Как получить от аутсорсинговых проектов максимальную выгоду?

Уточните требования исполнителя (подрядчика)

Здесь и далее – исполнитель (подрядчик) – это сторона, которая выполняет какие-либо функции по договору аутсорсинга для вас, как для заказчика .

В ваших интересах запросить у исполнителя перечень требований к вам (как к заказчику!) до заключения договора.

Все требования исполнителя должны быть понятны всем сотрудникам, вовлеченным в процесс взаимодействия с подрядчиком.

Читайте также: Аутстаффинг vs аутсорсинг: как работать чужими руками

Если договором предусмотрена ваша ответственность за «предоставление надлежащим образом оформленных документов», обязательно запросите у подрядчика перечень этих документов и требования к ним, а также сроки предоставления .

Запросите у исполнителя образцы документов, оформленных «надлежащим образом».

Обсудите возможность проведения семинара/вебинара для обучения ваших сотрудников, которые будут предоставлять информацию о ходе реализации проекта.  Это защитит вас от рисков затягивания подрядчиком сроков проекта, сославшись на есвоевременное предоставление  или  ненадлежащее  оформление  документов.

Назначьте координаторов аутсорсингового проекта

Определите круг лиц из числа ваших сотрудников, которые уполномочены контактировать с исполнителем, запрашивать информацию, принимать решения. Зафиксируйте в договоре фамилии этих сотрудников, каналы коммуникации с ними и объем получаемой и предоставляемой  ими  информации.

Определите кто будет отвечать за реализацию аутсорсингового проекта с вашей стороны.

От лица подрядчика также должен быть назначен координатор, отвечающий за работу с вашей фирмой.

Если вам удобнее взаимодействовать с одним координатором со стороны  исполнителя по принципу «одного окна», обсудите с подрядчиком такую возможность.

Определите бизнес-процессы аутсорсингового проекта

Вместе с исполнителем опишите бизнес-процессы аутсорсингового проекта и утвердите их в виде приложения к договору или уставу проекта.

Бизнес-процессы должны отражать механизмы взаимодействия всех участников проектной команды как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя.

Сделайте схемы бизнес-процессов наглядными и понятными для всех участвующих в проекте сотрудников.

Проведите «тренировочные сборы» с представителями подрядчика. Отрепетируйте взаимодействие в рамках описанных бизнес-процессов.

Заранее выделите «узкие места», риски и прочие факторы, которые могут отразиться на качестве и сроках аутсорсингового проекта.

Позаботьтесь о конфиденциальности

Защитите от разглашения информацию , которая будет доступна  сотрудникам  исполнителя.  Для этого подпишите с подрядчиком соглашение о конфиденциальности и включите в него необходимые ограничения и санкции.

При этом помните, что от рисков, связанных с «человеческим фактором»  при утечке информации, никто не застрахован. Поэтому до подписания соглашения о конфиденциальности потребуйте от исполнителя предоставления исчерпывающей информации о том, как будет организовано хранение документов на бумажных и электронных носителях, кто будет отвечать за профилактику утечки данных.

Со своей стороны также примите необходимые меры для защиты  конфиденциальных  сведений. Установите разные статусы доступа к информации для членов проектной команды.

Контролируйте аутсорсинговый проект

Помните, что контроль с вашей стороны должен быть проактивным.

Правильно расставьте точки контроля в плане-графике  аутсорсингового  проекта.

Например, если по договору вы ожидаете от подрядчика выполнения работ по проекту к определенной дате, то осуществить контроль исполнения необходимо заблаговременно, чтобы успеть отправить некачественный «продукт» на доработку, либо предпринять иные меры.

Другими словами, определите точку невозврата: событие, дату после которых уже нельзя будет ничего исправить без потери качества в установленные планом-графиком проекта сроки.

Придумайте систему контроля, которая защитит вас от попадания в критическое состояние.

Рис.1. Как расставить контрольные точки

Определите основные вехи проекта, выделите из них те, которые могут существенно увеличить сроки или неблагоприятно отразиться на качестве услуг.

Смотрите также: Как найти и обучить «агентов HR-бренда»: кейс «Пятерочки»

Зафиксируйте механизмы контроля этих этапов. Не надейтесь только на подрядчика. Контролируйте сроки и промежуточные результаты  аутсорсингового  проекта по расставленным вами контрольным точкам.

Обсудите с исполнителем, как и в какие сроки вы будете встречаться для обмена информацией, анализа спорных ситуаций, которые могут привести к сбоям в работе, а также для улучшения взаимодействия между членами проектной команды.

Получите максимум пользы от аутсорсинга!

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна