«Цифровые решения в кадровом администрировании Forte» – цифровизация всех HR процессов

Нам было необходимо провести цифровизацию наших «бумажных дел» и оптимизировать работу кадровой службы. Главное, что хотелось добиться с помощью проекта, это цифровизация HR процессов, доступность и прозрачность работы, удобство системы для каждого работника, сокращение бумажного документооборота, оптимизация времени на проведение учета персонала.

Также нам хотелось добиться:

• Экономии временных и трудовых ресурсов;
• Автоматизации и роботизации всех процессов кадрового администрирования и учета персонала;
• Доступности и прозрачности процессов для каждого работника;
• Возможности визуализировать основные HR метрики.

Кроме того, была поставлена задача перейти на 100% электронный кадровый документооборот с использованием ЭЦП НУЦ РК.

В условиях активного развития и роста ForteBank цифровизация HR процессов была необходима как воздух. С внедрением цифровых инструментов современного учета персонала: системы электронного кадрового документооборота, роботизированных процессов и дэшбордов, для всех сотрудников компании появилась доступность, прозрачность и удобство процессов.

Особенностью данного проекта является то, что аналитиками внедряемых автоматизированных процессов выступали кадровые работники, ранее не обладавшие опытом в построении процессов и автоматизации, без отрыва от основной деятельности: процессы не являются готовым решением внешних поставщиков, каждый из них был создан с учетом требований внутренних документов банка, маршрутов согласования с максимальным внедрением сервисов, упрощающих работу сотрудников HR.

На начальном этапе автоматизации в банке, для определения приоритетных процессов, было проведено внутреннее исследование по определению процессов с наибольшей частотой запусков и распространением на всех работников. По итогам работы было определено, что кадровые процессы с частотой запусков свыше 26,5 тысяч в год и полным охватом всего персонала банка являются приоритетными.

Каждый из процессов был изучен с точки зрения трудозатрат, времени прохождения процесса, экономического эффекта от автоматизации, оптимизации количества участников. Все эти данные отражены в паспорте процесса.

Рабочей группой была разработана специальная матрица согласующих ролей для каждого из процессов, чтобы работники, запуская заявку, не задумывались, кого необходимо выбрать в маршруте для согласования.

При запуске в эксплуатацию каждого из процессов, направлением по работе с персоналом проводились демо-сессии для руководителей подразделений, тренинги для работников HR подразделений филиалов-участников процессов. В корпоративной почте и в корпоративной социальной сети Yammer были размещены инструкции пользователя новой цифровой системы.

Автоматизация процессов в Банке проводилась в несколько этапов. Целью первого этапа, который пришелся на 2019-2021 года, был запуск проекта по автоматизации процессов. Он включил в себя проведение работ по выбору программного обеспечения для построения электронного документооборота (BPM Camunda), разработку технических заданий и карт процессов, утверждения паспортов процессов Операционным комитетом, технического исполнения процессов и осуществление комплесного тестирования. По мере выполнения этих работ последовательно осуществлялись запуски в эксплуатацию разработанных процессов: «Командирование работников», «Прием на работу», «Отпуск», «Перевод/перемещение», «Расторжение трудового договора», «Распорядительные документы HR», «Изменение учетных данных».

После каждого года эксплуатации проводились опросы пользователей, и на основе полученной обратной связи готовились релизы процессов, разрабатывались улучшения, новые сервисы и устранялись недочеты, выявленые при эксплуатации.

В период пандемии скорость реализации наших процессов была значительно увеличена, так как многие сотрудники работали в удаленном формате и кадровый документооборот с применением ЭЦП стал крайне востребованным.

Целью следующего этапа, начавшегося в 2021 году, стала роботизация рутинных кадровых процессов и визуализация статистических HR метрик. Внедрение RPA роботов положительно отразилось на экономии времени, а исключение рутинного ручного труда значительно сократило факты выгорания работников. Сотрудники положительно оценили простоту и качество наших роботов, отмечая, что их появление значительно упростило ряд процессов, таких как предоставление табеля учета рабочего времени или продления сроков трудового договора.

В середине 2021 года началась работа по автоматизации отчетов по персоналу на базе IBM Cognos и визуализации HR метрик. Были разработаны и внедрены дэшборд-панели по статистическим данным, по движению персонала, отпускам и командировкам работников. В настоящее время идет работа над визуализацией единого дэшборда, отражающего параметры рекрутмента, адаптации, C&B и учета персонала.

В настоящее время мы продолжаем доработку и улучшение уже действующих процессов и занимаемся созданием новых.

В банке успешно внедрен электронный кадровый документооборот, отвечающий всем современным требованиям в части технологий и соблюдения трудового законодательства.

При разработке всех кадровых процессов учтены общие факторы:

Автоматизированы 8 процессов:

1. Прием на работу
2. Перевод/перемещение (4 885 завершенных запусков за 2022 год, 3 712 запусков за 2023 год, оптимизация времени на процесс составила 44%).
3. Отпуск (осуществлено 13 871 запусков за 2022 год, 9 760 запусков за 2023 год, оптимизация времени на процесс составила 76%).
4. Командирование работника (осуществлено 1 133 завершенных запусков за 2022 год, 1 435 запусков за 2023 год, оптимизация времени на процесс составила 76,3%).
5. Расторжение трудового договора (осуществлено 1 063 завершенных запусков за 2022 год, 731 запуск за 2023 год, оптимизация времени на процесс составила 38,6%)
6. Изменение учетных данных (осуществлено 854 заявки за 2022 год, 1126 запусков за 2023 год, оптимизация времени на процесс составила 32%).
7. Распорядительные документы HR (6 558 завершенных запусков, 5 781 запуск за 2023 год, оптимизация времени на процесс составила 56%).
8. Создание/отмена общего профиля замены (более 7000 запусков за 2023 год).

Реализован проект по роботизации рутинных кадровых процессов на базе RPA:

1. Сверка табеля учета рабочего времени (Оптимизация 48 часов в месяц);
2. Перенос данных по кадровым мероприятиям (прием работника, перевод/перемещение, социальные отпуска работников) на портал ENBEK.KZ (Оптимизация 68 часов в месяц);
3. Продление срока трудового договора (Оптимизация 46 часов в месяц);
4. Контроль графика отпусков работников (Оптимизация 32 часа в месяц).

Что дала Банку роботизация рутинных процессов?

• освобождение сотрудников от рутинного труда;
• возможность запланировать время и периодичность запуска роботов;
• отсутствие ошибок учета, вызванных «человеческим фактором»;
• гибкость в построении алгоритмов работы роботов.

Осуществлена визуализация на дэшборде статистических HR метрик. В их числе план/факт численности, количество мужчин и женщин, информация по возрасту, стажу и образованию сотрудников, данные по численности сотрудников по кураторам, блокам, подразделениям; данные по приемам, расторжениям ТД, переводам/перемещениям, отпускам и командировкам в разрезе блоков, филиалов, подразделений; информация по текучести персонала в разрезе возрастных групп, стажа работы в банке, грейдов, блоков, филиалов и подразделений; данные по подбору персонала и результаты адаптации персонала. Реализация дэшбордов позволила автоматически предоставлять пользователю актуальную информацию, касающейся персонала, на выбранную дату.

• Снижение общих расходов на бумажную продукцию на 23% (или 28 тысяч пачек бумаги);
• Внедрение электронного архива позволило задействовать архивные площади на архивы бизнес подразделений;
• За период цифровизации процессов штатная численность работников Учета персонала не изменился, при том что штатная численность Банка за этот период выросла на 200 единиц: 7 сотрудников учета персонала осуществляют администрирование более 4 тысяч штатных единиц;
• Полученный в процессе цифровизации опыт сотрудников компании позволяет проводить доработки действующих процессов и создание новых роботизированных процессов своими силами, не привлекая подрядной организации.
• Рост индекса лояльности (eNPS) составил 16% за 8 месяцев 2023 года.