Корпоративный дайджест как инструмент укрепления внутренних коммуникаций

Наши офисы расположены в разных городах: Москва, Нижний Новгород, Ростов-на-Дону, Новосибирск, Санкт-Петербург. Помимо этого, у нас есть сотрудники, которые работают удаленно, без привязки к локации компании. Вопрос информирования всегда стоял на одном из первых мест. Кроме того, специфика нашей целевой аудитории – инженеров - состоит в том, что они предпочитают читать технические тексты, которые вызывают гораздо большую вовлеченность, чем новости о корпоративах и других особенностях корпоративной культуры.

Внутренний портал, который существует в компании довольно давно, частично решал задачу информирования, но все-таки никогда не являлся оперативным инструментом. Для того, чтобы попасть на портал, необходимо зайти во внутрикорпоративную сеть, найти нужную новость – слишком много действий. Во внутренних чатах коллеги так активно общаются, что информация легко может затеряться. Проанализировав все это, мы поняли, что самый оперативный инструмент – это корпоративная почта: у нас есть общее правило для всех сотрудников - необходимо проверять почту как минимум один раз в день.

Для начала мы выбрали день рассылки. Пятница была самым оптимальным для нас вариантом: рабочих встреч уже по минимуму, в основном все подводят итоги недели и морально готовятся к выходным. Самое удачное время – 11-12 часов утра. Наши коллеги говорят: «За чашкой утреннего кофе можно почитать новости».

Первые рассылки носили общекорпоративный характер: новости касались, в основном, корпоративной жизни и административных нюансов. Очень скоро мы получили обратную связь от коллег о том, что им не хватает в новостной подборке технических новостей из разных проектов. Наша компания занимается сервисной разработкой программного обеспечения, проекты сильно различаются: от ПО для систем информационной безопасности до ПО для медицинского оборудования. Зачастую инженеры из разных проектов не знали, чем именно занимались коллеги из соседнего подразделения. И здесь встал существенный вопрос – как HR может писать технические новости? Разумеется, без помощи самих инженеров не обойтись. Тогда мы выстроили следующий процесс: дважды в месяц мы встречаемся на 15-20 минут с руководством технического блока (инжиниринга), выясняем, на какие проекты и новости стоит обратить внимание, потом идем непосредственно в проект и берем интервью у инженеров. Дальше – дело техники: написать новость, понятную как инженерам, так и другим сотрудникам, согласовать с заинтересованными лицами, подобрать визуал, сверстать и отправить всем коллегам свежую партию еженедельных новостей.

Добавлю пару слов о том, почему мы выпускаем дайджест именно раз в неделю. Были разные предложения: раз в месяц, два раза в месяц и даже раз в квартал. Проанализировав каждый из них, мы поняли, что есть два основных момента:

1. Новостей за месяц скапливается такое количество, что длинный журнал никто не будет читать
2. Еженедельно «держать в информационном тонусе» коллег двумя-тремя актуальными новостями гораздо эффективнее, чем копить информацию и выдавать ее в виде лонгрида.

Сервисов, позволяющих качественно верстать дайджест, довольно много. Мы столкнулись с необходимостью изучить рынок после того, как тот ресурс, который мы использовали на протяжении некоторого времени, отказался сотрудничать с РФ. Проанализировали 8 вариантов и выбрали один, который отвечает следующим требованиям:

• Удобство верстки;
• Красивый и удобный вид рассылки;
• Возможность анализировать результаты: считать количество открытых писем, оценивать читаемость, смотреть на переходы по ссылкам;
• Можно задать любую тему и адрес отправителя – получатель не видит разницу, пришло ему письмо внутри компании или с внешнего ресурса, если задать корпоративный адрес отправки;
• Возможность отвечать на дайджест – напрямую отправителю, минуя сервис;
• Возможность прикладывать файлы к письму – это необходимо в случаях, когда, например, важно ознакомить сотрудников с презентацией.

В целом, сейчас многие сервисы предлагают аналогичные возможности, поэтому каждый может выбрать тот, который отвечает поставленным целям и задачам.

Оценить эффективность без цифр невозможно. Поэтому помимо обратной связи, которую мы регулярно запрашиваем у наших сотрудников, мы отслеживаем предлагаемые сервисом показатели.

На данный момент у нас такая статистика:

• 60% сотрудников (в среднем) открывают новостной внутрикорпоративный дайджест
• 95% из них не просто открывают письмо, но и читают новости – это можно оценить по времени, в течение которого письмо открыто

Учитывая, что дайджест не единственный инструмент информирования, а лишь один из них, мы считаем, что это очень хорошие результаты.

При системном подходе и желании корпоративную рассылку можно сделать информативной, интересной, технической и вовлекающей. И тем самым положительно влиять на процесс внутренних коммуникаций и даже лояльность сотрудников. Особенно если не забывать спрашивать мнение людей – ведь все, что мы делаем, мы делаем для них, не так ли?