I am HR, baby, или Как выстраивать коммуникации

«Скажи лично. Позвони. Напиши». Как эффективнее коммуницировать и налаживать прочные и надежные связи в компании, порталу HR-tv.ru рассказала руководитель отдела персонала (Supply Chain& Regions) компании FM logistic Юлия Мещерякова.

- Юлия, стенды уходят в прошлое? Что устаревает, какие каналы коммуникаций?

- Никакие каналы не устаревают. Обсуждения рабочих вопросов лично ничего не заменит. Информационный стенд – возможность разместить объявление, информацию о днях рождения, предстоящем спортивном соревновании. Не у всех категорий персонала есть электронная почта и не нужно «убивать» почту коллегам, если есть возможность сделать объявление на стенде.

Электронная почта – канал распространения информации хоть всей компании, возможность приложить документы. Но ничего так не раздражает, когда вопрос на 1 минуту, а тебе пишут, а не звонят, например. У меня день по 100-150 писем, я могу просто не увидеть сообщение, а когда увижу, срок запроса истечет.

Хотя, давайте говорить открыто, в некоторых случаях лучше получить нужное согласование письменно или оставить «следы» своего запроса. Сваливание вины на другое подразделение, увы, распространенная модель поведения, лучше иногда «защититься».

Да и посмотрите на людей. «Писатели» – это часто перестраховщики или имеют негативный опыт. С моделью «лучше письменно». Или не любят общаться. Есть правило: «Скажи лично. Позвони. Напиши», где видна приоритетность каналов по степени эффективности.

В определенных ситуациях мне нравятся группы в мессенджерах. У меня их несколько, с командой – #dreamteam, с коллегами по цеху – I am HR, baby. Это удобно и иногда очень весело.

Читайте также: "Собрание – в прошлом": новые принципы эффективных коммуникаций

- А что в наши дни облегчает выстраивание коммуникаций?

- Тип поощряемого поведения и степень прозрачности правил. В компании нужно имплементировать культуру коммуникаций, вплоть до прописывания деталей там, где возможно.

Например, если сотрудник ко мне приходит жаловаться на другого, я спрашиваю, а был ли между ними открытый диалог, как решался вопрос, были ли попытки договориться. Если нет – разворачиваю решать проблему на своем уровне (если, конечно, ситуация терпит, но, как правило, терпит) и дам обратную связь, что данный тип поведения не поощряется.

Очень осложняет коммуникации и вообще весь рабочий процесс наличие непотизма – когда при найме на работу предпочтения отдается родственникам и друзьям.

Двойные стандарты взаимоотношений с «простыми смертными» и тем, кто «на особом положении» усложняют работу до состояния неразрешимости задач. Даже если берете на работу родственника – стандарты должны быть единые.

Люди приходя в компанию с разным опытом. Кого-то поощряли на прошлой работе за открытое обсуждение проблем и автономность, решение максимального количества задач на своем уровне, а кого-то за это били по рукам. Сотрудник в первые месяцы в компании не понимает правил и действует по-старому. А если коммуникации не прозрачны, двусмысленны, если действуют «политические группировки»– то пойди сразу и разберись, как лучше коммуницировать.

Объяснить правила сразу – вот что облегчает жизнь максимально.

- Если задача стоит быстро "подлатать" коммуникации, какие шаги рекомендуете, какие способы?

- Не получится быстро подлатать коммуникации. Если они сложились запутанные, часть сотрудников именно в таком положении вещей и заинтересованы.

Плюс любое изменение вызовет сопротивление, это норма, так устроен человеческий мозг. Хотите менять коммуникации – готовьтесь к долгой работе и непопулярным мерам.

Глобально, повторюсь, советую в целом искоренять и не поощрять психологически нездоровые формы коммуникаций и взаимоотношений.

Иметь прозрачную систему оценки и найма персонала, исключить непотизм, не поощрять получение вторичных выгод сотрудниками от конфликтов и нездоровых рабочих коммуникаций.

А это долго, сложно и не всегда приятно.

Читайте также: Как уйти от деструктива к эффективной системе коммуникаций

- Как советуете налаживать обратную связь, "приучать" коллег отзываться по прочтении сообщения, письма и т.д.

- Я бы рекомендовала вводный мини-тренинг для новичков по коммуникации и культуре обратной связи. Объяснить правила на входе, объяснить, какие действуют способы обратной связи.

А руководству компании при поддержке эйчар-службы  – быть ролевой моделью, имплементировать данную культуру, не оставлять на уровне лозунгов, что часто бывает.

Т.е. если регламентируете ответ на запрос в течение 1 дня – отвечайте так сами.

По поводу форм обратной связи – это просто нужно зафиксировать. Должна быть процедура, в которой будут прописаны сроки и порядок ответов на запросы. Некий гайд. Не бойтесь его детализировать вплоть до формулировки «если вы не можете ответить на звонок, направьте сообщение о том, что перезвоните позже» или «если запрос требует несколько дней на подготовку, напишите в течение 1 дня, в какой срок вы ответите с кратким пояснением причин».

На практике, увы, это делают единицы, больше от какой-то собственной обязательности и внутренней культуры.

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна