Основы кадрового делопроизводства: что важно знать современному HR-у

Какие нормативы эйчар должен знать, разбуди его среди ночи, какие  документы оформлять в обязательном порядке – основными правилами с порталом HR-tv.ru поделилась  HR-менеджер call-центра Kolocall Юлия Рябикина .

Ранее мы с вами уже коснулись темы профессионального стандарта «Специалиста по управлению персоналом» , в котором документационное обеспечение работы с персоналом выделено в  отдельную трудовую функцию.

Документальное оформление всех кадровых процессов, происходящих в организации, требует наличия определенных знаний и умений. HR занимается не только заполнением унифицированных форм учетной документации, но и ведет трудовые книжки, оформляет трудовые договоры, контролирует своевременность и правильность выполнения всех стандартных кадровых процедур: приема на работу, увольнения, предоставления отпуска, направления в командировку и не только. Кадровое делопроизводство в условиях современной организации — непростая работа, особенно если речь идет о развивающейся компании, штат которой постоянно расширяется.

Что нужно знать HR-у , чтобы полноценно справляться с повседневной работой?

Законодательное регулирование кадрового делопроизводства осуществляется с учетом целого ряда нормативных документов:

- Трудового кодекса РФ, регламентирующего все этапы трудовых отношений между работодателем и работником;

- Постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 («Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»);

- Инструкции Генштаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях;

- Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 («О трудовых книжках»);

- Постановления Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 («Об утверждении Инструкции по ведению и заполнению трудовых книжек»);

- Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68;

- Государственных стандартов ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») и ГОСТ Р 7.0.8-2013 («Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Смотрите видео: Профстандарты

Важно, чтобы сотрудник, занимающийся кадровым делопроизводством, хорошо знал:

- Порядок составления, утверждения, ведения и хранения документов, которыми оформляются кадровые процедуры;

- Основные методики и технологии анализа и систематизации информации;

- Порядок учета движения персонала и составления отчетности;

- Нормативные акты РФ, устанавливающие права и обязанности профсоюзов, государственных органов, коммерческих организаций в сфере предоставления и оформления учетной документации;

- Нормативные акты, содержащие нормы трудового права;

- Законодательство РФ о порядке предоставления, хранения и обработки персональных данных;

- Порядок расчета компенсаций, льгот, пенсий и других видов выплат;

- Правила расчета страхового и отпускного стажа работников;

- Локальные нормативные акты, номенклатуру дел и структуру организации;

- Основы архивного законодательства;

- Базовые основы информатики, правила работы с информационными системами;

- Нормы делового общения и этики.

Кроме этого, профстандарт указывает на необходимость наличия у специалиста по документационному обеспечению работы с персоналом определенных практических навыков, например:

- Оформления кадровой документации в соответствии с локальными нормативными актами и общими требованиями трудового законодательства РФ;

- Ведения учета и регистрации кадровых документов на материальных носителях и в информационных системах;

- Оформления отчетов и учетной документации, предоставляемой в профсоюзы, госорганы и т. д.;

- Организации хранения кадровой документации в соответствии с требованиями архивного и трудового законодательства РФ, а также локальными нормативными актами работодателя;

- Анализа кадровых документов и переноса информации в базы данных;

- Работы с программами по ведению статистики;

- Ведения деловой переписки;

- Выявления ошибок, недостоверной информации, неточностей и исправлений в официальной документации;

- Определения легитимности документов;

- Анализа правил и процедур, регулирующих права и обязанности государственных органов и коммерческих организаций в вопросах обмена кадровой документацией;

- Контроля присутствия работников на рабочем месте.

HR-менеджер, в должностные обязанности которого входит документационное обеспечение работы с персоналом, также разрабатывает и ведет пакет документов, связанных с приемом на работу новых сотрудников . В данных пакет входят:

- Резюме, анкеты, тесты претендентов;

- Результаты мониторинга рынка по заработным платам;

- Списки вакансий и функциональные обязанности;

- Положение о приеме, испытательном периоде и увольнении работников;

- Договора с кадровыми агентствами на предоставление услуг по подбору персонала;

- Прочие Положения, действующие на предприятии.

Читайте также: Новые профстандарты: как подготовились HR-ы

HR-менеджер также проектирует и реализует программу внутреннего PR, нацеленную на развитие корпоративной культуры и внутренних коммуникаций . Для этого создается ряд документов:

- Корпоративный кодекс (базовые принципы и ценности, лежащие в основе деятельности компании; стандарты поведения, принятые в компании).

- Управленческий кодекс предприятия.

- Положение о структурных подразделениях.

- Положение об оплате труда.

- Положение о премировании, учете дополнительных льгот, компенсаций и поощрений.

- Корпоративные издания (газеты, новостные листки): они выполняют функцию канала внутрикорпоративной коммуникации.

- Документы, связанные с организацией досуга и прочими корпоративными мероприятиями.

Следующая область, где необходимо вести учет документов – оценка и аттестация персонала . Объем работы в этой области зависит от того, какова специализация фирмы. Так, в крупных сетевых холдингах, занимающихся торговлей, в IT-компаниях и иностранных представительствах аттестация действительно является мощным рабочим ресурсом. И количество документов, требующих обработки велико.
Это могут быть:

- Положение об оценке персонала;

- Оценочные листы для специалистов и руководителей либо бланки оценки;

- Положение об аттестации персонала;

- Аттестационная характеристика (карта личности);

- Аттестационный лист.

И еще одна область, требующая учета документов – это система обучения персонала . Компании, не имеющие корпоративного университета или внутренних тренеров, обращаются к внешним провайдерам образовательных услуг. В связи с этим оформляются следующие документы:

- Результаты мониторинга рынка провайдеров образовательных услуг;

- Образцы документов, получаемых на выходе (дипломы, сертификаты, удостоверения и т.п.);

- Договоры с обучающими организациями.

Читайте также: Убийцы корпоративной культуры и 8 правил ее спасения

Какие кадровые документы обязательно должны быть в компании?

В компании должны быть следующие документы:

Обязательные документы:

Учредительные документы

Трудовые договоры

Штатное расписание (форма Т-3)

Табель учета рабочего времени (форма Т-13)

Правила внутреннего трудового распорядка

Документ о защите персональных данных работников (положение)

График отпусков (форма Т-7)

Личные карточки (форма Т-2)

Приказы . Например, о приеме работника (форма Т-1), о приеме работников (форма Т-1а), о предоставлении отпуска (форма Т-6), о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11), о поощрении работников (форма Т-11а), о командировке работника (форма Т-9), о командировке работников (форма Т-9а), о переводе работника (форма Т-5), о переводе работников (форма Т-5а), о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8), о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др. ( утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.)

Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)

Журналы (книги) регистрации приказов, командировочных удостоверений, заявлений, трудовых договоров, учета сверхурочных работ

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Трудовые книжки

Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

Читайте также: Инвалид в штате: льготы по налогам и нюансы с документами

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:

Коллективный договор - обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.

Положение об оплате труда и премировании - обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.

Должностные инструкции - обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.

Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы - обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.

График сменности - обязателен при наличии сменной работы.

Положение о коммерческой тайне - обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.

Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда - при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Если у вас каких-то из перечисленных документов нет, то их нужно непременно завести, при необходимости утвердить, как положено, ознакомить работников письменно. И помним, что согласно ст. 68 ТК РФ до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Ответственность за нарушение трудового законодательства

Кадровое делопроизводство напрямую связано с безопасностью предприятия. Ошибки в этой сфере могут обойтись компании очень дорого. Конфликты с трудовой инспекцией, связанные с нарушением ведения кадрового делопроизводства, влекут за собой большие материальные потери.

С января 2017 года размеры штрафов инспекции по труду значительно возросли. Последние изменения в КоАП РФ позволили применить методику диверсификации ответственности. Был расширен перечень противоправных деяний, за которые представителям юридических лиц придется оплатить штраф от трудовой инспекции, назначенный в 2017 году.

Ранее действующие административные предписания, предусматривающие наказание за нарушение трудового законодательства, были собраны в общих нормах ст. 5.27 КоАП РФ. До 2017 года инспектор, проводящий проверку и обнаруживший нарушения, мог применять санкции и назначить штраф не более 50 000 рублей за все нарушения в совокупности.

Преобразование административного законодательства позволило дополнить КоАП РФ статьями, описывающими отдельные составы правонарушений в сфере охраны труда. Максимальная сумма штрафной станции была увеличена в 2 раза и составила 100 000 рублей.

Меры по увеличению размеров отдельных штрафов помогли снизить количество зафиксированных трудовых правонарушений. Работодатели, вынужденные платить серьезные штрафы за нарушение прав своих сотрудников, стали более осмотрительными и внимательными к персоналу.

Преобразованию подверглись нормы о сроках давности, установленных для привлечения работодателей к административной ответственности. Ранее начальники, допустившие ущемление интересов сотрудников, могли быть подвергнуты административному наказанию за нарушения трудового законодательства в течение 2-х месяцев.

В настоящее время закон продлил срок давности до 1 года, что позволило применять меры наказания к руководителям, уклоняющимся от ответственности длительный срок.

Таким образом, работа с кадрами включает организацию системы управления, регламентирует трудовой процесс. Предъявляемые к работникам четкие требования и задачи накладывают на них обязательства по исполнению трудовых отношений. Грамотное оформление правового статуса отношений с работниками становится для работодателя выгодным процессом. Во-первых, работодатель получает право требовать от сотрудников четкого выполнения своих должностных обязанностей, а при уклонении от работы применять санкции. В свою очередь сотрудники осознают ответственность работодателя и чувствуют свою социальную защищенность.

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна