Как возник офис Вебфермы

Как появился офис, который так часто мелькает в соцсетях, что мало кто там еще не «побывал», что это за рабочее пространство, что позволяет взращивать веб-сайты за четыре часа в присутствии заказчика, и какая тайная кнопка (причем это не фигура речи – кнопка физически существует!) позволяет улаживать любое недопонимание, порталу HR-tv.ru рассказал основатель Вебфермы Алексей Шпуков.

Проект «Офисное пространство Вебфермы» претендует на бизнес-премию WOW!HR в номинации Workplace.

О компании и проекте

Вебферма – лаборатория по созданию сайтов следующего поколения, которая предлагает создать веб-представительство в присутствии клиента за 4 часа. Вполне понятно, что для такого инновационного подхода к организации работы с клиентами потребовалось организовать совершенно уникальное рабочее пространство.

Читайте также: Как сотрудники adidas Group меняют свою жизнь и вдохновляют остальных

- Алексей, что вас заставило задуматься о проекте? Какие задачи вы хотели решить?

- Рейтинг Рунета & CMS Magazine провели исследование, в ходе которого был задан вопрос: «С какими трудностями пришлось столкнуться клиентам студий, обратившимся за разработкой сайта в течение 2015 года» – недопонимание исполнителем поставленных задач в 36% случаев. Сам подход к разработке сайтов не устраивал. На основе собственного опыта поняли,  что самое эффективное – делать сайт вместе с клиентом, чтобы он мог тыкать пальцем в экран.

Задача №1 Создать место, куда всегда может прийти клиент и решить вопрос с сайтом – офис Вебфермы. «Место» должно соответствовать потребностям бизнес-процесса, главной и неотъемлемой частью которого является процесс совместной разработки сайта с клиентом. Поэтому главная задача – создать рабочее пространство, которое позволит эффективно и комфортно организовать совместную работу клиента и разработчика.  Необходимо уложиться в показатели бизнес-плана. На площади не более 50 кв. метров необходимо расположить:

1. Зона разработки (3 зоны)  –  рабочее место разработчика, где он принимает клиента для совместной разработки сайта.
2. Зона встречи клиентов и подписания договоров.
3. Зона ожидания.
4. Зона для персонала.

Требования к рабочему пространству:

- Комфортное и безопасное для здоровья клиентов и разработчиков оборудование;

- Удобные кресла для длительной работы;

- Шумоизоляция от других зон офиса;

- Большие экраны и удобные элементы управления системой;

- Пространство для размещения стены с доп. услугами согласно бизнес процессу;

- Удобный доступ к портам для съемных информационных носителей;

- Спрятать все «ненужные» элементы – провода, вещи разработчика, компьютер и пр.;

- Клиенту должно быть удобно и комфортно находится в офисе долгое время.

Задача №2 Офис Вебфермы должен быть оформлен согласно barndbook  и отражать концепцию вебстудии нового поколения. Оставлять яркие впечатления у клиентов,  вызывать желания делиться эмоциями и рассказывать друзьям, делать селфи и пр. С первого взгляда  офис должен вызвать желание прийти.

Необходимые составляющие:

- Фирменный брэндинг оформления стен и навигации.

- Сделать визуализацию необходимой информации для клиента в единой стилистике офиса.

- Уникальные дизайнерские элементы – редкие необычные вещи/элементы оформления офиса, которые вызывают желаний сделать фото или селфи у Клиентов.

- Интерактивные элементы для Клиентов, которые  можно использовать в случае необходимости временного ожидания.

- Создать зону для съемки видео отзывов на фоне press wall.

Задача №3 – Учесть и продумать стандарты для франшизы.

- Как проект разрабатывался?

- Разработку проекта мы разбили на несколько этапов. На каждом этапе ставили определенные акценты.

Этап 1:  Зонирование пространства.

Изначально мы получили пустое помещение, с белыми стенами и хорошим полом и потолками высотой 3,5 метра. При зонировании пространства мы старались учесть многие факторы:

- Пространство для зоны совместной разработки должно остаться свободным, наполненным воздухом, а не превратиться в тесные душные кабинки. Одновременно с этим должно создавать эффект «уединения»/ощущения отдельного независимого пространства, которое не зависит и не влияет на другие текущие процессы в офисе.

- В зоне разработке пространства должно быть достаточно для комфортного размещения трех человек, с учетом того, что необходимо соблюдать «рабочее расстояние» от больших ultrahd экранов размером более метра – чтобы не уставали глаза и не портилось зрение.

Для зонирования пространства решили использовать офисные перегородки индивидуальной конструкции под заказ. В итоге сами начертили схему и геометрию стен так, что дверей и потолка нет нигде, а есть выступы/изгибы, за которые заходит человек, чтобы попасть в одну из зон разработки, тем самым сохранили циркуляцию воздуха.  Геометрия выполнена так, что клиенты не видят, что происходит в конкретной зоне разработки, пока не войдет в нее. Это дополнительно вызывает доверие у клиентов, т.к. они не видят, что делают другие клиенты, а другие не видят их.

Геометрия перегородок была выполнена таким образом, что с учетом посадки в рабочей зоне программиста и клиента,  звук обсуждения при совместной разработке сайта  обязательно должен отразиться 2-3 раза от плоскостей, прежде чем выйти за пределы зоны разработки. А сам  финальный выход звука распределяется частично через вход, а частично в потолок. Для усиления эффекта шумоизоляции и «уединения», при входе в каждую зону разработки натянули специальные ПВХ ленты, которые дополнительно приглушили звук, но не «закрыли» пространство.  Общий уровень шума сильно снизился, создав и комфорт от посторонних разговоров и благоприятные условия для работы.

По нашему чертежу и параметрам мы заказали на производстве офисные перегородки,  были изготовлены индивидуально для нашего помещения и установлены специалистами от производителя.

Этап 2:  Освещение.

Одним из водных нюансов, для продолжительной и эффективной работы является вопрос освещения пространства. Мы хотели сделать рабочее пространство светлым, ярким. Но чтобы не уставали глаза, не тянуло в сон. Чтобы вне зависимости от  времени суток/погоды/продолжительности светового дня сохранялась единая рабочая атмосфера.

Отдельно у компании подрядчика был заказан расчёт, изготовление и монтаж  проекта необходимого освещения для нашего пространства. Под наше помещение был рассчитано необходимое освещение по яркости/мощности, на основе профессиональных светодиодных элементов, которые были составлены в две огромные световые конструкции по индивидуальному проекту, специально для нашего помещения. Световые конструкции были подвешены на рассчитанном расстоянии на незаметных  стальных нитях, что создало эффект того, что конструкция как бы висит в воздухе, а ее геометрия выполнена таким образом, что конструкция «нависает» и равномерно освещает все необходимые зоны офиса.

Этап 3:  Оборудование и мебель.

Эргономика техники – для удобства процесса совместной разработки было решено применить экраны размером более метра, установленные специальных кронштейнах, которые позволяют перемещать подвешенный экран в внутри пространства зоны разработки в нескольких плоскостях, что позволяет трансформировать помещение в зависимости от потребностей.  На этих же кронштейнах, позади экранов были закреплены компьютеры mac mini, на базе которых ведется разработка сайта. Провода были спрятаны внутри кронштейна.  Клавиатура и «мышка» беспроводные комплекты mac. Все это позволило избавить от проводов, очень сильно сэкономить место и пространство, добавить ощущение легкости и «воздушности» зоны разработки.

Для зоны разработки специально долго искали и заказывали удобные, но недорогие кресла. Стол для разработчика пришлось делать индивидуальных размеров, т.к. клавиатура и мышка не занимают много места на столе, а стандартные размеры столов очень большие для нашей зоны разработки.

Для клиента был предусмотрен специальный – выезжающий столик для ноутбука. Возможность подзарядки всех видов мобильных устройств. Также в каждой зоне разработки для клиента предусмотрены бумага и карандаши, в случае необходимости нарисовать какие-то элементы сайта для понимания.

В случае, если клиент придет не один, были закуплены специальные «стулья для барабанщиков» в музыкальном магазине. Это маленький, но мягкий и комфортный табурет, на котором можно спокойно просидеть длительное время.

Тревожная кнопка разработчика – скрытая беспроводная кнопка под столом клиента (реализовано на основе wifi дверного звонка) присутствует в каждой зоне разработки. Если у разработчика возникает недопонимание с клиентом или любой другой вопрос, который требует помощи менеджера офиса, разработчик может незаметно нажать эту кнопку. У менеджера незаметно для клиентов сработает специальный сигнал, после которого менеджер идет в зону разработки, откуда поступил «тревожный вызов» и как бы случайно, проходя мимо спрашивает как дела и все ли нормально.

На мониторах напротив клиента и разработчика установлены небольшие камеры, которые ведут запись всех сеансов разработки сайта. Фиксирует все обсуждения и корректировки клиента. В случае, если клиент будет потом спорить или говорить что он «так не говорил» по какому-то вопросу, у нас есть видео всех сеансов разработки – мы всегда знаем точно, кто и что говорил. Также запись сеансов разработки позволяет руководителям увидеть, как их подчинённые работали над сайтом.

Компьютеры всего офиса имеют единую сеть и рабочую среду, внутри которой передаются рабочие данные между сотрудниками для оптимального процесса работы и взаимодействия внутри.

В офис проведено 3 независимых интернет-канала, т.к. наш бизнес-процесс напрямую зависит от Интернета, и в случае отказа Сети может остановиться работа всего офиса. Минимизируем риски простоя.

В общей клиентской зоне офиса мебель сделана на заказ – в фирменных цветах компании.

В зоне reception дизайнерский стол менеджера, для которого дополнительно изготовили оргстекло, под которым разместили необходимые информационные  материалы для клиента, на которые может ссылаться менеджер во время общения с клиентом.

Этап 4:  Брэндинг и уникальные элементы дизайна:

Для всех конструкций перегородок были изготовлены специальные виниловые обои с фирменными  элементами стиля Вебфермы, что создает восприятие серьезного  бренда с индивидуальным дизайнерским офисом и качественно оформленным пространством, что дополнительно создает образ стабильного и надёжного партнера на долгое время, который «не съедет через месяц».

Элементы брэндинга включают в себя навигацию и специальные информационные материалы с дополнительными услугами и возможностями для клиента. Ему остается только ткнуть пальцем, чтобы заказать понравившиеся услуги. Такое решение позволяет существенно повысить средний чек, т.к. в процессе создания сайта в определенные моменты разработчик обращает внимание клиента на эти дополнительные материалы и возможности, предлагая что-то добавить по желанию клиента. Клиент сам видит, что ему может быть нужно и сколько это будет стоить.  Этот как в Макдональдсе, когда при покупке картошки предлагают кетчуп, стоимость которого ты видишь в оформленном меню на стене.

Также в оформлении пространства использовались уникальные дизайнерские решения – такие, как:

- Стол, сделанный из двигателя автомобиля Audi A8, внутри которого растет зеленый газон.

- Специально заказанные сорта  живых фикусов высотой более 3 метров.

- Настенные часы в виде объемной лепнины – бюсты стаи вылетающих из стены птиц.

- Технологичное составное зеркало из редких металлов.

- Антигравитационные (парящие в воздухе) подставки под растения.

- Раритетный и легендарный компьютер Apple – «Лампа Джобса», в создании которого принимал участие сам Стив Джобс. Такие компьютеры давно не выпускают. Они устарели и не годятся для современной эффективной работы.  Поэтому мы «отреставрировали» его – вынули все старые микросхемы и поставили современное мощное железо в дизайнерский корпус Лампы Джобса. Получилась очень красивая, редкая и уникальная деталь офиса.

Эти и другие элементы уникальных дизайнерских решений в офисе вызывают изначальный интерес аудитории, а также провоцирует на фотографии и селфи. В сочетании с брендингом офиса, такие фотографии и селфи всегда рекламируют Вебферму, способствует качественному повышению вирального эффекта. Дополнительно мы сами публикуем фото в социальных сетях нашего офиса, вызывая дополнительный интерес аудитории и, как следствие, увеличение трафика пользователей в соцсетях.

Этап 5: Форма сотрудников:

Сотрудники офиса Вебфермы – неотъемлемая часть  атмосферы и аспектов восприятия клиентом компании и услуги в целом. Поэтому наши разработчики и менеджеры имеют определенную униформу – рубашки поло с символикой Вебфермы, белый лабораторный халат с логотипом и бедж с именем и должностью. Это ярко дополняет общий стиль компании – лаборатория нового поколения, выстраивает и упрощает коммуникацию с клиентом. Так клиент воспринимает разработчика изначально как профессионального сотрудника.

Философия компании такова – если вы пришли к нам, значит, вы сами не решили свой вопрос и мы сейчас расскажем, как это сделать. Позиционирование разработчика как профессионала особенно эффективно в сочетание с такой униформой и заранее повышает лояльность и доверие клиента при дальнейшей совместной разработке сайта.

Этап 6: Интерактивные элементы пространства:

Интерактивный робот Вебфермы – встречает и провожает гостей. Желает удачной разработки сайта. Просит оставить отзыв после завершения разработки. Дополнительно клиент может «поиграть с роботом», для чего в зоне ожидания есть специальная инструкция с описанием возможностей. Знает 3400 русских слов, может рассказать шутку, потанцевать, рассказать занимательные факты и многое другое. Его – робот Meccanoid высотой 121 см – мы купили на Авито. Сами доработали динамики и микрофоны для удобного использования в работе. Запрограммировали сценарии, которые запускает менеджер со смартфона в 1 нажатие в нужный момент. Стилизовали робота под профессора и одели в униформу Вебфермы. Теперь он выглядит как член команды.  С ним часто фотографируются и выкладывают селфи в соцсетях. Его уже звали сниматься в кино.

Эфир зоны ожидания – специальная подборка познавательных программ об истории создания Интернета, видеоинфографики исследований аудитории Сети, современных трендах IT и важных нюансах. Клиент может сам выбирать, что ему больше нравится смотреть из этого контента. Видео показывается на отдельном экране, закрепленном на специальных кронштейнах, которые позволяют перемещать подвешенный экран в нескольких плоскостях.

Зона presswall – это специально оформленное место в офисе, где мы предлагаем клиенту оставить короткий видеоотзыв. Дополнительно предлагаем взять в руки одну из пластиковых эмоций (как whats up смайлики) или «like на палочке». После съемки видео, на первом кадре еще до просмотра самого видео видно, что человек стоит с лайком или довольным смайликом, тем самым сразу дает понимание о положительном отзыве.

При размещении видео в соцсетях мы отмечаем, что такой-то человек (клиент) присутствует на видео, тем самым сообщаем его друзьям, что он сделал сайт в Вебферме и сразу предлагаем посмотреть его. Тем самым рекламируем свои услуги и новый сайт сразу всем друзьям клиента.

Читайте также: Как «Черкизово» развивает молодежное интернет-сообщество

Этап 7: Входная группа :

Помимо стандартных необходимых навигационных указателей и вывесок, возле здания Вебфермы установлен большой макет digital коровы с символикой Вебфермы, как главный ориентир для клиентов и реклама для прохожих мимо.

Необычное оформление вывески «часы работы», сразу сообщают клиенты о дополнительных возможностях. Помимо стандартного рабочего времени указано:  Работаем с 19 до 23 по будням за дополнительную плату.  Сб-Вск  с 11 до 20, если очень надо.

- Как велась подготовка? Какова была команда?

- Искали возможные примеры мебели, решений для пространства, собирали эскизы – обсуждали и принимали решения, заказывали интересные дизайнерские элементы на  alibaba.com, искали на avito, создавали дизайн макеты и 2-х типографиях изготовили более 35 типов различных элементов фирменного оформления офиса. Подбирали по цветам и ценам мебель и обивку. И многое другое.

Собственная команда:

- Основатели проекта Всеволод и Алексей – все придумывали, сами делали схемы эскизов и зонирования. Чертили схемы установок на полу в пустом помещении, вымеряли оптимальные варианты, ездили и собирали по кусочкам все элементы, придумывали, как наиболее оптимально построить процесс разработки сайта совместно с клиентом.

- Генеральный директор – нюансы монтажа и технического построения работы ресурсов офиса.

- Дизайнер (сотрудник компании) – макеты и дизайн для оформления бренда.

- Инженер (сотрудник компании) – доработка робота и модернизация старого компьютера «Лампа Джобса».

Привлеченные внешние ресурсы:

Подрядчик 1 – изготовление и установка индивидуальной конструкции офисных перегородок.

Подрядчик 2  – расчёт и разработка проекта освещения. Сборка и установка индивидуальных световых конструкций.

Подрядчик 3 – типографии по изготовлению брендинга. Работы по оклейки конструкций офиса.

Подрядчик 4 – реставрация и брендирование краской digital коровы у здания  Вебфермы.

Подрядчик 5 – реставрация и декоративная покраска двигателя автомобиля для стола.

- В чем были трудности, сложности реализации?

- Задерживали изготовление брендинга в типографиях. Пришлось печататься в двух типографиях.

- Долго подбирали правильные модели экранов, чтобы не уставали глаза, а характеристики экрана советовали требования компьютера. Делали выборку и сравнение большого количества моделей.

- Приходилось возить купленную мебель, отпиливать лишнее и переставлять ножки столов.

- Какова была первая реакция коллег после преображения офисного пространства?

- Всем участникам команды и новым сотрудникам нравилось и хотелось работать в офисе Вебфермы. Всем понравилось концепция и атмосфера.

- Почувствовали ли результат клиенты-партнеры-сотрудники? Какова была реакция со стороны?

- Еще никто не остался равнодушным после посещения офиса. Приезжали журналисты и партнеры, делали фото.  Всем клиентам очень нравится формат совместной работы с разработчиком и сами зоны разработки.

Часто многих удивляет такая детальная и качественная проработка, включая мелочи, нового проекта.

- Как проект в целом повлиял на жизнь компании?

- Вебферма работает 2,5 месяца, но за это время  зафиксировала высокую степень заинтересованности среди целевой аудитории:

- В течении второго месяца на Вебферме возникла очередь при записи на разработку сайта, из-за большого числа желающих на один день.

- Впервые в истории человек приехал из другого города в Москву на один день только ради того, чтобы посетить офис Вебфермы и сделать сайт, а вечером уехать обратно.

- Не менее 4 раз своим «наплывом» клиенты заставляли офис  работать до 00:00 часов за дополнительную оплату.

- В 60% случаев позвонить и сразу записаться "на сегодня" или следующий день стало невозможно – из-за того, что все забронировано на 2-3 дня вперед.

- Порядка 20% клиентов делают по 2-3-4 сайта!

- Вебферма запустила дополнительные платформы для расширенного функционала сайтов, что увеличило средний чек на 35%.

- Новогодняя акция со  скидками 50% в последнюю неделю 2016 года увеличила поток входящих заявок более чем в 2 раза.

- В первый рабочий день 2017 года первый клиент позвонил и записался еще за 15 минут до официального начала работы Вебфермы. И это после перерыва долгих праздников, когда мы не давали рекламу!

- Поступили дополнительные (к имеющимся: Санкт-Петербург, Украина, Вьетнам) запросы на франшизу из Екатеринбурга, Челябинска, Томска и Молдавии.

- По итогам текущего третьего месяца работы ожидается фиксация первой чистой прибыли с общей выручки.

- Помог ли проект решить изначально поставленную задачу?

- Все задачи полностью решены. Концепция офиса Вебфермы позволила реализовать новый формат работы, который раньше никто не предлагал – совместная разработка сайта вместе с клиентом. По сути, организация пространства создала возможность  максимально эффективно организовать инновационные бизнес-процессы и предложить рынку новую услугу – создание сайта в присутствии клиента за 4 часа.

В итоге получилась действительная уникальная инновация в области создания интернет-сайтов. Вебферма кардинально и безоговорочно решает три главных проблемы сегмента создания интернет-сайтов в целом, тем самым оставив «в прошлом» все нынешние стандарты, подходы, методы разработки и все проблемы, которые они за собой «тянули».

Видео о проекте - Офисное пространство «Вебфермы»

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна