Как проект BeeFREE изменил офис и культуру «Билайна»

Работай, откуда удобно. Как в ПАО « Вымпелком » (бренд « Билайн » ) подготовили и реализовали проект по изменению офисного пространства и способа коммуникаций с сотрудниками, порталу HR-tv.ru рассказала Елена Ешилова , директор по организационному развитию.

BeeFREE претендовал на бизнес-премию WOW!HR в номинации Workplace.

О проекте

В конце 2015 года компания запустила проект, призванный изменить культуру организации, отношение к выполняемой работе и рабочее пространство, чтобы повысить не только привлекательность как работодателя, но и производительность труда, а также сократить издержки на содержание офисных площадей. Для организации труда вне офиса был внедрен ряд ИТ-решений, которые позволяют поддерживать коммуникации с сотрудниками, а также получать быстрый и удобный доступ к внутренним корпоративным системам компании. По сути, у сотрудников появился выбор – работать в офисе, в кафе, библиотеке или дома.

Идея

Идея развертывания проекта в России пришла к нам с подачи коллег из Южного региона – они рассказали об успешной западной концепции организации рабочего пространства с ориентацией на результат. Мы оценили возможности и пришли к выводу, что можем с успехом применить эту концепцию и в «Вымпелкоме», доработав ее под российские реалии.

Основные задачи, которые мы решаем – это трансформация культуры, повышение привлекательности компании как работодателя, что особенно актуально для молодого поколения, повышение эффективности использования офисных площадей.

В целом концепцию мы прорабатывали самостоятельно, но на проработку дизайна интерьера, создания бренд-бука офисного пространства мы привлекаем провайдеров.

Акценты

Основной акцент ставился на вовлечении текущих сотрудников. Новые сотрудники, при правильной коммуникации на входе в компанию, будут воспринимать такой режим работы как нечто само собой разумеющееся, а вот для текущих сотрудников требуется перестройка. Работа с возражениями, вовлечение – основные точки приложения усилий в проекте.

Смотрите также: «Билайн» о проекте СОТа и важности «Спасибо»

Команда

В проекте в целом участвует более 30 человек с разной степенью нагрузки. В рабочую группу входят как сотрудники штаб-квартиры компании, расположенной в Москве, так и сотрудники регионов России. Такой многочисленный состав связан с масштабами проекта.

Вовлечены в проект практически все функции компании, благо современные возможности позволяют это делать на расстоянии. Особенно активны сотрудники блока маркетинга, продаж (не офисов продаж – там сотрудники не могут работать удаленно), взаимодействия с операторами связи, и, конечно же, HR.

Трудности

Самая большая сложность реализации заключалась в масштабе одновременно проводимых изменений. Работа велась как по различным направлениям (работа с персоналом, коммуникации, доработка ИТ-решений, закупки оборудования и мебели, дизайн площадей и проведение ремонтов), так и по различным географиям – в 2016 году в проект входило 36 городов России.

Первая реакция

Первая реакция была очень позитивной. Ведь офис получился новеньким, красивым и современным. Потом пошел адаптационный период – с внедрением нового офисного пространства были внедрены и новые правила: политика чистого рабочего стола, shared desks, отсутствие личных вещей на местах в конце дня. Для перестройки потребовалось время, чтобы сотрудники научились работать в новом формате. Также после проведенного ремонта мы собирали обратную связь от сотрудников, чтобы определить, все ли удобно в новом дизайне, какие улучшения можно сделать.

От сотрудников много позитивных отзывов по поводу нового коллаборативного формата и дизайна офиса – появилось много переговорных комнат и зон, которых раньше не было. Это очень помогает в работе. Из разных источников мы получаем подтверждение от рынка о том, что удаленная работа – прогрессивная тема, которая интересна не только кандидатам на вакансии, но и HR-сообществам, провайдерам новых технологий, партнерам.

Результаты

Если в 2015 году работу нового ИТ-решения в BeeFREE тестировали 145 сотрудников, то в 2016-м уже работают 3467, занимая 3150 рабочих мест (SharingRatio, показатель эффективности использования рабочих мест - 1,1). В итоге площадь офисов сокращена на 20%, затраты на обслуживание офисов сокращены на 14%.

Проект внедрения займет не менее 2 лет, так как речь идет не только о технической реализации изменений (доработки систем, дизайн и ремонт), но и об изменении культуры. Мы пока закончили 1-й год, и полноценную картину о влиянии на бизнес-показатели получим позже.

Смотреть видео - Проект по удаленной работе BeeFREE

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна