Роботы-помощники для HRD: умная оптимизация ФОТ

В ответ на новые вызовы всегда появляются инновационные технологические решения, сервисы и продукты, приносящие быстрые позитивные бизнес-эффекты.

Совершенно очевидно, насколько важным к 2024 стало реальное снижение операционных затрат. И лучшим инструментом, чтобы удовлетворить актуальные требования бизнеса к HR, могут стать роботы.

Robotic Process Automation (RPA) – это виртуальные помощники, способные имитировать действия на пользовательском экране. Основная цель их использования – автоматизация однообразных операций, часто встречающихся в бизнес-процессах. RPA позволяют передать роботам выполнение монотонных задач, освободив персонал для работы над другими, требующими более творческого подхода.

Программные роботы могут осуществлять контроли, участвовать в управлении поставками и логистикой, а также автоматизировать процесс создания и подачи отчетности. Главный плюс программных роботов – возможность управлять приложениями через стандартный пользовательский интерфейс. Они не требуют каких-либо специальных настроек обычного программного обеспечения, взаимодействуя с офисными приложениями так же, как это делает человек. Только более четко, быстро и дёшево.

В качестве наиболее очевидных и быстрых бизнес-эффектов, входящих в KPI HRD, стоит отметить следующие:

• Снижение количества ошибок, штрафов и других спровоцированных «человеческим фактором» рисков и сокращение связанных с ними финансовых потерь
• Повышение качества бизнес-процессов: RPA позволяют корректировать их точечно, не трогая основные корпоративные системы
• Оптимизация трудозатрат и себестоимости операций: каждый из роботов способен сберегать от 0,5 до 5 FTE, при этом при грамотной настройке на 1 лицензии может последовательно работать множество процессов
• Оперативное внедрение – от 2 недель и невысокая стоимость – от 500 тыс. руб., т.е. меньше годового ФОТ 1 сотрудника стартовой позиции

Дополнительно стоит отметить создание положительных бизнес-эффектов от внедрения технологий в компании, улучшение SLA и информационной безопасности при работе с конфиденциальными данными и доступами, которые наверняка оценят сотрудники различных подразделений.

В работе нашего собственного ОЦО, обслуживающего более 120 тысяч сотрудников заказчиков, успешно роботизирован широкий спектр бизнес-процессов и достигнута многомиллионная ежемесячная оптимизация. Наши RPA:

• Участвуют в кадровом администрировании
• Формируют автоматические выгрузки
• Актуализируют списки статистических форм
• Работают с обращениями из колл-центра
• Оформляют отпуска
• Следят за различными изменениями по программам ДМС
• Мониторят результаты акций для персонала
• Напоминают о приближении сроков оплат
• Автоматически печатают нужные документы из Outlook

Кроме того, к успешным внутренним кейсам могу отнести также оптимизацию работы бухгалтерии и казначейства за счёт роботизации необходимых, но совершенно не творческих операций. Там роботы используются:

• Для проводок
• Для формирования актов сверки
• Для мониторинга статуса закрытия
• Для подбора документов в рамках требования ИФНС
• Для сверки остатков
• Для анализа счетов
• Для запросов актов сверки и направления уведомлений об их обработке

К очевидным преимуществам RPA-систем можно отнести и то, что существует широкий ряд российских платформ для разработки роботов, которые параллельно с основными также решают и внутренние задачи бизнеса по импортозамещению ПО.

У них есть документация и поддержка на русском языке, так что интеграция системы в корпоративный контур проходит быстро. Да и требования к работающим над проектом специалистам упрощаются.

Кроме того, отечественные роботы хорошо работают с российскими системами бухгалтерского учета, «понимают» специфику принятого у нас документооборота. Что, конечно, очень важно, поскольку именно финансы и HR – это кандидаты № 1 на роботизацию в организации любого масштаба и профиля. Именно на этих функциях, благодаря роботизации, может достигаться наиболее существенная экономия.

Безусловно, как и в любом деле, здесь важен опыт и знание деталей. Я бы рекомендовал обращаться к опытным интеграторам: они сделают и настроят всё так, чтобы RPA максимально отвечала потребностям именно вашей компании. Фактически вы приобретете нового «многорукого» и «многомозгого» члена команды, который будет «играть» на стороне HRD – на вашей стороне.

Причем главной задачей и смыслом «жизни» такого «сотрудника» будет выигрывать для вас самые важные в непростых экономических условиях ресурсы: время, деньги и человеческую продуктивность. Роботы освободят вам руки, позволяя «двигать горы», решать стратегически значимые для компании задачи и создавать реальную стоимость бизнеса.