Съешь лягушку, или вот вам способы расставить дела по приоритету

Как правило шести «П» помогает избежать хаоса на работе, в чем непреходящая ценность советов Эйзенхауэра и зачем учиться быстро «съедать лягушку», порталу HR-tv.ru рассказала Анна Палехова , руководитель отдела подбора персонала рекрутингового агентства.

Правило шести «П»

Правильный time-менеджмент – вопрос, который волнует многих. Это, кроме того,  универсальная проблема. Никто таких не видел, но, говорят, что организованные люди всегда планируют свои дела. Но и на своём примере мы знаем, что если при увеличивающемся количестве задач не планировать и не расставлять приоритеты, то большая часть дел будет не сделана в срок, а другие будут отложены в долгий ящик. Известная фраза про снежный ком тут более чем уместна, так как такие срывы сроков, безусловно, повлияют не только на работу, но и на всевозможные отношения. Поэтому расстановка приоритетов и планирование вообще – это необходимое условие успешности в делах и достигается самовоспитанием (если вас ещё в детстве не приучили, конечно), а не черта характера или способность, присущая только некоторым людям.

Правило шести «П» гласит: «Правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели». Если не жить в потоке, а продумывать дела и составлять план задач на несколько дней вперед, то стресс снижается, а эффективность растет. И, как любят писать авторы таких статей, если у вас нет цели повысить свою эффективность, то дальше можете не читать. Потому что без планирования невозможно быть эффективным, а раз у вас нет такой цели, то зачем это всё?

Читайте также: HR-будни: как успеть все

Почему мы так часто слышим, что умеем расставлять приоритеты

Эта фраза звучит тогда, когда человек не успевает выполнять необходимое количество задач. Cписок нерешенных вопросов растёт, у него возникает фрустрация, из-за которой снижается эффективность, и следующие задачи выполняются ещё медленнее. Если вы слышите такое в свой адрес, то, обычно потому, что поставили высший приоритет задачам, которые выполняли, не разбив на простейшие подзадачи, то есть выполнение которых было плохо спланировано и, в результате, не вписалось в дедлайны.

Эйзенхауэр и Трейси

На курсах по time-менеджменту учат правилу под названием «Матрица дел Эйзенхауэра», следуя которому, список дел, надо разделить на 4 группы:

1. Срочные и важные.

2. Важные и несрочные.

3. Срочные, но неважные.

4. Не срочные и не важные.

Составьте план на ближайшее время: на день, а лучше на неделю. Срочные и важные дела не откладывайте, а планируйте на конкретное время в течение сегодняшнего дня.

Самая опасная категория – это важные и не срочные дела. Например, составление программы обучения на следующий год, до которого еще много времени. Эта задача объемная, требует внимания и интеллектуального усилия и ее отодвигают до последнего момента, пока она не перейдет в первую категорию. И как раз из-за большого объема есть риск ошибиться в планируемом времени выполнения и не успеть вовремя передвинуть её в эту категорию. Кроме того, к этому моменту в первой категории появятся другие, конкурирующие с текущей, срочные и важные дела, которые только увеличат ошибку в планируемом времени выполнения.

Планируйте решение подобных задач на тот период, когда предполагаете, что срочных и важных дел становится меньше, чем обычно. Это может быть предпраздничное и послепраздничное время, когда многие клиенты в отпусках или у вас сезонные периоды затишья в текущей работе.

Еще один большой вопрос – что же отнести к неважным делам?

Как правило, это попутные дела. Например, чтение интересной для вашей деятельности книги, но не очень важной для выполнения текущей работы. Занимаясь чтением, которое сейчас не так принципиально важно, вы отбираете время от, как ни странно, выполнения срочных и важных дел. Всё как в семейной жизни.

Есть еще известный принцип от Брайана Трейси под названием «Съесть лягушку». Суть в том, что дело, которое вам кажется неприятным, тяжелым и требующим моральных усилий, лучше выполнить сразу, не откладывая.

Прокрастинация - это, по сути, откладывание неприятных и непонятных дел (разбивайте на понятные подзадачи!) на неопределенное «потом»: «Я подумаю об этом завтра», - говорила Скарлет О'Хара. А завтра будет следующее завтра и т.д.

Срочное задание от руководства. Как быть?

Бывает, что  руководитель просит срочно сделать задачу, а на это время у вас запланировано дело из категории «срочные и важные» и перенос его выполнения отразится на результате всей работы. Вам надо объяснить это начальству и спросить, какое из дел делать сразу, а какое следует отодвинуть.

В таком случае результат решения становится ответственностью вашего руководителя. Если спросить нельзя (начальник слишком занят, чтобы вникать в вашу ситуацию), то придется принимать решение самостоятельно, что делать раньше, исходя из возможных последствий. Но не забывайте, что начальник всё равно будет спрашивать с вас весь запланированный объём задач и вот эту маленькую тележку.

Действенные помощники в планировании дня

Вспоминается старинный анекдот про прапорщика, который говорит, что нужно все запоминать, а кто тупой, делайте как я – записывайте.

Шутки шутками, а я записываю важные дела. Для меня это более эффективно, чем напоминания на компьютере или в телефоне. Как минимум, потому что мы ещё из того поколения, которое умеет писать ручкой, и этот процесс, по заверениям психологов, гораздо лучше помогает запоминать и организовывать свои мысли. Тем не менее, есть различные планировщики рабочего времени, которые устанавливаются на гаджеты. Многим удобно вести ежедневник в электронных программах. Секретарь же поможет вам только тогда, когда вам необходимо упорядочивать ещё и поток входящих дел извне (если у вас секретарь, который знает, как распределить выполнение ваших личных дел, то вам надо бояться, что он вас подсидит).

Пожиратели времени

Ловушки в виде отвлекающих факторов подстерегают каждого. Даже когда приоритеты расставлены и вы четко решили соблюдать план, надо помнить, что соблазны отвлечься есть на каждом шагу.

Коллеги позовут пить чай и коварно завлекут в разговор на отвлечённую тему, вам пришлют тест для определения вашего умения сосредотачиваться или акцию на скидки в вашем любимом магазине здесь и сейчас – все это пожиратели времени. Не бойтесь их. Отвлекаться надо. Иногда полезно переключиться, разгрузить на несколько минут мозг, чтобы потом сконцентрировать внимание. Особенно это важно при выполнении рутинных задач. Однако следите за тем, чтобы такого рода отвлечение не заняло больше отпущенного вами заранее времени на отдых. То есть, проще говоря, при планировании времени на выполнение задач не забывайте запланировать время и на отдых. Для собственного хорошего настроения лучше иметь определенный график и его придерживаться, планировать дела и выполнять в срок, чем отодвигать и придумывать себе оправдания. Как приятный бонус -  вырабатывается сила воли.

Если же всё-таки не удалось выполнить задачу в назначенное время (по объективной, конечно же, причине), то проанализируйте, какая часть у вас заняла больше предполагаемого времени и передвиньте ее на другое конкретное время, учитывая новые знания о времени выполнения вами таких задач.

Для собственного удовлетворения очень полезно вычеркивать дела или ставить галочки напротив выполненных и тем самым себя хвалить. Но, как и в предыдущем пункте, придётся быть с собой кристально честным. Иначе очень скоро вы не увидите удовлетворения окружающих.

Читайте также: Увидел "Срочно!" – кидай в шредер. Как расставлять приоритеты в HR

Есть проблема равновесия

Стоит помнить о жизненном балансе и о том, что при планировании времени надо обязательно оставлять часть времени на нерабочие дела, чтобы заниматься здоровьем, развитием и семьей. Но не в рабочее время, конечно.

Закон принудительной эффективности

На все времени никогда не хватает, но, тем не менее, его всегда достаточно для самого важного. Поэтому делайте в первую очередь то, что наиболее значимо повлияет на достижение нужного результата и ваших целей.

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна