Как объединить 1200 человек в команду: опыт одного корпоративного портала

До того момента, как я начала работать там, где работаю сейчас, я сменила несколько компаний. Одни были небольшие, фактически совсем маленькие, не более 10 человек, другие – большие, например, крупный региональный банк с численностью более 5000 сотрудников по всей России. Но нигде коллеги не были так объединены, как в моем коллективе сегодня. Под объединием я понимаю общее знание (информирование) о корпоративной культуре, жизни, ее изменениях и трендах на уровне всех сотрудников компании. Как нам удалось достичь такого эффекта?

Объединить сотрудников компания смогла с помощью одного из таких инструментов, как корпоративный портал, который сегодня представляет собой полноценную справочную базу по любым вопросам, начиная от юридических реквизитов ICL Services до дней рождений каждого сотрудника.

О том, как получилось создать такой портал, можно прочитать на Хабрахабр, а я более подробно расскажу о том, чем он реально полезен.

Страница подразделения

У каждого направления в компании на портале есть своя корпоративная страница. На ней сотрудники могут размещать необходимую информацию, которая будет интересна коллегам из других подразделений. Например, на нашей странице Sales&Marketing мы рассказываем о структуре отдела, вакансиях, которые открыты. Ведь политика компании такова, что на вакансии, в первую очередь, рассматриваются уже работающие сотрудники и, если их вакансия не заинтересовала, она появляется на hh.

Кроме того, на нашей странице в свободном доступе есть ссылки на шаблоны документов (презентации, отчеты), инструкции, бланки, политики, регламентирующие работу компании в части продаж и маркетинга. К праздникам наш дизайнер рисует открытки для клиентов и партнеров, которые каждый может найти на странице и скачать себе нужный вариант на любом из трех языков (русский, английский, сербский). Тот, кому интересно, чем занимаются маркетологи и продажники, на странице прочтет о стратегиях развития и стратегических проектах, найдет списки заказчиков, сервисное портфолио и ключевые тендерные площадки, на которых мы работаем.

Все это значительно облегчает работу. Необходимая информация находится буквально за пару кликов.

Личный кабинет

Он есть у каждого сотрудника. В первый рабочий день коллектив единой рассылкой for all получает письмо с фотографией, именем и должностью новенького, а последний получает доступ в свой личный кабинет. Что это такое?

Кабинет – удобная вещь. В нем можно следить за исполнением собственных KPI, ставить Smart-задачи коллегам и в целом видеть профессиональный прогресс – уровень языка, пройденные курсы, результаты сданных экзаменов. В кабинете также отражается календарь отпусков, видны дни, доступные для отгулов. Не выходя из кабинета можно подать заявления на отпуск, оформить донорский, детский день или зарегистрировать больничный.

Если у вас возникают какие-то вопросы, там же в кабинете на странице справа есть контакты ответственных лиц, к которым можно обратиться за разъяснением. Наличие такой информации гарантирует, что человек не останется не услышанным, а проблемы могут оказаться быстро решаемыми.

Инструкции

Корпоративный портал, на мой взгляд, создан с двумя главными целями: экономить время сотрудника и информировать его. Так, в разделе инструкции продуманы ключевые темы, по которым у персонала могут возникать вопросы. Это:

Именно таким образом организуется глобальное информационное пространство на просторах всей компании. То есть на портале можно найти буквально всю информацию, не отвлекая при этом своих коллег. И такие проблемы как: бумажная волокита, отсутствие информации и коммуникации в бизнесе, становятся пережитками прошлого.