Как РЖД создала и развивает сервисный портал для сотрудников

С 2017 года в РЖД действует и развивается портал для сотрудников — это универсальная корпоративная площадка, предоставляющая широкий спектр услуг и возможностей, доступных для работников в удаленном режиме. К Сервисному порталу возможен доступ как со стационарного компьютера, так и с мобильных устройств (смартфона или планшета), как во внутренней сети ОАО «РЖД», так и из интернета.

При этом сервис отвечает всем современным требованиям безопасности и может стабильно работать даже при высокой пиковой нагрузке (одновременном нахождении на портале свыше 1,5 млн пользователей). О портале рассказывает Евгений Браулов , заместитель начальника Департамента управления персоналом, начальник Отдела информационного и аналитического обеспечения управления персоналом.

Проект Сервисный портал работника ОАО «РЖД» претендует на победу в номинации Digital Solutions бизнес-премии WOW ! HR 2020.

Читайте также: Как «HR BI отчетность» помогает NETBYNET развивать бизнес

Предпосылки создания проекта

Сегодня цифровые сервисы, глубоко проникшие в нашу повседневную жизнь (такие как Госуслуги, онлайн-банк, заказ такси через мобильное приложение и проч.), формируют запросы работников на комфортное и быстрое получение услуг уже внутри компании. Сотрудники ждут, что работодатель предоставит им корпоративные услуги в таком же удобном и дистанционном формате. Именно поэтому в системе управления персоналом РЖД появляются новые проекты, формирующие единую информационную кадровую среду, которая:

• является единой точкой взаимодействия компании с работником,
• переводит максимальное количество кадровых и социальных процессов в информационную плоскость,
• вовлекает работников и руководителей в управление этими процессами,
• снижает нагрузку на работников социально-кадрового блока.

Еще одной предпосылкой создания Сервисного портала можно считать особенность нашей компании — широкий географический охват и рассредоточенность подразделений по территории России от столичных центров до самых дальних станций, вокруг которых нет развитой социальной инфраструктуры. На таких территориях, как правило, нет кадровых служб, и ждать ответа на запрос, касающийся личных данных или трудовой деятельности, приходится долго.

Благодаря новому сервису любой сотрудник, независимо от местоположения (но при наличии интернета):

• находится в общем инфополе;
• следит за новостями;
• в «едином окне» получает необходимую информацию по своему доходу и другим начислениям, отпуску, льготам, пенсии;
• заказывает различные справки и копии документов;
• занимается самообразованием «здесь и сейчас».

Цель, к которой мы стремимся — интеграция нашей системы в информационную систему «Госуслуги».

Подготовка проекта

Мы провели ряд исследований, по результатам которых был проработан концепт сервисной площадки, определены необходимые мощности и условия для их размещения, отрисован макет и разработан стартовый функционал.

Выбор в пользу IT-инструментов был очевиден:

• возможность локализации всех сервисов и услуг в одном месте с учетом географического разброса компании;
• автоматизация процессов и увеличение скорости обработки большого массива данных для сокращения времени на получение услуги;
• сокращение затрат на расходные материалы для предоставления услуг (канцелярия, специализированная техника и т.д.).

Весь процесс от проработки архитектуры до запуска MVP (минимально жизнеспособного продукта) занял около 4,5 месяцев.

Команда проекта

Инициатором разработки сервиса и основным функциональным заказчиком является Департамент управления персоналом. При этом в проработке методологии, а также на этапе пилотного запуска каждого нового функционала активно включаются заинтересованные и причастные к разработке подразделения.

Для эффективной реализации проекта было важно создать команду, которая объединит внутреннюю экспертизу и компетенции, которых, возможно, нет в компании. Со стороны РЖД мы собрали большую группу методологов — экспертов из разных подразделений — от информационной безопасности до финансов. В команду разработки вошли аналитики, дизайнеры и архитекторы из двух внешних организаций. В группу поддержки пользователей вошли сотрудники Главного вычислительного центра ОАО «РЖД».

Этапы реализации

В первую очередь, было проведено исследование для определения самых востребованных для автоматизации процессов. В опросе участвовали сотрудники центрального аппарата, функциональных филиалов, полигонов железных дорог — владельцы процессов и исполнители.

В результате определился состав сервисов, которые войдут в MVP:

• оформление личного профиля,
• возможность мониторинга формирования своих доходов,
• адресная книга по всем сотрудникам компании,
• новостная лента,
• возможность заказа справок и копий документов,
• оформление льготного проезда на железнодорожном транспорте.

На следующем этапе команда аналитиков и дизайнеров разработала UI/UX модель Сервисного портала.

Далее количество автоматизируемых сервисов увеличивалось и растет до сих пор. Уже и сами заинтересованные подразделения проявляют инициативу и предлагают для включения в набор опций свои процессы. За три года работы над проектом реализовано 35 сервисов, направленных на информирование работников, организацию безбумажного документооборота, предоставление новых возможностей для профессионального роста и карьерного развития.

Преодоление сложностей

В силу очевидной пользы продукта и благодаря масштабной коммуникационной кампании, сотрудники ждали запуска портала. И порой спрос на подключение к нему опережал наши возможности. Можно сказать, что это была основная сложность, с которой мы столкнулись.

Изначально участие в пилотировании MVP принимали около 200 сотрудников центрального аппарата, и на этом этапе мы отработали первые пользовательские замечания и устранили многие шероховатости.

Далее началось подключение новых сервисов, появились новые пользователи с полигонов железных дорог, филиалов и структурных подразделений компании. Мы подключали работников поэтапно, чтобы избежать критической нагрузки на наши сервера. По этой же причине мы разрабатывали и внедряли сервисы отдельно друг от друга и на различные целевые аудитории работников. По мере разработки новых модулей происходило их пилотирование на ограниченной группе пользователей. После доработки функционал распространялся на всю сеть.

Реакция персонала

В целом, первую реакцию можно назвать положительной, а идею реализации проекта — успешной и своевременной.

Обратная связь, собранная в первые месяцы после запуска Сервисного портала, показала, что крайне востребованными сервисами стали: адресная книга, раздел «Мой доход» с информацией о заработной плате, заказ в один клик виртуального транспортного требования для поездки в отпуск, а также различных справок, таких как справка с места работы, 2-НДФЛ и др.

На сегодняшний день на Сервисном портале уже почти 530 000 зарегистрированных пользователей. В последнее время набирают популярность сервис «Спасибо» (возможность поблагодарить коллегу), просмотр графиков отсутствий/отпусков коллег, разделы, связанные с обучением и развитием персонала, электронная библиотека бизнес-литературы.

Смотрите также: «Почта Банк» создал видеохостинг по просьбе персонала

Результаты

Проект реализуется с 2017 года и находится на стадии активного развития (учитывая масштабы и численность компании). За это время мы реализовали ряд самых востребованных сервисных опций:

• заказ 16 самых актуальных справок, часть из них роботизирована;
• автоматизация заявок на получение льгот (например, можно заказать путевку на санаторно-курортное лечение или в детский оздоровительный лагерь, оформить абонемент в фитнес-клуб или получить корпоративную поддержку на улучшение жилищных условий);
• самовыдвижение — отклик на актуальные вакансии, в т.ч. включающие переезд;
• наставничество — поиск наставника и возможность самому стать наставником;
• подача заявки на обучение в Корпоративном университете РЖД или возможность пройти онлайн-обучение в корпоративной системе дистанционного обучения — СДО;
• просмотр результатов оценки корпоративных и профессиональных компетенций работника в графическом и цифровом представлении;
• просмотр информации об условиях труда, системе оплаты и показателях премирования, а также мотивационный калькулятор;
• электронный кадровый документооборот — возможность подачи работником заявлений социально-кадрового характера, их последующее согласование и подписание руководителем посредством электронной подписи;
• направление вопросов на Горячую линию или в техподдержку портала;
• оперативное прохождение онлайн-опросов;
• адаптационный чат-бот.

Нам удалось создать удобный сервис, который экономит время людей, позволяя удаленно и с любого мобильного устройства решать множество вопросов.

Кроме того, цифровые сервисы позволяют по-новому, более эффективно выстраивать кадровую работу и экономить на затратах, как временных, так и финансовых. Сервисный портал — это та платформа, которая позволяет компании поэтапно переводить весь кадровый документооборот в электронный вид. Мы стандартизируем и автоматизируем рутинные операции, тем самым высвобождаем время специалистов по управлению персоналом для решения действительно важных и сложных задач — для работы с людьми.

Фото ОАО «РЖД»

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2020 .

{@ tpl tpl="feedback-form.tpl"}