Должностные инструкции в организации: правила оформления
Должностная инструкция – это внутренний локальный нормативный акт, необходимый для того, чтобы регулировать трудовые взаимоотношения между сотрудниками и работодателем. В Трудовом кодексе она никак не фигурирует, но, тем не менее, играет важную роль. Об этом рассказали эксперты Профсоюза работников торговли и услуг.
С помощью должностных инструкций осуществляется контроль над персоналом. Содержащиеся в должностных инструкциях сведения дают возможность оперативно понять, что нужно сделать сотруднику, чтобы быстрее достигнуть поставленных целей, какие меры полезно предпринять для повышения эффективности его труда.
Цели должностной инструкции
Закон не обязывает работодателя разрабатывать этот документ. Но должностная инструкция выполняет важные функции. С ее помощью проще понять, за что отвечает каждый сотрудник. Если работника просят выполнять то, чего он делать не должен, согласно своей должностной инструкции, дисциплинарное наказание на него наложить не имеют права.
Должностные инструкции способствуют созданию иерархии в организации. Это эффективная система, которая дает возможность установить рамки субординации и объединять сотрудников в случае необходимости достижения общих целей.
Разработка должностных инструкций позволяет исключить повторение рабочих функций, обеспечить взаимодействие сотрудников, которые находятся на разных должностях, при решении тех или иных задач, объективно оценить эффективность труда работника, когда нужно решить вопрос – соответствует ли он требованиям занимаемой должности или нет, стоит ли присваивать ему специальные звания либо квалификационные разряды.
Также при наличии должностных инструкций работодатель может доказать необходимость наложения взысканий, если работник не выполняет или некачественно выполняет трудовые обязанности, которые на него возлагаются, а работник, в свою очередь, может оспорить несправедливые наказания.
Из чего состоит должностная инструкция
Обычно должностная инструкция включает в себя определенные пункты.
В «Общих положениях» размещается информация о сфере деятельности работника, порядок его назначения на должность и снятия с нее, условия замещения во время его отсутствия, указаны квалификационные требования, каким должностным лицам он подчиняется, и кто подчиняется ему.
В пункте «Функции» прописаны основные направления деятельности сотрудника компании.
В пунктах «Основные обязанности» и «Права» названы обязанности сотрудника, его задачи, права, которые позволяют ему самостоятельно решать те или иные вопросы и проблемы в рамках трудовой деятельности.
В разделе «Ответственность» указываются виды ответственности в случае если сотрудник не вовремя и недобросовестно исполняет свои обязанности в рамках занимаемой должности.
Если в инструкции присутствует раздел «Взаимоотношения. Связи по должности», в нем публикуется перечень должностных лиц, с которыми работник взаимодействует на работе, устанавливается порядок подписания, согласования и утверждения внутренних документов.
Разработка должностных инструкций
Эти документы разрабатывают и согласовывают с юристами начальники отделов, также это могут сделать их заместители. Помимо того, должностная инструкция может быть составлена в кадровых отделах и согласована с соответствующими подразделениями или должностными лицами, которые отвечают за соответствующее направление в организации.
Инструкцию нужно составлять в трех экземплярах: один будет находиться у руководителя, другой в отделе кадров, третий — у самого сотрудника.
Должностная инструкция может быть оформлена в виде приложения к трудовому договору, либо как отдельный документ (локальный нормативный акт организации. (Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).
При трудоустройстве перед подписанием трудового договора необходимо ознакомить сотрудника с инструкцией (часть 3 статьи 68 ТК РФ).
Польза для работника
Должностная инструкция пригодится, если появятся судебные прения между работодателем и сотрудником. Ее можно предоставить в качестве доказательства исполненных или неисполненных должностных обязанностей.
Четкие должностные инструкции способствуют избеганию конфликтов на рабочем месте, связанных с невнятными зонами ответственности и несправедливым распределением нагрузки между сотрудниками.
Иногда все обязанности людей, работающих в компании, прописывают в трудовом договоре. Это не всегда удобно — он получается чересчур громоздкий. В трудовом договоре лучше указать обязанности работника общего характера, а дополнительные расширить в должностной инструкции.
Виды должностных инструкций
В законодательстве отсутствуют стандартные требования к форме и содержанию, но должностные инструкции можно распределить на группы: индивидуальные и типовые.
Индивидуальные составляются, если у сотрудников должности носят одинаковые названия, а обязанности отличаются.
Типовые — если на одинаковой должности работники занимаются одним и тем же.
Чтобы должностная инструкция считалась официальным документом, необходимо соблюсти два условия: утвердить ее — а именно, правильно оформить документ, на нем должна быть подпись работодателя и подпись сотрудника после ознакомления.
Если работодатель составит список обязанностей и назовет это должностной инструкцией, такая бумага не будет иметь юридической силы.
Отметим, что должностная инструкция не составляется для сотрудника, который оформлен в организации по договору гражданско-правового характера (ГПХ). Если он подпишет такой документ, договор ГПХ будет переквалифицирован в трудовой. В этом случае трудовая инспекция может оштрафовать организацию на 50-100 тысяч рублей.
Должностные инструкции либо регламенты в обязательном порядке должны быть у государственных служащих, например, у сотрудников федеральных министерств и ведомств, работников местных муниципалитетов и военнослужащих.
Что Вы думаете об этом?