???????????? «HR-аналитика»: проект STADA по сбору, обработке и визуализации данных

Компания STADA внедрила универсальный инструмент аналитики, который позволяет быстро и в доступной форме получать объективную информацию по HR-даннымв самых разныхразрезах. О том, как создавался и запускался проект, рассказывают Юрий Новиков , руководитель группы повышения эффективности, и Анна Овчинникова , менеджер по эффективности персонала.Проект «HR-аналитика: от статики к динамике» претендует на победу в номинации Digital Solutions бизнес-премии WOW!HR 2020.

«HR-аналитика» — это проект по созданию инструмента, помогающего быстро и качественно принимать бизнес-решения в сфере управления персоналом. Для этого мы разработали ряд приложений на базе BI-системы, которая позволяет обрабатывать, визуализировать и анализировать данные из различных источников. Сейчас уже созданы приложения по подбору, обучению, структуре и движению персонала, а также приложение с HR-бюджетом и бизнес-показателями.

Читайте также: Как в «Русагро» автоматизировали HR-процессы

Если говорить простым языком, то этот продукт позволяет глубоко исследовать данные и находить взаимосвязи между ними. Например, посмотреть динамику повышений сотрудников в связке с программами обучения, которые они проходили. Или выявить зависимость текучести от стажа, территории или руководителя .

Задачи проекта

Наша компания находится в стадии активного роста, происходит очень много изменений. Количество нестандартных запросов на самую разную аналитику растет с каждым днем.

Безусловно, мы и раньше предоставляли большое количество отчетов. Но для того, чтобы собрать данные из множества систем, требовалось много времени. Особенно когда нужно предоставлять информацию в самых разных разрезах. С таким подходом меньше времени оставалось на визуализацию и анализ данных, что требовало постоянных разъяснений по цифрам и таблицам.

Бизнес говорит только на языке цифр, поэтому мы понимали, что надо перестроиться и создать такой инструмент, который бы позволил не только HR, но и самому руководителю быстро получать актуальную информацию по любым HR-данным в любой момент времени.

Подготовка проекта

У нас в компании используется корпоративная информационная система собственной разработки, одним из основных модулей которой является HR-модуль, включающий:

• управление штатным расписанием,
• подбор и оценку персонала,
• обучение
• и т.д.

В HR-модуле реализовано много статичных HR-отчетов. Однако, с учетом:

• постоянно меняющихся бизнес-запросов,
• необходимости быстрого анализа HR-данных, полученных из разных источников,
• потребности в визуализации информации в понятной форме (в виде дашбордов, доступных в т.ч. и на мобильных устройствах),

мы приняли решение о внедрении системы HR-аналитики на промышленной BI-платформе.

Эта платформа объединяет данные из разных источников , обрабатывает их и позволяет создать удобный интерфейс для всестороннего анализа. Сначала мы реализовали пилотное приложение самостоятельно. Но в процессе поняли, что необходима более глубокая экспертиза в построении модели данных и их визуализации, т.к. от этого на 90% зависит эффективность работы приложений. Поэтому решили, что эффективнее привлечь внешнего подрядчика.

Как мы действовали:

1. Проанализировали все имеющиеся у нас метрики и бенчмарки по ним.
2. Добавили то, что хотелось бы оцифровать.
3. Зафиксировали пул показателей.
4. С амый сложный шаг — потребовалось унифицировать методики расчета показателей, согласовать единую категоризацию, а где-то разработать совсем новую. Например, для функции обучения мы разработали несколько видов классификаций обучения (по видам, темам и т.д.).
5. Параллельно мы смотрели, какие данные, где хранятся, есть ли дублирование данных в разных источниках, каких данных вообще нет ни в одной информационной системе.
6. Когда все методики и источники данных были определены, приступили к созданию визуализации данных в приложении и их выверке.

В целом, на реализацию проекта «HR-аналитика» ушло чуть больше 1,5 лет, существенная часть которых была потрачена на восстановление и выверку данных за прошлые периоды.

Ключевыми заказчиками и участниками проекта были руководители и сотрудники HR-подразделений, а также IT. Всего над проектом работало порядка 12-15 человек: один сотрудник IT, два человека со стороны подрядчика и сотрудники HR, которые выставляли требования к визуализации и занимались проверкой и восстановлением данных.

Сложности реализации и внедрения

Проект оказался совсем не простым:

1. Необходимо было учитывать разные виды подчинённости в орг. структуре: прямое, функциональное, юридическое
2. Большое количество конкурирующих задач и крупных проектов, в которые были вовлечены одни и те же сотрудники.
3. В компании много информационных систем, где данные иногда дублируются, а иногда собираются по разным правилам.
4. Обнаружилосьнедостаточно высокое качество ведения части данных (где-то информация частично отсутствовала, были случаи, когда данные вносились задним числом и т.д).

Мы понимали, что очень важно донести до каждого сотрудника HR, насколько важно качество данных, т.к. любая ошибка в них сразу видна в «HR-аналитике», и ведет к искажению информации, на основании которой принимаются решения. Кроме того, мы постарались максимально сократить количество полей с ручным вводом данных, создали маски ввода либо выпадающие списки, чтобы сократить количество ошибок.

Однако самой главной сложностью стало то, что изначально мы видели приложение одним, но в процессе, получая постоянно меняющиеся требования, поняли, что нам нужна совсем другая визуализация и совсем другие данные.

Реакция персонала

На самом деле, сначала все по-разному относились к проекту. У одних HR-подразделений был достаточно высокий уровень автоматизации процессов и подготовки различной отчетности, поэтому они в меньшей степени видели выгоды для себя от внедрения проекта. Другие сразу очень активно поддерживали проект. Были также и те, кому новая система изначально казалась сложной и непонятной. Но через какое-то время, когда начали появляться первые результаты, и стало возможным быстро получить аналитику , коллеги поменяли мнение.

Смотрите также: «Складовка» как передовой инструмент внутренних коммуникаций. Опыт Совкомбанка

Наверное, самую яркую реакцию и wow-эффект мы получили со стороны HRBP, когда выпустили приложение с данными по текучести. Дело в том, что раньше расчет данного показателя осуществлялся вручную, анализ причин увольнений был в отдельном источнике. Поэтому HRBP приходилось запрашивать отдельно данные по среднесписочной численности, отдельно данные по уволенным, потом самостоятельно высчитывать средний возраст, стаж уволенных сотрудников и т.д. Сейчас достаточно пяти минут, чтобы посмотреть данные по текучести в разрезе стажа, возраста, текущего или прошлого периода, посмотреть динамику и прогноз увольнений до конца года. Увидеть статистику удержания ценных сотрудников, причин их увольнения и пр. То, на что раньше уходило много часов, теперь можно получить путем 2-3 кликов в любой момент времени с любого устройства.

Итоги

Сейчас мы находимся на этапе выпуска всех приложений в продуктив и нам только предстоит оценить полный эффект от реализации данного проекта. Но мы уже понимаем, насколько существенно снизилась нагрузка по подготовке отчетности у HR-руководителей — это порядка 20 рабочих дней за год.

Фото STADA

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2020 .

{@ tpl tpl="feedback-form.tpl"}