Правила внутреннего трудового распорядка - как составить, что учесть?

Все кадровые и организационные нюансы любой компании обозначены в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Об этом гласит статья 189 Трудового кодекса.

Что же входит в это понятие? В документе прописаны:

• схема трудоустройства в компанию;
• условия прерывания трудовых отношений с сотрудниками;
• права и обязанности работодателя и сотрудников, виды ответственности за нарушения, которые допустили сотрудники компании;
• режим работы и отдыха;
• список премий и взысканий, которые начальство может назначить работникам.

ПВТР является обязательным для оформления документом. Наличие ПВТР и формулировки в нём проверяет трудовая инспекция. Если единый утвержденный регламент отсутствует, работодателя оштрафуют по статье 5.27 КоАП. Положения, которые содержатся в ПВТР, способствуют дисциплине в трудовом коллективе, координации действий работников и предотвращению трудовых споров.

Освобождены от обязательного утверждения правил внутреннего трудового распорядка две группы компаний – микропредприятия и некоммерческие организации, которые соответствуют требованиям, которые можно найти в статье 309.1 Трудового кодекса. Но для них, согласно общим правилам, есть обязанность вписывать в трудовые договоры сведения, которые должны содержаться в ПВТР.

Чаще всего ПВТР составляют специалисты по кадрам, юридический отдел или помощник руководителя. Правила можно оформить как обособленным документом, так и приложением к коллективному договору. Во втором случае правила не действуют до момента вступления в силу этого договора.

Помимо обязательных пунктов, касающихся правил трудоустройства, увольнения, обязанностей сторон, рабочего режима, методах наказания и поощрения, в документе могут содержаться в виде приложений и другая информация, касающаяся внутреннего распорядка в виде таблиц, графиков, карт или схем.

Правила утверждает работодатель, но он должен считаться с мнением профсоюзной организации, если она имеется. Это обозначено в статье 372 ТК РФ. Профсоюзу отводится пятидневный срок на изучение документа и подготовку ответа.

В случае несогласия с проектом правил со стороны профсоюза, работодатель может внести правки или прийти к общему знаменателю путем дополнительных обсуждений.

С утвержденными правилами необходимо ознакомить всех сотрудников. Они должны поставить свои подписи в документе и листе ознакомлений, который нужно подшить к акту; всех новых сотрудников необходимо ознакомить с ПВТР в момент трудоустройства до того, как они подписали трудовой договор.

В некоторых случаях ПВТР нуждается в обновлении, например, если изменилось законодательство или условия труда в организации.

В случае изменения ПВТР, специалист по кадрам должен внести соответствующие изменения и в трудовые соглашения работников.

Правила внутреннего трудового распорядка начинают действовать с момента их утверждения. Документ, который был утвержден руководством, вступает в силу с даты издания приказа или с указанной в нем даты. При этом старые ПВТР должны храниться в организации в течение одного года после их замены новыми.

Для компаний, у которых есть удаленные сотрудники, в правилах внутреннего трудового распорядка нужно отразить нюансы удаленной работы.

А именно:

• указать ее тип (временная, постоянная, комбинированная-"гибридная");
• возможность работодателя и работника определить и прописать в дополнительные соглашении к договору адрес рабочего места (как правило, это место проживания сотрудника);
• порядок и способы связи (посредством мессенджеров, по телефону, электронной почте);
• порядок взаимной передачи документов, в том числе с использованием электронной подписи, а также порядок ее получения и использования;
• правила информирования сотрудника о локальных актах, в том числе об отпуске, процессе увольнения и тому подобное.

При составлении внутреннего распорядка важно помнить, что они должны способствовать увеличению производительности труда, расширению перспектив организации.

В связи с изменениями, которые вступили в силу в 2024 году, специалистам по кадрам потребуется внести правки в ПВТР.

Так, необходимо:

• скорректировать порядок оплаты сверхурочной работы ( поправки в ст. 152 ТК РФ);
• учесть нормы квотирования рабочих мест для инвалидов;
• внести изменения в правила компенсации неиспользованных отгулов ( поправки в ст. 153 ТК РФ)
• внести изменения в пункт о минимальном размере оплаты труда (МРОТ) - с 1 января 2025 года он составляет 22,4 тысячи рублей;
• добавить в ПВТР пункт о возможности отправки трудовых книжек за границу по требованию работника ( Федеральный закон от 22.06.2024 № 145-ФЗ)
• внести пункт об оплате наставничества ( ст. 351.8 ТК РФ)
• учесть пункт о компенсации удаленным работникам использования для работы личного оборудования и ПО (не менее 35 рублей в день).

При допущенных нарушениях сотрудникам грозит дисциплинарное наказание, которое группируется по трем видам: замечание, выговор, увольнение.

За отсутствие правил внутреннего трудового распорядка организации грозят штрафы (часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ):

• от 30 000 рублей до 50 000 рублей – для организаций;
• от 1000 рублей до 5000 рублей – для должностных лиц, а также для индивидуального предпринимателя.

Документ должен строго соответствовать российскому законодательству, в противном случае его можно будет легко обжаловать в суде, а ответственные за его разработку люди будут наказаны. Правила внутреннего трудового распорядка могут послужить доказательством нарушения прав сотрудников и стать документальным обоснованием для исковых требований. Отметим, что представитель трудовой инспекции часто запрашивает документ, в котором прописаны правила.

Самые популярные ошибки, которые допускаются в ПВТР:

• в разделе, где указан список документов, которые человек должен предоставить при трудоустройстве, указывают СНИЛС, но в нем нет необходимости. Вместо этого подойдет документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета в электронном или бумажном виде по форме АДИ-РЕГ.
• в документе прописаны даты выплат зарплаты реже, чем каждые полмесяца. Важно помнить, что промежуток между получением аванса и остальной части зарплаты не должен быть больше 14 дней (календарных), а если в месяце 31 день — не более 15.
• отсутствие условий ответственности работодателя и сотрудников или они прописаны, но ухудшают положение сотрудника.

Правильный процесс ознакомления сотрудников с обновленным ПВТР включает в себя следующие способы:

1. Создать отдельный лист для ознакомления, на котором сотрудники будут ставить свои подписи и указывать даты ознакомления.
2. Вести общий журнал, в который будут заноситься все локальные акты организации.
3. Предоставить возможность сотрудникам расписываться на обратной стороне приказа, утверждающего ПВТР или изменения в них.
4. Включить в текст трудового договора или дополнительного соглашения пункт о том, что сотрудник ознакомлен с ПВТР.

Таким образом, соблюдение правил внутреннего распорядка не только защищает интересы организации, но и способствует созданию здоровой рабочей среды, где каждый сотрудник понимает свои обязанности и права.

Регулярное обучение и информирование работников о действующих правилах помогают минимизировать случаи нарушений и укрепляют атмосферу взаимопонимания и уважения. Необходимо, чтобы каждый работник осознавал значимость этих правил и стремился к их соблюдению.

Кроме того, хорошо разработанные правила способствуют созданию позитивной корпоративной культуры. Они могут включать элементы, способствующие вовлеченности сотрудников, такие как программы поощрения, возможности для профессионального роста и развития. Это помогает формировать лояльность и удовлетворенность работников, что, в свою очередь, снижает текучесть кадров.