Опыт создания корпоративной библиотеки

Не стоит делать офисную книжную полку только потому, что она есть у всех. Корпоративная библиотека — это инструмент, поэтому у него есть свои цели и функции. Например, обучение и профессиональное развитие сотрудников, оптимизация ресурса руководителей, внутренний PR и даже тимбилдинг.

Одна из самых важных задач, которые решает библиотека — это онбординг. Новичку легче погружаться в материал, а руководитель экономит до 3 дней рабочего времени руководителя. Поэтапно, шаг за шагом, новичок получает доступ к новым блокам информации и самостоятельно ее изучает. Руководитель только координирует и корректирует полученные знания.

Результат изучения библиотеки может быть виден не сразу, а может быть и очевиден. Например, когда менеджер по продажам изучил литературу по работе с клиентом, он уверенно завершает сделку.

У офисной библиотеки нет цели просто заполнить полки — важно, чтобы это были полезные книги, содержание которых поможет работать эффективнее. Например, в нашем офисе много литературы по психологии и психоэмоциональному состоянию, социологии и управлению. Это универсальные книги, которые пригодятся любому бизнесу. Если я или кто-то из сотрудников прочитал книгу и увидел в ней полезные методики, советы или примеры — значит, книга годится для полки.

Например, продакт-менеджер на собрании упомянул теорию игр. Оказалось, что не все члены его команды были знакомы с ней, поэтому он принес в корпоративную библиотеку свою книгу с одноименным названием. Кто-то взял бумажный вариант, остальные читали электронную версию. После этого дизайнер заинтересовался теорией игр и прочитал несколько других книг о ней и других методиках, а одну из них тоже принес в библиотеку.

В корпоративной библиотеке должны быть и такие книги, которые закрывают частотные вопросы. Когда замечаете, что вас уже несколько раз попросили объяснить что-то, приобретайте в офис книги по этой теме и отсылайте сотрудников искать вопросы в них. Это сэкономит ваше время, а книга точно не будет пылиться на полке.

Некоторые художественные книги тоже могут стать полезными для бизнеса и вдохновить сотрудников. Например, Трилогия желаний» Т. Драйзера («Финансист», «Титан» и «Стоик»), «Цель» Э. М. Голдратта и другие. Если в библиотеке разные книги, их можно объединять в рубрики по жанрам и тематикам.

Кухня или комната отдыха — оптимальное место для корпоративной библиотеки. Туда удобно зайти в любое время, а взять книгу можно во время обеда или перерыва на кофе. В переговорной или кабинетах часто проходят встречи, и, чтобы взять книгу, придется помешать работе коллег. В кухне или комнате отдыха, наоборот, подходящая расслабленная атмосфера: здесь люди общаются, а книги могут стать дополнительной темой для разговоров и обсуждений.

В нашей компании мы не отслеживаем, кто взял книгу, насколько и куда — домой или на свое рабочее место. Если книга долгое время отсутствует на полке, значит, для коллеги она важна и пришлась ко времени. Конечно, бывает, что кто-то просто взял книгу и забыл про нее. Тогда можно просто спросить в корпоративном чате, и «пропажа» найдется.

Но кому-то бывает важно отслеживать «движение» книг. Тогда корпоративная библиотека становится ближе к классической: формуляров, конечно, нет, но табличная система учёта есть. Как правило туда вносят название книги, фамилию сотрудника, который взял книгу, и срок, к которому рассчитывает вернуть. Для удобства таблицу можно вести онлайн в облачных сервисах или распечатать и закрепить на полке.

Помимо бумажной мы завели цифровую библиотеку. В электронной версии намного легче найти нужную информацию, но из-за специфики бизнеса компаниям не всегда хватает стандартных источников знаний. Поэтому мы создали свои обучающие материалы и книги. В них руководители делятся опытом и объясняют сложные ситуации. Такие материалы всегда доступны и помогают закрыть сразу множество вопросов. Например, когда в команду приходит новый тренер, я даю ему ссылку на «Книгу знаний», где говорится, как вести занятия, оптимизировать процесс и т.д.

Электронная библиотека — это не только книги, но аудиозаписи и видеоролики. Их мы тоже делаем самостоятельно и сохраняем в отдельном облаке. Формат видеороликов такой: получасовое обучение, уточнения, новости и разбор продаж. Позже запись загружается в «Книгу знаний» для продажников и к ней добавляют теги, чтобы легче было найти информацию.

Важный нюанс, на который не все обратят внимание. В целях безопасности и защиты библиотеки от копирования нужно делать договоры конфиденциальности, чтобы ценные информационные материалы не распространялись за пределами компании.

Чтобы корпоративная библиотека была мощным инструментом для HR и директоров, важно правильно выстроить работу с ней. Определите, каких целей помогут добиться книги, внимательно относитесь к их выбору, оповестите сотрудников о том, что книги можно брать и приносить. Подумайте, как и когда они будут обновляться и нужно ли вам отслеживать взятые книги. А если у вас есть специфические полезные электронные материалы, создайте собственную базу знаний — цифровую библиотеку с книгами и видеоматериалами.

При должном подходе корпоративная библиотека будет функционировать как целостная система и способствовать развитию бизнеса.