Как сделать деловую переписку максимально эффективной

Деловая переписка — очень важный элемент рабочего процесса, который также нужно развивать и грамотно использовать, как и профессиональные узкопрофильные навыки. О правилах хорошего тона, лайфхаках и шаблонах нам рассказал HR-директор корпорации «Синергия» Дмитрий Плеханов.

Существуют общие правила, и, если их не соблюдать, ваша переписка вряд ли получится эффективной.

К примеру, если вы собираетесь предложить сотрудничество тому или иному лицу, переписку с которым будете вести впервые, нужно использовать только рабочую почту или номер телефона, указанный в разделе «Контакты» на его сайте или в социальных сетях.

Не стоит писать в личные сообщения в аккаунты в социальных сетях. Многие люди четко разграничивают личную жизнь и рабочие вопросы и такое вмешательство не настроит на продуктивную беседу.

Читайте также: Деловая переписка по электронной почте: 8 правил

Также не стоит отправлять в мессенджеры важные задачи, особенно если вы достаточно тесно и часто общаетесь с этим коллегой на нерабочие темы. Скорее всего, так ваши задачи потеряются.

Вообще, нужно выбрать только одну платформу для обсуждения всех рабочих задач. Лучше всего, чтобы это была рабочая почта или рабочий чат вашего отдела в мессенджере. Так ни руководителям, ни подчиненным не придется искать по перепискам задачи и результаты их выполнения.

Помимо этого, если вы ведете переписку в общей цепочке писем, не стоит разбивать ее, создавать новую цепочку, так вы всех запутаете. И если письмо адресовано нескольким людям, отвечайте сразу всем. За исключением частных случаев, например, более детального обсуждения рабочих моментов с одним из сотрудников.

Если вам необходимо переслать вложения, обязательно проверяйте, что вы собираетесь отправить, не ставьте себя в неловкое положение перед коллегами и партнерами. И обязательно обращайтесь к адресату по имени или имени-отчеству (в зависимости от ситуации), если пишете человеку в первый раз.

Следующий важный момент — оформление делового письма . Даже если вы сильно загружены и стараетесь как можно скорее написать и отправить письмо, не забывайте об оформлении. Особенно когда ведете переписку с внешними партнерами. Не нужно забывать грамотно выставлять пробелы, знаки препинания и заглавные буквы. И не следует использовать многоточие. Это знак препинания не для деловой переписки.

Нужно помнить, что это такие же правила хорошего тона, как и внешний вид во время деловой встречи, совещания и т. д. Иными словами, неаккуратно оформленное сообщение может восприниматься так же, как если вы явитесь с немытыми волосами и в рваном свитере на деловой завтрак в ресторан. Еще одна рекомендация — старайтесь писать коротко и по делу, не перегружать сообщение лишними подробностями.

Помимо этого, обязательно указывайте тему письма. Некоторым людям в день приходит больше ста рабочих писем, если вы не заполните строчку темы, оно может либо потеряться, либо его могут отправить в корзину без прочтения. Все файлы, что вы собираетесь прикрепить, обязательно проверяйте и также не отправляйте их без наименования. И обязательно перечитайте написанное перед отправкой.

Нужно не забывать, что деловое письмо — это нечто среднее между юридическим документом и частной перепиской. Поэтому для такого письма характерно построение предложений, благодаря определенным конструкциям и фразам и выбору отдельных оборотов и слов.

Если речь идет о стандартизированных письмах, то на каждый такой случай существует целый набор шаблонов, которые легко найти в интернете. К примеру, если нужно указать на причину отправки письма (и эта причина не из приятных): «По причине задержки оплаты»; «В связи с неполучением счета-фактуры» и т. д.

Также у делового письма есть определенная структура, состоящая из приветствия, информативной части, в которой должна обязательно содержаться причина отправки и заключение, в которое обычно добавляют предложения, пожелания, дедлайны и т.д.

Остальные рекомендации можно относить только к частным случаям деловой переписки. Если вы хотите добиться быстрого результата, вам нужно прежде всего позаботиться об удобстве получателя. Не заставляйте человека совершать лишние действия, выискивать информацию или читать между строк.

Если цель вашего письма — дать задачу сотруднику предложить несколько идей по тому или иному проекту, нужно так и написать «Нужны новые идеи», а не расписывать, к примеру, как все плохо и сетовать на то, что нет ничего нового. Или же если вы менеджер, вам пришло письмо от клиента — со множеством лишних подробностей, вам нужно оставить только самое главное и выслать именно это.

Или же вы — верстальщик, и вам нужно добиться согласования фото для ленда, вышлите несколько вариантов фото, которые у вас уже есть. В любом случае, если у вас есть возможность предоставить какие-либо варианты или информацию для того, чтобы получить ответ как можно скорее — сделайте это сразу, не заставляйте коллег и партнеров запрашивать это у вас и тратить время.

Смотрите также: Решение задач работодателя через учебные бизнес-кейсы

Всегда обозначайте дедлайн. У каждого сотрудника всегда есть набор срочных задач, помогите ему правильно выстроить приоритеты . И не стоит забывать отвечать на письма. Если вы менеджер, и вас спрашивают, согласован ли список приглашенных гостей на то или иное мероприятие, вы не имеете такой информации и сможете уточнить только через несколько часов у руководителя, так и напишите, не оставляйте коллег и партнеров в полном неведении.

И еще один ситуативный совет — лучше всего вести переписку, близкую к тому стилю, которого передерживается оппонент. Без перехода грани, с целью создания наиболее комфортной и результативной беседы для вас обоих.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна