Повышение эффективности кадровой службы в новых условиях

Сегодня внедрение кадрового электронного документооборота является одним из главных инструментов эффективного управления бизнесом. Он позволяет оптимизировать процессы поиска, обработки и утверждения документов, а также прослеживать статус каждого файла и историю его изменения, что приносит бизнесу множество преимуществ. Во-первых, КЭДО существенно сокращает время поиска и подготовки документов, что позволяет сотрудникам эффективнее распределять ресурсы и сосредотачиваться на ключевых задачах. Во-вторых, вся информация хранится в централизованной системе, позволяя осуществлять быстрый доступ к необходимым данным и исключая потерю или применение неверной информации. Также электронный документооборот позволяет сократить расходы на бумагу, печать и почтовые расходы.

Однако необходимо помнить и о некоторых недостатках, таких как возможность потери данных в случае несанкционированного доступа к системе и дорогостоящий процесс внедрения. Для достижения максимальной эффективности используются различные инструменты, такие как системы управления контентом, системы электронной подписи и роботизированные процессы. Это играет особенно важную роль в настоящее время, поскольку позволяет быстрее взаимодействовать с сотрудниками, работающими в удаленном режиме.

Мобилизация была одним из наиболее важных и сложных процессов, с которыми пришлось столкнуться кадровикам в 2022 году по большей части из-за того, что со многими работниками трудовой договор необходимо было приостановить в короткие сроки. Для того, чтобы в таких случаях сделать процедуру приостановки договора проще, стоит заранее озаботиться разработкой локальных актов, регулирующих эти процессы.

Мобилизация также привела к потере персонала и понижению производительности, поэтому работодатель должен быть готов оперативно найти способы замены персонала и поддержания жизнеспособности компании. Проще всего это сделать, имея кадровый резерв. Кроме того, необходимо обратить особое внимание на соблюдение правил и регламентов, касающихся мобилизации, чтобы предотвратить возможные нарушения прав военнообязанных сотрудников. Не стоит забывать и про проработку регламента процедуры передачи дел, чтобы в случае быстрой мобилизации важная информация не пропала.

В 2023 году в законодательстве произошли изменения, регламентирующие подачу отчетности в СЗВ-ТД. Теперь кадровая служба должна подавать отчетность в СЗВ-ТД при заключении и расторжении трудового договора. Эти требования будут касаться и взаимодействия с сотрудниками, оформленными по договору ГПХ, что особенно актуально в период роста популярности удаленного формата работы. Также придется ежемесячно отправлять новый отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах» в налоговую инспекцию — в него включаются расчеты по взносам и данные по выплатам и вознаграждениям.

Чтобы упростить процедуры подачи отчетности и не допустить хаоса, необходимо регламентировать локальные акты по их проведению. Для этого нужно заранее разработать рамочные договоры, внутри которых будет указываться список выполненных работ или оказанных услуг. Таким образом, объем нагрузки на отдел кадров не будет увеличен, а отчетность будет подаваться системно.

Особое внимание стоит уделить работе с сотрудниками, осуществляющими свою деятельность из-за рубежа. Взаимодействие с ними необходимо грамотно оформить с точки зрения российского законодательства. Закон РФ не предполагает возможности оформить работника, находящегося за границей, по ТК РФ. Соответственно, взаимодействие с таким персоналом возможно либо в рамках ГПХ или если работник оформлен как самозанятый. Однако следует помнить, что сотрудник может продолжить трудовые отношения в качестве самозанятого с компанией, где он ранее работал по трудовому договору РФ, только через два года после своего увольнения.

Повышение эффективности работы кадровой службы в 2023 году является важным и необходимым шагом для улучшения работы компании в целом. Реализация описанных выше мероприятий позволит повысить производительность труда и оптимизировать процессы управления персоналом.