Проект по организации онлайн-обучения для не активных ПК-пользователей: кейс компании Proscom

Заказчик, Московская городская избирательная комиссия (МГИК), нуждался в образовательном портале для сотрудников. Необходимо было, чтобы все пользователи после изучения теоретической части выполняли итоговые тесты, а их результаты были доступны для просмотра и анализа. Основным пожеланием со стороны заказчика было обеспечить простой доступ к онлайн-обучению со сложной методикой для пользователей с разным уровнем владения ПК, в разных локациях.

Также, согласно политике безопасности со стороны заказчика, необходимо было обеспечить установку сервиса исключительно в закрытый контур.

Анализ показал, что уровень владения ПК сотрудниками заказчика очень разнится, а запланированное обучение имеет сложную структуру, которая постоянно изменяется.

Следовательно, такая особенность накладывает определенные требования на интерфейс и на бэкенд – они должны быть максимально гибкими и простыми, с возможностью изменения иерархии составляющих частей обучающего материала и его интуитивно-понятным размещением.

1. Предоставить сервис с минимальным временем освоения сотрудниками с низким уровнем владения ПК для вовлечения более 80% слушателей в онлайн-обучение.
2. Обеспечить поддержку разных форматов обучения — тесты, курсы, группы курсов, интерактивные задания, обобщающие тесты (случайный выбор вопросов из других тестов).
3. Обеспечить доступ к собранным и актуализируемым базам знаний, их связь с обучающими материалами и тестами.
4. Реализовать получение оперативной аналитики по успеваемости и посещаемости.
5. Обеспечить доступность функций сервиса 24/7 из ПК и мобильных устройств с соблюдением требований по безопасности без ущерба удобству пользователя.

Также заказчик отметил, что у сервиса нет единого портрета пользователя, так как возраст сотрудников варьируется от 18 до 67 лет, в коллективе много не активных пользователей ПК, а также людей c разным уровнем образования и кругом задач. Кроме того, необходимо учитывать, что методология и материалы изменяются и дополняются: появляются новые типы обучающих материалов, меняется иерархия обучающих материалов и методика оценки успеваемости и ее критерии, а время, выделяемое на прохождение обучения ограничено, следовательно, интерфейс должен быть интуитивно понятным и не требовать много времени для того, чтобы освоить его. Также портал должен быть выполнен в двух вариантах – десктопном и мобильном, так как у сотрудников разный рабочий режим.

1. Сбор требований заказчика.
2. Внутренний брейнсторм.
3. Анализ существующих решений.
4. Разработка концепта и тестировние на фокус-группе.
5. Формирование ТЗ (функциональные/нефункциональные требования, скетчи и т.п.) и
6. Определение объема работ
7. Разработка архитектуры решения.
8. Разработка макетов (в программе Figma).
9. Разработка в pdca-цикле.
10. Тестирование версии и на фокус группе и внесение изменений

Общая численность нашей рабочей группы составила 16 человек. В их числе лид-дизайнер, миддл-дизайнеры, лид-проджект-менеджер, проджект-менеджер, продакт-оунер, руководитель проекта, архитектор, бэкенд-разработчик, фронтед-разработчик, системный аналитик, Q&A и администратор.

В ходе работы с заказчиком использовался метод фокус-групп, брейнстормы.
Внутри команды мы подбирали референсы из разных LMS, выделяли практики, отвечающие нашим ценностям:

• внимание к деталям;
• ориентация на достижение основной цели, то есть возможность поддержания гибкой методологии обучения.

В своей работе мы стремились достичь следующих результатов:

• простота понимания и использования: пользователи платформы, независимо от роли, смогут работать с ней без дополнительного обучения или чтения документации;
• решение проблем с обучением на всех уровнях;
• организаторам обучения понятно все, что происходит у пользователей;
• методолог легко оперирует базой знаний и курсами;
• слушатель оптимально расходует время с учетом формата обучения: информация аккумулирована в одном инструменте, есть связи между обучающими и справочными материалами;
• есть возможность быстрой интеграции с другими информационными системами, в том числе для демонстрации статуса обучения.

В общей сложности на реализацию проекта у нас ушло 5 месяцев, из которых три месяца заняло предпроектное исследование (методология, ролевая модель, содержание и последовательность обучения) и формирование заказчиком функциональных требований. На разработку дизайн-макетов потребовалось 2 недели, на разработку и доработку внешнего вида портала 1 месяц. На интеграцию и внедрение – 2 недели.

В самом образовательном сервисе есть три роли: администратор, редактор, слушатель (тот, кто обучается).

Их также можно было разбить на подроли, но мы решили не делать этого, так как подробная детализация ролей и сложный функционал (сложные разграничения доступа, дополнительные атрибуты) для решения поставленных задач не требовались. Также благодаря минимализму нам удалось сделать приложение простым и понятным для всех категорий пользователей.

Мы внимательно отнеслись к выбору структуры курсов, уроков и тестов. В итоге сделали возможность наполнять уроки различными видами интерактивного контента, создавать различные по форме тестирования, добавлять опции в программу обучения, но при этом сохранить простоту и интуитивную понятность приложения.

В базовый функционал сервиса вошли:

1. Формы обратной связи (СТП + фидбек для БА и разработки).
2. Уведомления для пользователей.
3. Задания с интерактивным режимом.
4. Подробная статистика с элементами дашборда.
5. Механизм назначений курсов по триггерам и многое другое.

По результатам использования появились идеи как можно было бы улучшать подобные сервисы в будущем – например, внедрять микросервисы с машинным обучением.

Результат нашей совместной работы решил все поставленные задачи. Как отметил сам заказчик, он получил максимально гибкий продукт, который может использовать для обучения сотрудников и вносить корректировки в структуру обучения.

Простота сервиса обеспечила легкий вход в проект со стороны пользователей - заказчик привлек 98% целевых слушателей, что составляет более 20 тыс человек.

За короткий срок достигнута высокая вовлеченность привлеченных слушателей, а также получено большое количество положительных отзывов и позитивной обратной связи от сотрудников клиента.