более часа;
• не больше восьми участников;
• внешний вид, который соответствует вашим корпоративным ценностям: в футболке с чашкой кофе или в деловом стиле;
• техническая оснащенность: коллеги должны заранее установить программу для видеосвязи: Skype, Zoom или другие.

Зарегистрироваться, проверить работу микрофона и скорость интернета . Готово! Все на связи.

5. Поймайте фокус

В самом начале встречи поинтересуйтесь настроением или погодой, особенно если команда в разных городах или странах.

6. Задайте тайминг

Сразу заявите общую продолжительность встречи и сколько времени есть на выступление у каждого докладчика.

7. Поддерживайте наиболее вовлеченных и продуктивных участников

Это будет их мотивировать, и встреча пройдет с лучшим результатом, чем вы планировали.

8. Не допускайте конфликтов

Все столкновения надо выносить за пределы встречи, так как они будут «съедать» ваше время и отвлекать от цели .

Смотрите также: Корпоративная образовательная среда АО "Киви"

9. Вовлекайте отвлекающихся

10. Подведите итоги встречи и завершите ее вовремя

Придерживаться четкого плана бывает тяжело: в условиях реалий планерки становятся похожи на снежный ком. Это не плохо. Главное, чтобы всему удавалось уделить достаточное внимание.

Успехов во внедрении!

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна