Почему рекрутер так долго закрывает вакансии? Все дело в коммуникациях

Устные договорённости. Нередкий пример, когда запросы на подбор, ответ по кандидатам или время возможной встречи озвучиваются руководителем на совещании, планёрке или на корпоративной кухне. Кажется, что все друг друга поняли, и работа по найму идёт как надо. Но с таким подходом важную информацию, доводы «за» и «против» можно упустить, как и ценного кандидата.

Коммуникабельность. Она нередко хромает в процессе работы над вакансией и у рекрутера, и у руководителя: заявка на подбор поступила, но важные факты не уточнили на отдельной встрече, подборка резюме отправлена — но без комментариев, профессионального заключения, а заказчику кажется исчерпывающим написать в ответ - «ок», хотя от его экспертного мнения зависит, какой человек попадёт в его команду и какие результаты она будет приносить в будущем.

Размытие каналов коммуникации. Типичная «болезнь» среднего и крупного бизнеса — есть принятые инструменты рабочего общения, однако к каждому отправленному письму или действию в корпоративной системе работы нередко отправляется догоняющее сообщение «в личку», ежедневные напоминания, звонки. Удобство мессенджеров неоспоримо, и я на этом остановлюсь дальше, но не стоит их расценивать как фундаментальную площадку, где принимаются важные для бизнеса решения.

Невысокая скорость реакции. Немало руководителей убеждены, что ответственность за поиск человека в команду — исключительно забота рекрутера. По этой же причине согласование резюме, оценка портфолио или выбор времени для будущего интервью делается руководителем по остаточному принципу или становится на паузу длинной в несколько дней, что непозволительно.

Первым шагом стоит признать, что идеальных рабочих коммуникаций не бывает. Но любой процесс подбора можно улучшить и провести аудит коммуникаций: как, где и сколько времени занимает рабочее общение участников процесса найма на каждом этапе воронки подбора.

Вот план для анализа:

● Сколько дней занимает подбор релевантных резюме?

● Где эту подборку отправляете на согласование руководителю, сколько дней потребовалось для ответа заказчика?

● Были ли договорённости о дедлайнах, пришлось ли напоминать о них, где это делали?

● Как договариваетесь о собеседовании: по открытому календарю, в личном сообщении или письме? Сколько времени нужно для выбора подходящего слота? Как напоминаете о будущей встрече, сколько раз и с какой периодичностью?

● Решение по кандидатам: когда собираете обратную связь — сразу после каждого интервью, выбираете время для статус-чека, сколько времени занимают договорённости о дате встречи, где и как их ведёте, где фиксируете результаты?

● Есть ли случаи отказа со стороны кандидатов? На каком этапе воронки подбора, по какой причине и когда это произошло?

Вы можете дополнить этот план и, например, сравнить, сколько времени вы потратили на коммуникации по согласованию резюме, портфолио и принятие решения по кандидату, остался ли этот кандидат в компании и какие результаты он показывает, не оказался ли выбор поспешным.

Если в компании утверждены целевые сроки найма, выделите случаи отклонения от ключевой HR-метрики, по каким вакансиям и в работе с каким заказчиком это произошло, как часто случаются «рецидивы».

Обозначайте проблемы коммуникаций участникам процесса подбора на цифрах и прямо называйте причины их возникновения, говорите о том, к каким последствиям это привело. Подкрепите анти-кейсы рыночной аналитикой рынка труда, чтобы развенчать миф о том, что рынок труда — это клондайк релевантных кандидатов и тратить нерационально много времени на утверждение резюме уже ненормально. Рынок труда настолько ограничен, что согласно исследованиям, на одну вакансию приходится только 3,1 резюме, а в некоторых отраслях и вовсе меньше двух.

Но тут есть повод для хороших новостей: любой кризис, выявленный и проанализированный, всегда становится причиной качественных изменений. Тут важно сделать важные выводы из прошлого опыта работы и подойти к выбору софта для обновлённого процесса

Выбирайте специализированные ИТ-решения

Использование специальных рекрутинговых CRM-систем — мастхэв, когда нужно перезапустить процесс найма в компании, а вместе с ним и работу заказчика с рекрутером. Причём использование таких решений — растущий тренд в России последние годы, несмотря на все кризисные события последних лет.

Наибольшее количество вакансий для экспертов по HR-автоматизации за первое полугодие 2023 года разместили ретейловые компании, девелоперы, ИТ-бизнес, логистические компании, производители продуктов питания. Именно в таких компаниях, как правило, одному рекрутеру приходится работать сразу с несколькими заказчиками подбора, а значимость слаженных коммуникаций участников процесса найма имеет большое значение.

Взгляните на мессенджеры по-новому

Рекрутинговые CRM-системы подключены интеграции со многими популярными корпоративными каналами коммуникаций: теми же мессенджерами, сервисами видеоконференций, почтовыми приложениями и календарями. А ещё технологии помогают сохранять все частные переписки в одном месте, например, в истории кандидата, если велось его согласование. Бонусом участники команды подбора получают возможность сохранять контакты кандидатов в одном приложении, а не в личном смартфоне, и могут осознанно работать с персональными данными соискателей в рамках законодательства.

Автоматизируйте напоминания и делайте их заботливыми

В современном мире мы привыкли получать автоматические уведомления, например, о совершённой покупке, дате доставки заказа, покупке авиабилетов. И такие уведомления о совершённых или будущих событиях в процессе подбора могут значительно улучшить совместную работу по найму, сделать её комфортной. Чтобы исключить волнение и казусы с собеседованиями, посмотрите на возможности корпоративного софта и конкретной рекрутинговой системы, настраивайте автоматические напоминания, уведомления руководителям о собеседованиях, проявляйте заботу в своих коммуникациях и формируйте позитивный опыт участия в процессе подбора людей.

Оценивайте изменения не ощущениями, а фактами и цифрами

Как понять, что обновлённый подход работает, а все изменения внедрены не зря? Ответ прост — смотрите на динамику ключевых HR-метрик в целом и показатели конкретных этапов подбора в той же рекрутинговой CRM-системе или стройте расчёты по выгруженным данным из неё. Например,

• как изменился срок согласования резюме кандидатов
• сколько времени занимает принятие решения по кандидату
• как изменилась скорость закрытия вакансии
• сколько дней теперь занимает подбор сотрудника в конкретную команду
• изменилась ли качество найма: какие показатели «текучки» на испытательном сроке
• возможно, есть особенный кейс или достижение: хантинг топового специалиста за Х дней, найм персонала в новую команду «под ключ» или что-то ещё.

Цифры и факты — убедительное доказательство, что коммуникации рекрутера и заказчика играют важную роль в том, как и каких нанимает людей компания на рынке, сколько это стоит.

1. Рекрутер и нанимающий руководитель — партнёры, а не борющиеся стороны. Поэтому если компании хотят усилить тактику найма на дефицитном рынке труда, начните с ревизии внутренних процессов и обновления коммуникаций участников процесса найма, договоритесь о новых правилах игры.
2. Автоматизация рекрутмента — необратимый тренд, и время «пионеров» на самом деле уже прошло. На технологические решения сейчас переходят даже консервативные индустрии, в том числе, госорганы. Дефицитный рынок труда подстёгивает быстрее принимать решения по кандидатам и выходить с оффером раньше конкурентов.
3. Любой кризис — повод для качественных изменений, смены привычек и возможность посмотреть на устоявшиеся подходы по-новому. Когда прежние форматы коммуникаций приносят больше проблем, чем пользы, — инвестиции в обновления рекрутмент-процессов становятся критически необходимыми, чтобы бизнес смог удержаться и нанимать персонал на стагнирующем рынке труда.