Как внедрить интранет в своей компании, избежав стандартных ошибок

По разным оценкам до 40-50% IT-проектов выходят за рамки бюджетов и сроков. Сколько из них остается нереализованными планами на бумаге – статистика и вовсе умалчивает. Проект может не состояться из-за десятка разных причин, но хорошая новость в том, что все проблемы можно преодолеть.

Начните с формирования команды единомышленников. Минимальный состав рабочей группы по нашему опыту – это представители HR-департамента (как основные заказчики), IT-специалисты (будут внедрять), ИБ-специалисты (вовремя скорректируют реализацию в соответствии с требованиями безопасности). Хорошо, когда руководителем проекта в компании на стороне заказчика выступает представитель ИТ-департамента или проектного офиса.

Важно предусмотреть, чтобы в расширенный состав входили представители функций, задачи которых будут решаться через интранет. Хотите автоматизировать оформление отпусков? Вам в команду нужны бухгалтеры. Мечтаете оцифровать АХО? Приглашайте в проект начальника хозяйственной части.

На финальных стадиях не помешает участие PR-специалистов, которые помогут организовать проекту правильный внутренний “пиар”. Это позволит ускорить внедрение и снизить сопротивление новым процессам.

Определитесь с ответом на вопрос: а зачем вообще вашей компании корпоративный портал? Какие задачи он позволит решить, нерешаемые существующими инструментами?

Дайте слово представителям функций на рабочих местах. Опрашивайте сотрудников, выясняйте, как они видят тонкие места в коммуникациях, что и как считают важным изменить в работе. Начните с тех запросов, которые повторяются в коллективе чаще всего.

Эта информация позволит определиться с минимально необходимым функционалом портала: так вы выясните, что вам нужно реализовать “уже вчера”, а что можно без ущерба отложить на будущее.

В лице сотрудников разных отделов вы также получите своих сторонников. Проект не будет восприниматься ими как что-то, спущенное сверху. Привлекать людей по ходу реализации проекта станет гораздо проще.

Кроме того, команды станут своего рода “адвокатами” проекта: они помогут вам собрать аргументы “за” и защитить его перед руководством.

Руководство убеждает язык цифр. Не секрет, что любые внедрения, которые напрямую не зарабатывают для компании денег, – согласовываются с трудом. Отдачу инвестиций от внедрения корпоративного портала считают далеко не во всех компаниях.

Тем не менее, какие-то цифры все же можно предоставить. Например, внедрение интранета поможет значительно улучшить HR-функцию, оптимизировать HR-процессы и – следовательно – высвободит ресурсы. Это экономия, которую можно посчитать в конкретных цифрах: сокращение часов на обработку заявлений от сотрудников, прием и адаптацию новичков, на поиск информации. Например, исследователи компании IDC подсчитали, что в среднем на поиск документов и данных сотрудники тратят больше трети рабочего времени!

Теперь переведите экономию времени в деньги – и вы получите экономическое обоснование, с которым можно идти к руководству, инициировать улучшение IT-ландшафта и пошаговое создание интранета, который давно уже стал необходимостью, а в ближайшем будущем станет еще и весомым преимуществом в борьбе за ценные кадры. В 2024 году вашим сотрудникам нужен digital-комфорт и соответствие рабочих сервисов их привычному цифровому опыту. Ведь в мире, где существует упрощенный банкинг, заказ еды и такси одной кнопкой – люди ждут современных решений и от компании, в которой трудятся. Разрыв между комфортом “дома” и устаревшими процессами на работе демотивирует любого сотрудника. Он просто теряет лояльность и перестает ощущать себя частью прогресса.

Крупные компании часто предпочитают разрабатывать самописные решения “под себя”. Это бывает оправдано требованиями безопасности или какими-то специфическими процессами. Но, как правило, выбор в пользу сторонних интеграторов оказывается более экономичным. У них есть разные решения и команды разработчиков с опытом реализации десятков схожих проектов. Это существенно снижает риск того, что проект затянется, что команду отвлекут на другие – более приоритетные – задачи и т.д. Наконец, заказчикам часто сложно собрать команду разработчиков для непрофильного проекта.

Сэкономит время и ресурсы также отказ от попытки собрать все сервисы в рамках единой платформы. На рынке есть много готовых продуктов, которые можно интегрировать с разрабатываемым под вас корпоративным порталом и не писать под себя LMS-системы, НСМ и т.д. Это тоже проще сделать с помощью профессионального интегратора, который поможет собрать “конструктор” из разных продуктов непосредственно под ваши задачи.

Многие допускают ошибку, планируя сделать “всё и сразу”. Они “раздувают” фокус-группу, проводят множество исследований, а проект не сдвигается с мертвой точки. Чтобы избежать этого, начните с простого: проанализируйте самые простые и востребованные сервисы, автоматизация которых даст максимальный эффект. Чем меньше функционал проекта, чем меньше группа “голосующих” по нему – тем дешевле и проще запустить эту часть, тем меньше будет предварительной работы и согласований.

Отдельно хочу акцентировать внимание, что для реализации основных функций портал обязательно должен располагать данными о сотрудниках. Часто в компаниях заранее не озадачиваются вопросом интеграции интранета с учетными системами, и для многих (в частности, производственных, где большинство сотрудников не заведены в Active Directory) проект может затормозиться уже на этом этапе.

Что же касается минимального набора функций, по нашему опыту он может выглядеть так:

1. Информационные страницы о компании (миссии, ценности, руководстве, истории и т.д.)
2. Лента новостей, информация о кадровых перемещениях, телефонный справочник, структура компании, профили сотрудников.
3. Автоматизация оформления справок, больничных, отпусков и командировок, зарплатных листов и т.п. Внедрение этого решения дает компаниям быстрый видимый эффект.
4. Онбординг. Автоматизация этого процесса освободит время множества наставников и сотрудников бэк-офиса на введение новичка в должность. Готовые мануалы, анкеты, чек-листы документов, велком-курсы помогают цивилизованно и быстро влиться в рабочие процессы, не отвлекая от работы других.
5. База знаний. Как правило, любая компания нуждается в упорядоченной библиотеке как для адаптации и обучения новичков, так и для ежедневной работы. Как говорил выше, внедрение такого инструмента высвободит у сотрудников десятки часов в месяц на поиск нужных документов.
6. Продвигайтесь по проекту постепенно. Пусть сначала заработает минимально готовая версия портала. Сотрудники начнут постепенно осваиваться с функционалом, а команда внедрения в относительно безболезненном формате протестирует его работоспособность и исправит недочеты.

Дальше, заручившись поддержкой коллег, вы сможете развивать интранет, добавляя туда все новые и новые функции. Руководство, увидев успешность и целесообразность проекта, осознав пользу от инновации, будет с меньшим сопротивлением выделять средства на дальнейшее развитие портала. Этот подход отлично зарекомендовал себя.