10 способов справляться с делами быстрее

Хорош тот работник, который хочет быстрее справиться с имеющимися делами. Но плох тот, кто стремится сделать это в ущерб качеству или своему здоровью, кто берется за все и сразу, быстро сгорая и даже не замечая этого, впоследствии уходя в прокрастинацию и съедая себя за, как ему кажется, недостаточное стремление к совершенству. Предлагаю 10 способов, которые помогут сделать работу в короткие сроки, но сохранив ее качество и свое здоровье.

1. Залог успеха - планирование

В постоянном потоке входящих задач легко упустить важное. Это особенно важно, если ты часто работаешь с финансами, важными документами. Поэтому я настоятельно рекомендую: планируй свой день, фиксируй план на бумаге, планшете и следуй ему.

Читайте также: Прокрастинируют все!

Это поможет оценить фронт работ и уделить каждой задаче время. Если заниматься планированием своей жизни (не только рабочей), может оказаться, что времени хватит и на труд, и на спортзал, и на развлечения, и на семью.

2. Расставляй приоритеты

Определяй важные дела и мелкие, выделяй рутинные. Я часто сталкиваюсь с тем, что люди выделяют время на мелкие дела, забывая про важные. В итоге, все время работают в авральном режиме. Сортируй свои дела по приоритетам. Ученые доказали, что качественно и быстро человек может выполнить не больше 3 серьезных задач и 2-3 мелких.

Гуру планирования и приоритизации распределяют задачи по дням недели и даже по часам. Начинай свой день с самой сложной работы, когда мозговая активность на пике. После 12-13 часов работоспособность снижается.

К слову, Закон Паретто гласит, что 20 процентов наших действий эффективны на 80 %, тогда как остальные 80 – лишь на 20.

3. Нет многозадачности

Из предыдущего пункта исходит этот. Расставив приоритеты, следует решать задачи поэтапно, шаг за шагом, а не делать 5 дел одновременно. Это неэффективно и, как показывает практика, требует больше времени.

В случае, когда лишние дела подкидывают коллеги или начальник, лучше сказать твердое «нет» или сослаться на отсутствие соответствующих компетенций.

4. Ешь слона по чуть-чуть

Даже самая сложная задача решается куда быстрее, если разбить ее на более мелкие и легкие. Попытка объять необъятное приведет к профессиональному выгоранию и даже к проблемам с психикой. Поэтому разбей свои проекты на более мелкие задачи. К каждой задаче пропиши ежедневные действия. Так легче двигаться к результату.

5. Записывай важную информацию

Я люблю говорить, что даже самый тупой карандаш надежнее самой острой памяти. Тот объем информации, который нам поступает ежедневно, невозможно запомнить. Пользуйся ежедневником или блокнотом в телефоне.

6. Дай отпор ворам времени

Данный совет актуален не только для офисных работников, но и для фрилансеров. В обоих случаях людей окружают так называемые воры времени (болтливые коллеги, социальные сети, бесцельный интернет-серфинг, перекусы), которые нужно научиться игнорировать в определенное время и на определенный срок.

Спорным моментом является почта. Но и тут есть правило. На проверку писем стоит отвести пару минут днем, в обед и вечером. Так будет сложно пропустить важные письма. Это же касается телефонных звонков. Личным удели время после работы, а деловые принимай дозированно.

7. Долой прокрастинацию

Обрати внимание на откладывание дел «на потом». Это может быть вредная привычка и с ней нужно работать. Или же это признак эмоционального выгорания. Тогда нужно пересмотреть свой подход к работе и отдыху.

8. Отслеживание успехов

Следи за своими успехами. Так тебе будет проще видеть свой прогресс и поддерживать рабочий настрой. Если тебя не устраивает полученный результат, ты всегда может скорректировать свои действия.

9. Перфекционизму нет

Стремление все сделать идеально съедает неимоверное количество времени. И, зачастую, никому не нужно, кроме перфекциониста. Лучше достигнуть определенных задачей критериев качества и приступить к другому делу, чем сидеть до ночи над одним пунктом списка запланированного.

10. Режим труда и отдыха

Пользуйся «техникой помидора». Суть в том, чтобы разбить время выполнения работы на двадцатипятиминутные интервалы, между которыми будет 5 минут отдыха. После одного подхода по четыре раза перерыв увеличивается в 3-6 раз (продлевается до 15 минут-получаса).

Промежутки отдыха лучше всего посвятить посвятить физическим упражнениям либо гимнастике глаз (особенно актуально для работников, проводящих большую часть времени за компьютером). Отдохнувшие мозг и тело – лучшие друзья того, кто хочет быстрее разобраться с делами. Кроме того, если нет предпосылок, не стоит задерживаться после окончания рабочего дня.

Смотрите также: HR & Trainings EXPO: что узнать сегодня для успеха завтра