Цифровизация управления кадрами: переход на импортонезависимое ПО и роль ИИ в оптимизации HR-процессов

Руководитель HR-подразделения крупного банка недавно поделился с нами интересным наблюдением: финансовая организация с помощью информационных систем «знает» своих клиентов гораздо лучше, чем своих сотрудников. Осознав этот пробел и изучив текущую ситуацию на рынке труда, компания включила в стратегию своего развития работу с персоналом.

Сегодня повышение эффективности управления кадрами — приоритетная задача для всех отраслей. Организациям необходимо автоматизировать бизнес-процессы, снижать рутинную нагрузку на сотрудников, нивелировать риски ошибок, при этом соблюдая стандарты безопасности и контролируя производственные метрики.

За последние годы на российском рынке появилось много зрелых отечественных решений на базе ИИ, RPA и других передовых технологий, которые позволяют автоматизировать широкий спектр задач кадровых служб и HR-подразделений. Реальная экономическая выгода HR-департамента от внедрения подобных продуктов доказана множеством кейсов, поэтому компании максимально заинтересованы в реализации таких проектов.

Однако переход на отечественные Core HR системы с зарубежных — задача нетривиальная. У предприятий возникают закономерные вопросы: смогут ли российские решения справляться с высокой нагрузкой; будут ли они обладать всей необходимой функциональностью для системного закрытия комплекса задач; смогут ли быть гибко кастомизированы и исключить необходимость оперативно перекраивать все бизнес-процессы, которые уже «въелись» в логику работы предприятия.

Решения, отвечающие всем этим требованиям, уже представлены на рынке, и успех миграции во многом зависит от грамотного выбора продукта. Важно тщательно проанализировать функциональность, производительность и логику структуры хранения данных подобных систем. При осмысленном и поэтапном внедрении российских решений, организации смогут быстро получить нужный результат: система управления персоналом станет не только надежной, но и более эффективной.

Современные комплексные системы управления кадрами содержат два взаимосвязанных структурных модуля: HRM (Human Resource Management) и HCM (Human Capital Management).

• HRM — модуль управления человеческими ресурсами — отвечает за автоматизацию Core HR процессов, ориентированных на профессиональных пользователей: кадровиков, расчетчиков, табельщиков. Он выполняет такие функции, как управление трудовыми отношениями, перемещение и управление назначениями, ведение данных о сотрудниках, учет рабочего времени и посещаемости, расчет заработной платы.
• HCM — модуль управления человеческим капиталом — отвечает за более прикладные функции из области HR Tech, такие как управление мотивацией и эффективностью, организация обучающих мероприятий, работа над развитием и вовлеченностью сотрудников, управление карьерой, профилирование и оценка персонала, создание и ведение информационных сервисов.

Модульная архитектура HR-системы позволяет ей более гибко встраиваться в существующую инфраструктуру заказчика, внедрять не дорогостоящий монолитный продукт, а только ту его функциональность, которая необходима для закрытия определенных бизнес-задач.

HR-системы могут быть дополнены разнообразными сервисами, реализованными на базе передовых технологий RPA, LLM, NLP и так далее. Одно из наиболее востребованных направлений сегодня — цифровые HR-ассистенты, которым делегируются рутинные задачи.

Интеллектуальный помощник, следуя поставленным задачам, через специальный чат-интерфейс может находить и собирать сведения в различных источниках (сайты, приложения, базы данных), сортировать информацию и вносить ее в определенные формы (шаблоны документов, учетные системы и т.д.), обрабатывать и маршрутизировать входящую почту и отправлять рассылки, общаться с пользователями в мессенджерах и по телефону, анализировать текст и изображения, создавать и корректировать отчеты.

Внедрение таких ассистентов кратно увеличивает эффективность HR-подразделений, оптимизируя процессы на всех этапах жизненного цикла сотрудника.

В процессе найма виртуальный помощник находит подходящие резюме на ресурсах для поиска работы, проводит первичное экспресс-интервью с кандидатами, отвечает на вопросы о компании и вакансии, ранжирует списки соискателей по уровню компетенций и степени соответствия требованиям работодателя и приглашает прошедших отбор кандидатов на встречу с HR-специалистом.

На этапе оформления сотрудника ассистент обрабатывает личную документацию: распознает данные в сканах паспорта, диплома, ИНН и др., автоматически вносит их в учетные системы. Далее цифровой помощник готовит пакет документов для подписания новым сотрудником, оформляет заявки в ИТ-отдел на создание учетных записей, а на этапе адаптации становится персональным помощником: информирует, обучает, знакомит с регламентами и корпоративной культурой. HR-специалисту остается контролировать процесс онбордина, отлеживая ключевые показатели в HCM-модуле.

Наряду с этим цифровой ассистент может агрегировать ключевую информацию, оформлять отчеты и передавать собранные данные в систему аналитики для визуализации на дашбордах.

Одно из важных преимуществ таких ассистентов — бесшовная интеграция информационных систем: цифровой помощник забирает данные из любого источника и переносит их в целевую систему. При этом бизнес-заказчики не тратят ресурсы на сложные доработки.

В условиях кадрового голода цифровые HR-ассистенты — это эффективный способ освободить значительное количество времени персонала от трудоемких монотонных задач и повысить продуктивность и качество работы.

Среди востребованных HR Tech решений на базе ИИ можно отметить следующие:

• Интеллектуальная база знаний обеспечивает поиск на естественном языке, исправляя ошибки и опечатки в запросах. Это помогает сотрудникам за секунды находить нужные данные, не отвлекая HR-специалистов или коллег. Интеграция с чат-ботами делает взаимодействие с базой еще удобнее: работники получают не только ссылки, но и готовые ответы в удобной для восприятия форме.
• HR-аналитика позволяет отслеживать динамику ключевых HR-метрик на наглядных дашбордах, а также прогнозировать развитие событий на основе исторических данных и информации из внешних источников. Это существенно упрощает принятие решений.

Эффективное управление кадрами в современных условиях требует не только технологических инноваций, но и глубокого понимания потребностей и мотиваций сотрудников. Успешная интеграция технологий и человеческого капитала может стать основой для создания конкурентоспособных и устойчивых организаций, способных преодолевать кадровые вызовы и достигать стратегических целей.

Сегодня российские разработчики уже готовы предоставить продукты для комплексной цифровизации и гиперавтоматизации — от базовых Core HR-систем до роботизации рутинных операций с интеллектуальной обработкой данных и прогнозированием.

Как итог — при планомерном внедрении таких систем заказчик сможет выстроить надежный импортонезависимый и высокоэффективный ИТ-ландшафт, соответствующий корпоративной политике безопасности и требованиям регуляторов.