Нюансы переноса кадровых документов в цифровой вид

Перенос кадровых документов в электронный вид начался еще до пандемии, а переход большого числа сотрудников на удаленную работу только ускорил этот процесс. Документы, используемые в сфере трудовых отношений, имеют ряд особенностей, в частности связанных с порядком ознакомления с ними работников. Основатель сервиса электронной подписи Legium Иван Хаустов помогает разобраться, как оформлять и переносить локальные акты в цифровой вид так, чтобы к ним не возникало вопросов.

Как соблюсти требование о росписи?

Первый шаг цифровизации документооборота – оформлять документы в цифровом виде. К сожалению, далеко не все компании пользуются системами электронного документооборота. Мало сервисов, которые предлагают подобные решения, к тому же трудовое законодательство далеко не совершенно.

Читайте также: Как правильно принять и уволить сотрудника, если у него ЭТК

Так, ст. 22 ТК РФ предусматривает, что работодатель должен ознакомить работников с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, под роспись.

Возникает вопрос, как можно соблюсти это требование в цифровом виде. С одной стороны, очевидный ответ – электронная подпись. Законодательство об электронной подписи четко говорит о том, что участники электронного взаимодействия могут договориться о равнозначности бумажных документов с их цифровыми аналогами. С другой стороны, Трудовой кодекс РФ был принят 30.12.2001 года, когда норм об электронной подписи еще не существовало.

На этот вопрос есть вполне однозначный ответ судебной практики. Так, Ново-Савиновский районный суд г. Казани в решении No М-20/2014 2-1091/14 2-1091/2014~М-20/2014 2-1091/2014 от 16 января 2014 года пришел к выводу, что ознакомление работников с локальными актами в цифровом виде не является нарушением. Суд указал на то, что специальное законодательство в сфере электронной подписи допускает ее использование наравне с обычной подписью.

ГК РФ также предусматривает, что письменная форма сделки считается соблюденной и при использовании электронных средств (а. 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ). Так как трудовой договор заключается в письменной форме (а. 1 ст. 67 ТК РФ), это положение справедливо и для него.

Понятие электронной подписи

Согласно законодательству простой электронной подписью является подпись, которая за счет кодов, паролей или иных средств подтверждает ее формирование конкретным лицом. Таким инструментом многие пользуются в повседневной жизни – это сочетание пары логин/пароль и одноразовые коды в SMS-сообщениях. Этот способ зачастую применяется для верификации онлайн-платежей и других операций.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись не так распространена, во многом потому, что ее часто путают с усиленной квалифицированной подписью, которую выдают удостоверяющие центры.

Особенность неквалифицированной электронной подписи не только в идентификации лица, но и в подтверждении отсутствия изменений в документе с момента его подписания. При этом выпуск сертификата электронной подписи не требуется, также допускается дистанционная идентификация. Например, после идентификации по селфи с паспортом в каршеринге вы подписываете акты именно неквалифицированной подписью.

Смысл неквалифицированной электронной подписи в том, что ее можно использовать не только в качестве аналога собственноручной подписи, но и в тех случаях, когда на документе требуется печать организации.

Сложности при переносе документов

Особые сложности при переносе кадровых документов в цифровой вид возникают тогда, когда их «дизайн» изначально не предполагал электронное подписание. Речь идет о таких форматах, как журналы. Разработчики форм и контролирующие органы предполагали, что ознакомление сотрудников с инструкциями будет проводиться в одном месте в одно время, поэтому будет легко и удобно подписать один документ. Но сейчас именно это и превратилось в главную проблему из-за массового перехода работников на удаленку.

В соответствии с законодательством все сотрудники, в том числе удаленные, должны пройти инструктаж по охране труда. Сведения о таком ознакомлении заносятся в журналы учета. Выполнить это требование для удаленных работников проблематично, так как получается, что работодатель должен обеспечить подписание каждым сотрудником журнала, а многие работают из других городов или даже стран. К этому добавляются и сложные процедуры проверки наличия и правильности заполнения журналов.

Смотрите также: Полный онлайн: кейс центра «Моя работа»

При этом записи в таких журналах как раз довольно легко подделать, поэтому связанные с ними сложности нельзя назвать оправданными.

Для решения этой проблемы мы в нашей компании оформляем лист ознакомления, содержащий все необходимые поля, предусмотренные нормативными актами. После этого останется только направить сотрудникам оформленный электронный лист ознакомления, который можно подписать дистанционно одной кнопкой. Полученные электронные листы при необходимости можно распечатать и сшить в журнал.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна