HR-практика: борьба с опозданиями

При кажущейся простоте и некритичности опозданий для организации, полезно задуматься о том, сколько компания теряет клиентов и средств из-за несвоевременного прихода и ухода своих работников. О том, как анализировать и решать проблему опозданий, рассказывает Александр Тюлин , начальник службы экономической безопасности.

Проблемой опозданий работников я занимаюсь более 10 лет. Сначала — в рамках работы в службе экономической безопасности, затем — на должности начальника департамента по управлению персоналом.

Читайте также: Хронический опаздывающий и что с этим делать

Безусловно, ведя речь о учете рабочего времени и методах борьбы с опозданиями, следует учитывать особенности предприятия. Есть работа, которая требует пунктуальности (слесарь на заводе, банковский работник, бухгалтера, и пр.), а есть профессии и должности, совершенно не претендующие на абсолютную пунктуальность, где опоздание на 25-30 минут будет мало что значить (маркетологи, PR-агенты, закупщики и пр.).

В любом случае, при борьбе с опозданиями нужен системный и взвешенный подход . Прежде всего, надо определить этапность реализации практически любых методов борьбы с опозданиями. В обобщенном виде эти действия сводятся к следующему:

• распределение сотрудников по категориям важности их своевременного прихода и ухода;
• фиксирование опозданий;
• определение причин опозданий;
• выбор методов борьбы с опозданиями.

Рассмотрим указанные этапы действий чуть подробнее.

Распределение по категориям

Предстоит разделить сотрудников на тех, кто в силу выполняемых трудовых функций должен быть на рабочем месте без опозданий и тех, чье опоздание будет не столь критичным для эффективного выполнения ими трудовых обязанностей. Как правило, такое деление в компаниях существует негласно. В частности, нередко сотрудникам отдела маркетинга, отдела закупок, IT-службы и ряду других работников разрешается приходить на работу позже в силу того, что более позднее появление на работе не влияет на эффективность их труда. Такой подход вполне может быть обоснован, логичен и оправдан при создании в компаниях корпоративной культуры и формирования лояльности к руководству у персонала.

Фиксация опозданий

Отмечать приход и уход с работы можно совершенно различными способами, но все они так или иначе будут сводиться к двум типам фиксации соблюдения режима рабочего времени.

Первый — назначается ответственное лицо за ведение журнала прихода и ухода сотрудников. Это может быть кто угодно, но чаще всего такие функции отдаются контролеру на входе, секретарю или сотруднику службы безопасности. То есть регистрация сведений о соблюдении режима рабочего времени осуществляется документально.

В период моей работы на заводе в департаменте по управлению персоналом, сопоставление данных табеля учета рабочего времени и журнала прихода/ухода с работы позволило отстоять правоту работодателя в споре с работником, который уверял, что у него много неучтенных переработок, что при проверке не подтвердилось.

Второй — фиксировать время прихода и ухода сотрудников техническими устройствами и программным обеспечением, к которым относятся системы контроля и учета доступа (СКУД), а также видеонаблюдение.

Использование технических средств — более надежный и точный способ фиксации времени прихода и ухода в силу их объективности и беспристрастности. Это делает очень удобным анализ статистики нахождения на территории организации сотрудников. Часто такие системы контроля и учета ставят не только на проходной, но и в цехах, в кабинетах, и даже у станков – такая локализация позволяет контролировать не только время прихода на работу сотрудника, но и время его нахождения непосредственно на своем рабочем месте.

На одном предприятии, где я руководил службой экономической безопасности, фиксировалось время прихода и ухода не только утром и вечером, но и в обеденное время. А так как весьма часто сотрудники ходили на обеды отделами, бригадами и прочими рабочими группами, то потери времени, выходящее за лимиты, предусмотренные режимом и распорядком, считались не индивидуально – а по структурным подразделениям завода, что приводило к депремированию по итогам месяца целых рабочих групп.

Выяснение причин опозданий

Сначала необходимо понять, носят ли опоздания систематический характер или это явление редкое и не типичное для компании. Систематичность опозданий может быть вызвана целым рядом факторов:

• низкий авторитет руководителя, когда работники не ценят и не видят в нем лидера;
• низкая заработная плата и низкая корпоративная культура, что в совокупности создает неблагоприятные условия, когда сотрудники не бояться потерять работу и не опасаются каких-либо санкций со стороны руководства;
• руководство компании спокойно реагирует на опоздания своих сотрудников, от этого складывается отношение в коллективе к опозданию как к норме и стандарту, не выходящему за грани дозволенного;
• особенности расположения организации и сложности с транспортной доставкой на работу и с работы;
• эмоциональное выгорание сотрудников и их нежелание идти на работу, видеть кого-либо из коллег, осуществлять свою дальнейшую трудовую деятельность в рамках своей профессии;
• неорганизованность сотрудников и неумение планировать свое время.

Несистемные опоздания могут быть вызваны также целой чередой причин, которые надо выяснять в каждом случае отдельно. Это могут быть проблемы со здоровьем, семейные обстоятельства, попадание в ДТП и прочие факторы.

Кроме того, надо знать, есть ли «неприкосновенные» лица в компании и существуют ли объективные причины их особого статуса.

Выбор методов

Самый очевидный способ борьбы с опозданиями — привлечение виновных работников к дисциплинарной ответственности. Делается это так:

1. Выявляется и фиксируется время и дата опоздания того или иного лица. Делается это посредством докладной или служебной записки на имя генерального директора компании. Составляется подобный документ от имени непосредственного руководителя опоздавшего. Также документом, фиксирующим факт опоздания, вполне может послужить акт отсутствия на рабочем месте в такой-то день и такое-то время. Если у вас в компании используется система контроля и учета доступа, то неплохо сделать выгрузку из этой системы. Если система СКУД не используется, то вполне подойдет ксерокопия журнала прихода/ухода сотрудников на работу.

2. Посредством выставления устного или письменного требования генерального директора берется с опоздавшего письменное объяснение о причинах более позднего прихода на работу. Если сотрудник отказывается написать письменное объяснение, то составляется акт о отказе в даче объяснения в присутствии не менее чем 2-3 человек (при этом члены комиссии, участвующие в составлении акта, не должны находится в подчинении друг у друга). И важно помнить, что на дачу объяснения сотруднику дается два рабочих дня.

Мало кто из работодателей прибегает к составлению письменного требования о даче объяснений — и зря. В моей практике были случаи, когда на суде, доказывая необоснованность привлечения к дисциплинарной ответственности, работники прибегали к доводу о том, что никто их объяснение писать не просил.

3. После сбора документов оценивается тяжесть проступка и в зависимости от этого принимается решение о привлечении работника к тому или иному дисциплинарному взысканию (замечание, выговор, увольнение). Это весьма подробно описано в ст 192 ТК РФ. Ну, а формализуется решение о выбранном взыскании в виде приказа руководителя организации.

Помните, что работника нужно привлечь к ответственности не позднее месяца с момента обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. За каждый дисциплинарный проступок положено только одно наказание.

Здесь важно учитывать, что уменьшение премиальной выплаты не является видом дисциплинарного взыскания и не относится к методом наказания, являясь средством поощрения.

Если кардинально действовать не хочется, а есть желание отреагировать на опоздание, при этом проявив определенную лояльность к сотруднику и коллективу, то возможно воспользоваться целым рядом других методик борьбы с опоздавшими.

1. Смещение рабочего времени . К такому решению нередко прибегают, когда, к примеру у молодых сотрудников есть несовершеннолетние дети и существует необходимость отводить их утром в детский сад или в школу.

На смещение рабочего времени требует обоюдного согласия работника и работодателя. Также вполне реализуемым и эффективным может оказаться вариант предусмотренный в ст. 93 ТК РФ, согласно которому возможно установить неполный рабочий день для целого ряда категорий работников (опекуны и попечители, имеющие несовершеннолетних, родители, имеющие детей-инвалидов и пр).

2. Введение гибкого графика работы . При режиме гибкого рабочего времени для отдельных работников или структурных подразделений организации допускается саморегулирование начала, окончания и общей продолжительности рабочего дня. Здесь важно помнить, что это делается по взаимному соглашению сторон. Тогда режим работы и его график определяется трудовым договором и локальными нормативными актами, такими, например, как правила внутреннего трудового распорядка или коллективный договор.

3. Введение удаленной работы для определенных категорий сотрудников. Данный метод нередко используется среди IT-специалистов, так как это позволяет набирать сотрудников не только из разных городов или регионов, но даже стран. Такой способ весьма эффективен в отношении работников, у которых нет необходимости сидеть в офисе, а есть задача достигнуть определенного результата, который весьма четко проверяется.

4. Личный пример руководителя и топ-менеджеров. Мы говорим о тех лицах, кто в качестве руководителя проявляет рвение и трудолюбие день от дня, тех кто приходит на работу раньше всех и уходит, стараясь не оставлять незавершенных задач.

5. Психологические методы воздействия на опаздывающих. Данное средство борьбы с опоздавшими нравится не всем, но от этого оно не прекращает быть эффективным. К примерам подобных методов относится издание стенгазеты, где упоминаются те, кто периодически нарушают трудовую дисциплину. Однако этот метод несет и целый ряд опасностей, ведь при неудачном подборе слов вы рискуете получить иск о защите чести и достоинства или о компенсации морального вреда. В данному случае более мягкой версией будет являться переходящий кубок, вручаемый опоздавшим ежедневно или каждую неделю, и такие случаи я также неоднократно встречал в своей практике.

Если и данное средство кажется слишком экстравагантным, то вполне эффективными могут быть звонки руководителя опоздавшему сотруднику: узнать, где он находится в данный момент, и уточнить, когда он будет на рабочем месте. И не стоит пренебрегать этим средством — данный метод показывает хорошие результаты на практике, ведь внимание руководства при эффективно выстроенной системе управления в компании всегда дисциплинирует сотрудников.

Смотрите также: Эффективное информационное взаимодействие сотрудников: кейс от Хоум Кредит Банк

Хорошо работать могут и средства поощрения. Так, число опозданий может значительно сократиться, если руководство добавит какой-то коэффициент к ежемесячной, ежеквартальной или годовой премии тем сотрудникам, которые за указанный период времени ни разу не опоздали на работу.

В целом, одного единственно верного и правильного решения в борьбе с опозданием сотрудников нет. Важен взвешенный, рациональный и комплексный подход с учётом специфики организации, вида ее экономической деятельности, а также профессионального уровня сотрудников, их компетенций, навыков и опыта.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна