10 основных задач, которые решает HRM-система

Изначально автоматизированные системы управления персоналом ( HRM-системы ) были созданы для хранения данных сотрудников и формирования платежных ведомостей. Со временем они развились во многофункциональные платформы автоматизации HR и рекрутинг-процессов: онбординга, оффбординга, найма, учета рабочего времени, управления производительностью, оценки лояльности сотрудников и т.д. Каким образом HRM-система способна перебрать на себя часть ежедневных задач HR-менеджера и рекрутера? Рассказываем подробнее в статье.

Эффективный онбординг

Людей встречают по одежке, а сотрудники компанию — по онбордингу :) Это первые впечатления, которые получает ваш новый специалист. И от этого мнения зависит, как быстро работник вольется в команду, разберется с рабочими задачами, процессами и даже как долго будет работать. 35% новых сотрудников увольняются в среднем после первых 45 рабочих дней! Доминирующая причина — неудовлетворительный онбординг. Только 12% сотрудников отмечают, что компания действительно постаралась и провела процесс онбординга хорошо. Увеличить этот показатель и провести процесс знакомства с компанией на все 100% эффективно поможет система управления персоналом ( HRMS ).

Определенные HRM-платформы, такие как PeopleForce , позволяют начать процесс онбординга до даты выхода сотрудника на работу. Это помогает HR-менеджеру заблаговременно и не спеша составить план вливания специалиста в коллектив и в рабочие процессы, а для нового сотрудника — действенное подтверждение, что ему рады и его ждут на новом месте.

Разработайте в HRM-системе программу онбординга:

1. Создайте приветственное письмо , которое будет разослано системой всем сотрудникам в назначенную вами дату.

2. Назначьте ответственного за онбординг.

3. Формируйте задания с интеграцией видео, туториалов и указывайте дедлайны, если есть необходимость. Создайте дерево тасков, где перейти к следующей задачи сотрудник сможет только после завершения предыдущей.

4. Отслеживайте прогресс по задачам и вносите изменения.

Читайте также: «JCat Работа» создала для KELLY систему «Мультипостинг» — автоматизированное размещение 2000+ вакансий на специализированных площадках

Также в HRM-системе сотрудник сможет самостоятельно более детально ознакомиться с правилами команды, графиками отпусков, традициями, тимбилдингом и даже больше узнать о своих коллегах, просматривая доступные для него данные анкет. Чем больше человек понимает о команде и компании, тем быстрее он начинает чувствовать себя своим.

Все эти активности позволяют новому работнику более природно и плавно становиться частью компании, а HR-менеджеру экономить время и силы для встреч и личной поддержки нового специалиста.

Легкий офбординг

Процесс расставания с сотрудником также можно быстро спланировать и автоматизировать в HRM-системе. После назначения офбординга система будет уведомлять работника обо всех этапах процесса, а HR-менеджер сможет отслеживать результаты. Платформа позволяет:

1. Провести Exit Interview. Для этого достаточно составить пул вопросов или тезисов, ответы на которые даст работник в системе, и они автоматически отправятся HR-менеджеру.

2. Уведомить команду об увольнении одного из сотрудников. Не стоит тянуть с этим процессом до последнего дня. Как показывает практика, это может стать причиной ненужных домыслов. Это вы можете также делать не лично, а с помощью функционала HRM-платформы.

3. Провести инвентаризацию. Если у сотрудника есть гаджеты, значки, кредитные карты и т.д., которые принадлежат компании, то попросите их вернуть до назначенной даты. Список ценностей, которые были даны в пользование работнику, при выдаче вводятся в HRM-систему. И во время офбординга вы можете отметить, что сотрудник отдал инвентарь, и быть спокойными.

Параллельно с процессом увольнения, если данная должность еще актуальна для компании, начинается поиск нового сотрудника. Этот процесс также можно автоматизировать с помощью HRM-системы.

Удобный рекрутинг

Рекрутинг — длительный и затратный по ресурсам процесс. К счастью, у HR-менеджера и рекрутера теперь есть диджитал-друг — HRM-платформа. Она заберет на себя часть задач. С ее помощью вы можете автоматизировать рекрутинг процессы :

1. Создание и размещение вакансий. Генерируйте описания вакансий прямо в HRMS и сразу же публикуйте их на сайтах поиска работы, а все благодаря интеграции платформы с job-сайтами .

2. Храните контакты в HRMS . Все данные кандидатов теперь будут в одном месте, вы можете открыть к ним доступ определенным специалистам, чтобы по несколько раз не отправлять одну и ту же информацию разным сотрудникам.

3. Привлекайте других специалистов к оценке кандидата . Назначайте собеседования кандидатам, предварительно пригласив коллег на встречу; изучайте совместно тестовое, которое сохраняется в системе. При этом HR-менеджер может контролировать доступ к информации, например, к заработной плате.

4. Отслеживайте все этапы рекрутинга. При изменении статуса кандидата система оповестит об этом всех участников, которые задействованы в рекрутинге.

5. Давайте персонализированную обратную связь . Система отправит по вашим шаблонам персонализированные ответы кандидатам и оповестит о принятии или нет на работу.

HRM-система также незаменима для процессов People Management. С ее помощью HR-специалист сможет определить индекс лояльности персонала, провести оценку сотрудников и своевременно получать обратную связь . Рассказываем, как же это сделать.

Опрос удовлетворенности

Одним из наиболее популярных и эффективных инструментов для измерения удовлетворенности является Net Promoter Score (eNPS) . Это опросник, который входит в состав некоторых HRM-платформ, PeopleForce в их числе. От HR-менеджера необходимо только запустить опросник, а далее система сама все сделает:

- сгруппирует и обработает вопросы;

- предоставит результат.

Это быстрый и достаточно точный способ определить, насколько сотрудники лояльны к вашей компании.

Оценка эффективности

От эффективности и продуктивности сотрудников зависит успех компании. Поэтому стоит регулярно проводить Performance Review , чтобы по необходимости вовремя вносить коррективы.

Для этого в HRM-платформах предусмотрены различные методы оценки, к примеру:

- 360 градусов — оценка компетенций, действий, качеств сотрудника с точки зрения руководителей, коллег, подчиненных и самого специалиста.

- 180 градусов — оценка от руководителя и самого сотрудника.

HR-специалисту необходимо составить шаблоны опросов, которые будут отправлены определенному сотруднику или команде. Когда ответы будут даны, HRM-система проанализирует, соберет все воедино и предоставит вам аналитику. Имея перед собой всю картину эффективности сотрудника, вы сможете также с помощью платформы назначить личную встречу для обсуждения результатов.

Своевременные встречи 1:1

Одна из главных причин, почему встречи 1:1 могут работать не так эффективно, — нерегулярность. С помощью HRM-системы, которая интегрируется с Google-календарем, сможете правильно спланировать встречи 1-on-1 :

- система оповестит вас заранее о приближении встречи;

- прямо в системе вы можете создавать списки вопросов, тем и тезисов;

- делать заметки во время встречи, которыми при необходимости можете поделиться с сотрудником, а также не откладывая в дальний ящик, обсудить и запланировать следующую 1:1.

- после встречи отправить follow-up письмо;

HRM-система собирает данные всех 1-on-1 в одном месте, так что HR-менеджеру будет намного проще отслеживать прогресс. Если хотите получить сведения по конкретному сотруднику или департаменту, фильтр в этом вам поможет. Теперь не нужно перелистывать тонны бумаг или пересматривать excel-таблички. Вся информация находится на расстоянии пары кликов.

Правильно сформулированные цели

HRM-системы дополнены решениями для постановки целей, к примеру, по методу OKR (Objectives and Key Results). HR-менеджер или руководитель сможет создать дерево целей, где каждая задача, даже маленькая, будет влиять и укреплять большие, корпоративные цели и планы.

Благодаря HRM-платформе вы можете отслеживать процесс выполнения задач, получать отчетность, чтобы вовремя выявлять слабые стороны и корректировать их.

HR Аналитика

Руководство запрашивает отчет сию минуту. Знакомая ситуация? Теперь от этих слов у вас не должен дергаться глаз, ведь благодаря HRM-системе за пару минут создается отчет по численности персонала, ресурсоемкости, лояльности, отпусков и выходных. И все данные будут максимально точными и актуальными, ведь информация поступает из одного источника.

Учет занятости сотрудников

Когда приходит время собирать табели рабочего времени , HRM-платформа вновь придет на помощь:

-         рассылает напоминания сотрудникам, когда нужно заполнить табеля;

-         отправляет табеля ответственным специалистам;

-         в один клик позволяет утвердить или отклонить табель.

Так вы сможете значительно сэкономить свое время.

Удобный календарь

Учет праздников и событий — это рутинная и регулярная задача, для которой часто из-за наплыва более важных дел не хватает времени. Да и не нужно на них тратить свои драгоценные минуты и часы, если у вас есть HRM-система.

Смотрите также: Международный концерн Deceuninck создал экосистему для вовлечения и развития сотрудников и партнеров

Умная платформа самостоятельно будет следить за всеми датами и хранить в одном месте:

-  данные об отпусках;

-  окончании испытательного срока;

-  больничных;

-  национальных и персональных праздниках.

А еще вы можете без личных встреч утверждать или отклонять запросы на отпуск или больничные, когда вам удобно и где удобно. Ведь платформа доступна не только с компьютера или планшета, а также со смартфона (iOS и Android).

Автоматизируйте HR-процессы уже сегодня! Пусть рутиной занимается программа, чтобы у HR-менеджера и рекрутера оставалось больше времени и сил для важных дел и задач.

Фото PeopleForce

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательно

На правах рекламы