Как внедрить KPI

Ключевые показатели эффективности ( англ. Key Performance Indicators , KPI ) — показатели деятельности подразделения (предприятия), которые помогают организации в достижении стратегических и тактических (операционных) целей. Использование ключевых показателей эффективности дает организации возможность оценить свое состояние и помочь в оценке реализации стратегии .

KPI позволяют производить контроль деловой активности сотрудников, подразделений и компании в целом. Для термина «key performance indicators (KPI)» зачастую используется русский перевод «ключевые показатели эффективности» (КПЭ), однако это не совсем верно .

Читайте также: KPI: как ошибка переводчика сыграла с нами злую шутку

С переводом по смыслу слов key (ключевой, характеризующий степень достижения какой-либо цели, существенный для работы одной из областей деятельности компании) и indicator (индикатор, показатель) проблем не возникает, но слово performance невозможно однозначно трактовать, хотя технически, это «производительность, КПД». Правильную формулировку можно найти в стандарте ISO 9000:2008. Он разделяет слово performance на два термина: результативность и эффективность.

По стандарту, результативность — это степень достижения запланированных результатов (способность компании ориентироваться на результат), а эффективность — соотношение между достигнутыми результатами и затраченными ресурсами (способность компании к реализации своих целей и планов с заданным качественным уровнем, выраженным определенными требованиями – временем, затратами, степенью достижения цели). Слово performance объединяет в себе и результативность, и эффективность. Таким образом, правильным переводом термина KPI будет «ключевой показатель результата деятельности», так как результат деятельности содержит в себе и степень достижения, и затраты на получение результата.

КПЭ — это инструмент измерения поставленных целей. Если показатель, который вы придумали, не связан с целью, то есть не образуется исходя из ее содержания, тогда нельзя использовать данный KPI. Технологии постановки, пересмотра и контроля целей и задач легли в основу концепции, которая стала основой современного управления и называется «Управление по целям».

Разработку KPI рекомендуется провести в ряд этапов:

1. Предпроектные работы:

- получение одобрения и поддержки высших руководителей;

- инициирование и планирование проекта;

- создание проектной группы;

- проведение предпроектного исследования.

2. Разработка методологии системы KPI:

- оптимизация организационной структуры;

- разработка методической модели;

- разработка процесса управления компанией на основе KPI;

- разработка системы нормативно-методической документации (регламентация).

3. Разработка информационной системы KPI:

- разработка ТЗ для настройки (программирования) информационной системы;

- настройка (программирование) информационной системы;

- обучение пользователей;

- проведение опытной эксплуатации.

4. Завершение проекта. Ввод системы KPI (методологии и информационной системы) в промышленную эксплуатацию.

При разработке методологии KPI важно акцентировать внимание на:

1. Изменения корпоративной культуры и организацию процессов.

2. Разработку целостной стратегии развития KPI.

3. Разъяснение персоналу достоинств KPI.

4. Идентификацию общекорпоративных КФУ.

5. Выбор решающих KPI для всей организации.

6. Разработку структуры отчетности для всех уровней.

7. Координацию применения решающих KPI.

8. Уточнение KPI для поддержания их актуальности.

При этом очевидно, что KPI – это лишь инструмент, причем инструмент не универсальный, а требующий внимательной проработки перед внедрением. Также как уже упоминалось выше KPI это один из ключевых элементов управления по целям. Управление по целям один из элементов стратегического управления. Посредством УПЦ менеджеры совместно с работниками определяют цели организации, подразделений, отдельного человека и используют их для последующего контроля достигнутых результатов.

Первый этап – постановка целей. Это наиболее трудный шаг в УПЦ, он предполагает взгляд за пределы текущих, ежедневных обязанностей, чтобы ответить на вопрос: «Что мы пытаемся достичь в ближайшей перспективе, через полгода, год?»

Второй этап – разработка планов действий. Эти планы определяют последовательность действий, необходимых для достижения намеченных целей. Они разрабатываются как для подразделений, отделов, так и для отдельных сотрудников.

Читайте также: KPI: как это вообще работает

Третий этап – наблюдение, контроль за реализацией планов и при необходимости – их корректировка. В ходе выполнения плана руководитель должен предоставить подчиненным свободу действий, например, через снятие текущего ежедневного контроля за их деятельностью.

Четвертый этап – оценка результатов деятельности, их соответствия поставленной цели. Оценки могут быть положены в основу системы вознаграждения персонала. Оценка результатов деятельности работников, отделов, организации в целом служит основанием для постановки целей на следующий год, и цикл УПЦ возобновляется.

Таким образом, можно сделать вывод, что внедрение KPI – это сложный и многогранный процесс, требующий от владельцев, менеджеров и работников взаимодействия, которое часто является лишь иллюзией и в процессе определения KPI выясняется, что организационная структура нуждается в гораздо более глубокой перестройке и переналадке.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна