Базовые правила цифрового этикета

1. Временные рамки

Если вы ведете переписку в мессенджерах или социальных сетях, то помните о разделении личного и рабочего времени. Не стоит отправлять сообщения в выходные или праздничные дни, а также после окончания рабочего дня.

Обращайте внимание на разницу часовых поясов. Если вы сотрудничаете с людьми из других стран или регионов, стоит заранее обозначить формат согласования срочных вопросов. Обсудите с коллегами, какой максимальный срок ожидания ответа может быть с обеих сторон и как связываться друг с другом в экстренных ситуациях.

Проверьте, есть ли в мессенджере функция «отложенного сообщения». С ее помощью можно запланировать отправку на определенные время и день.

2. Голосовые сообщения

Помните, что голосовые сообщения допустимы в том случае, если такой формат удобен обоим собеседникам. Обсудите этот момент заранее. Не отправляйте голосовые сообщения в ответ на текстовые — это признак плохого тона. Возможно, получателю неудобно прослушивать аудио.

Логичное содержание и удобный формат — залог успешной коммуникации. В голосовых сообщениях мысль может быть не структурирована. Собеседник потратит много времени и сил: что-то не понял, придется переслушивать.

Если есть возможность написать сообщение, стоит отдать предпочтение текстовому варианту. В тексте легче выделить ключевые моменты, особенно обозначить наличие дедлайна. В потоке слов коллега может забыть какую-то мысль или не расслышать ее.

Лучший вариант — написать все в одном сообщении и разбить важную информацию на абзацы. Не стоит отправлять каждую мысль в отдельном сообщении. Если напечатать сообщение нет возможности, спросите собеседника, будет ли ему удобен голосовой формат.

3. Единый стиль общения

Определитесь, в какой манере вы будете общаться с партнером или коллегой. Важно понять, в каких рамках строится коммуникация: возможно ли использование сленга, сокращений и эмодзи. Изучите правила корпоративной культуры, чтобы выстроить комфортную линию связи с коллегами. Задавайте собеседнику вопросы: «Как будет удобнее — на ты или на вы?»

Не забудьте о тоне разговора. Учитывайте специфику общения в мессенджерах — собеседник может прочитать фразу с разной интонацией. Отдайте предпочтение нейтральным формулировкам и простым предложениям, не допускающим двусмысленности.

4. Обратная связь

Не игнорируйте собеседника. Если у вас нет точных данных для ответа на вопрос или времени, обозначьте это в ответном сообщении и укажите примерный срок обратной связи. Стоит уточнить срочность задачи, когда коллеге или партнеру необходимо получить фидбэк. Попросите собеседника написать вам позже и напомнить о его вопросе.

Сообщения без ответа ухудшают коммуникацию. Игнорирование может вызвать негативные эмоции и повлиять на дальнейшее решение рабочих вопросов. Если вопрос инициируете вы и вам нужен ответ в определенный срок — уточните это в сообщении и спросите, когда получатель сможет вернуться с обратной связью.

5. Проверка сообщений

Перечитывайте сообщения перед их отправкой на наличие ошибок. Лишняя запятая или автоматическая замена может исказить информацию. Помните о логических связях. Просмотрите сообщение с позиции собеседника, понятно и подробно ли изложена мысль. Напомните получателю контекст решаемого вопроса.

Помните о вежливости и благодарности. Проверьте, поздоровались ли вы с собеседником и не забыли ли поблагодарить за помощь с предыдущей задачей. Важно — не забывайте выключать CapsLock.

1. Следите за микрофоном

Если вы еще не говорите или уже закончили — выключите микрофон. Фоновый шум, технические неполадки и дублирование говорящего — все это будет мешать другим участникам созвона. При необходимости прокомментировать или дополнить собеседника на групповом созвоне также не спешите включать свою гарнитуру. Проверьте наличие функции «поднятия руки». Если она отсутствует, напишите сообщение в чат.

2. Используйте камеру

Не отказывайтесь от функции видеозвонка, если это возможно. Это поможет наладить зрительный контакт с собеседником — говорить с живым человеком приятнее, чем с говорящей иконкой. Если вы планируете включать видео, заранее проверьте работу камеры и выберите наиболее удачную локацию с хорошим освещением. Самый выигрышный вариант — сесть напротив окна.

3. Закройте все лишнее

Личные переписки в мессенджерах и ненужные вкладки в браузере стоит закрыть. Так вы обезопасите себя от неловких ситуаций. Например, если вам понадобится транслировать экран, коллеги точно не увидят ничего лишнего. Если рабочий чат находится в одном мессенджере с личными — отключите уведомления на время созвона.

1. Профиль на корпоративном портале

Если у вас есть корпоративный портал — внимательно отнеситесь к заполнению личного профиля. Укажите полную информацию о себе, опишите зоны ответственности, добавьте каналы связи — телефон, электронную почту, Skype или Zoom. Обязательно загрузите в карточку фотографию, так новые сотрудники или коллеги, которые впервые с вами взаимодействуют, смогут узнать вас при личной встрече. Также полно и подробно заполните информацию в корпоративном мессенджере.

2. Рабочий статус

Если в корпоративном мессенджере есть возможность установить рабочий статус, не забывайте его обновлять. Так ваши коллеги будут знать, когда можно обсудить вопросы и задачи, если вы не в рабочем режиме. Вместе с причиной укажите даты отсутствия: «В отпуске с 06.05 по 13.05. По срочным вопросам писать в Skype с 12.00 до 14.00 по московскому времени».

3. Электронная почта

Создайте автоматическую подпись в рабочей почте. Укажите в ней ФИО, должность или отдел, название компании и контакты для быстрой связи. Дополнить информацию можно ссылкой на сайт компании или логотипом небольшого формата. Не забудьте о балансе — подпись должна оставаться краткой и легкой для восприятия.

Установите автоответ на время отпуска, больничного или командировки. В письме укажите контакты других сотрудников, к которым можно обратиться по определенным вопросам.