Как робот-рекрутер в PepsiCo сотрудников набирала

Когда в PepsiCo поставили перед собой задачу открыть Единый сервисный центр в Воронеже, чтобы централизовать и унифицировать процессы, к привлечению более чем 200 специалистов была привлечена и робототехника. Естественно, в команде талантливых и профессиональных рекрутеров.

Как компания готовила и реализовывала проект, с какими трудностями столкнулась и как их преодолела, порталу HR-tv.ru рассказала Наталья Сумбаева , talent acquisition manager Russia & CIS PepsiCo.

«Открытие Единого сервисного центра» претендует на бизнес-премию WOW!HR в номинации MakeTeam , партнер номинации – Avito Работа .

О проекте

Проект «Открытие Единого сервисного центра» был призван повысить эффективность бизнеса через унификацию и централизацию процессов поддержки продаж и администрирование персонала.

Читайте также: 17 500 сотрудников за полгода. Опыт корпорации ЭЛАР по массовому набору персонала

В короткий срок для формирования нового подразделения было необходимо набрать 200+ человек: специалистов офиса, специалистов по поддержке продаж, по поддержке клиентов, аналитиков, специалистов по маршрутизации, финансовых аналитиков, специалистов по администрированию персонала.

Как возникла потребность

Бизнес PepsiСo – динамично развивающийся и стоящий на страже наибольшей эффективности. Нам всегда интересно, как мы можем работать еще качественней. Это касается оптимизационных схем, в том числе по внутренним сервисам.

У нас достаточно разрозненная региональная структура продаж, которая рассредоточена по всей стране. Мы продаем напитки, соки, молочную продукцию, детское питание, снеки. И команды на разных территориях поддерживались разными координаторами, специалистами по поддержке продаж. Их работа была примерно одинаковой, но не была унифицирована. Бизнес увидел в этом возможность сделать более качественный коннекторный сервис для команд продаж, а также унифицировать и оптимизировать процессы.

Собственно, так родился проект по формированию Единого центра поддержки продаж и вслед за ним там же Сервисного центра по кадровому администрированию.

Ход проекта

Вначале нам предстоял анализ – длительный и всесторонний анализ городов для выбора оптимальной локации, изучение емкости кандидатского рынка и представленности других компаний. Кроме того, нужно было детально ознакомиться с рынком вузов, объемом выпускаемых специалистов по интересующим нас специальностям. Далее – подготовить и усилить команду по подбору, изучить новые инструменты и технологии.

Выбор пал на Воронеж. Мы понимали, какие каналы там работают – на самом деле, они не слишком отличались от московских или других городов. Но у нас было ограниченное время: мы не могли выйти с информацией о наших вакансиях раньше середины мая, а к 1 августа нам уже было нужно, чтобы люди приступили к своим обязанностям. То есть по факту у нас было в чистом виде 2-2,5 месяца, чтобы найти и вывести на работу 200 с лишним человек.

Инструменты

Мы проанализировали, какие новые технологии мы можем применить. Где-то в январе-феврале мы одними из первых на рынке протестировали робота-рекрутера, посмотрели, как она нам может помочь, также изучили возможности видеоинтервью (поскольку часть подбора велась удаленно, часть ролей мы прогоняли через видеоинтервью и смотрели на кандидатов из Москвы).

И, соответственно, мы привлекли к работе социальные сети, вузы (где мы договорились разместить свои плакаты) и другие информационные каналы. Также мы использовали Headhunter, Superjob и исходящий поиск, локальные сайты по поиску работы, воронежские группы на Facebook и ВКонтакте.

В качестве основных инструментов выступили:

- Автоматизированный обзвон кандидатов;

- Видеоинтервью, Pre-Interview;

- Тесты способностей, TalentQ;

- Тесты на знание Excel;

- Очное живое интервью;

- Assessment case.

Детали проекта

Мы сразу подбирали людей для всех четырех уровней управления – директоров, менеджеров, супервайзеров и специалистов, и это была одна из сложностей.

Мы предложили бизнесу схему подбора и расписали шаги, как мы будем оценивать специалистов, что важно для супервайзеров, что важно для менеджеров, какие у кого должны быть компетенции. Например, для специалистов мы в качестве входного фильтра брали определенный проходной балл числового вербального теста Talent Q. Затем все кандидаты тестировались на знание Excel – это было обязательным условием (у нас было три разных вида тестов в зависимости от уровня специалиста и от его будущего направления работы).

И далее после тестирования проходило интервью с HR-специалистом и с представителем бизнеса. На этом этапе мы смотрели в основном на мотивацию и на общечеловеческие ценности: что для кандидата важно, как он относится к работе, коллегам, людям в целом.

У нас был определенный список компетенций для всех ролей. Например, мы взяли из Aspects Talent Q пять компетенций: работа в команде, стрессоустойчивость, ориентация на клиента, решение проблем и добросовестность; и по пятибалльной шкале оценивали выраженность компетенции – от 3 до 5. Все, что было ниже 3, нам не подходило и, соответственно, мы таких кандидатов в расчет не брали.

Самый массовый поток людей, а это были специалисты в количестве почти 200 человек – у нас обзванивались роботом-рекрутером: она их искала, рассказывала про вакансию и приглашала в офис. Они проходили вербальный числовой тест Talent Q, тест Aspects, проходили проверку на знание Excel, заполняли анкету. А в финале была беседа с HR и специалистом из бизнеса.

Для второго уровня ролей, для супервайзеров, мы использовали видеоинтервью. Поскольку супервайзеры – это руководители, у них в подчинении предполагались команды специалистов по 7-8 человек на каждого, то здесь для нас были важны наши корпоративные лидерские компетенции, такие как развитие талантов, сотрудничество без границ, создание культуры где ценится вклад каждого. Все это касается работы с другими людьми, умения выстраивать взаимоотношения, находить разумные компромиссы, договариваться и создавать определенную атмосферу доверия, заботы и комфорта для своих команд.

Отчасти некоторые вопросы мы поднимали в видеоинтервью. Также мы оценивали это во время собеседования со специалистом по подбору персонала и менеджером и каждому из кандидатов мы давали один из наших стандартных корпоративных бизнес-кейсов – ролевую игру, в которой участнику нужно было представить себя в роли руководителя и провести беседу со сложным подчиненным. Все кандидаты на роли супервайзеров у нас играли, а мы как работодатель смотрели, как они справляются со сложным подчиненным, как выстраивают диалог. Здесь тоже были видны ценности человека, и это было важно для нас.

Трудности

В начале года в Воронеже работал один специалист. Весной я начала усиливать команду, в апреле-мае мы взяли еще двоих специалистов, и уже в июне, когда поняли, что не справляемся с объемами, наняли еще двоих. Мы мониторили загрузку в режиме онлайн и, получая от бизнеса корректировки по срокам, тоже реагировали соответственно, усиливая команду.

Работать было не просто, нагрузка была очень велика, поэтому я постоянно поддерживала команду: важно было грамотно распределять задачи, выводить коллег на обед или вечером на неформальную встречу, чтобы посидеть, посмеяться, обменяться какими-то забавными ситуациями или случаями из текущих рабочих моментов и таким образом снять накопившееся напряжение.

Читайте также: Как подбирать персонал в 7 раз эффективнее. Опыт ГК МЕГАПОЛИС

Также сложности возникали из-за отсутствия нанимающих менеджеров, которые бы выбирали кандидатов и принимали решение о финалистах. Чтобы справиться с этой задачей, мы приглашали кросс-функциональных менеджеров из других городов.

Цифры проекта

Воронка составила 6%, стоимость подбора – 6 000р\1 вакансию. В затраты были включены заработная плата команды, стоимость рекламы, технологии оценки, новые технологии (робот и видеоинтервью), расходы на командировки.

Итоги

В итоге мы набрали 250+ человек и запустили в запланированные бизнесом сроки Единый сервисный центр, который начал оказывать поддержку командам продаж на территории всей страны. Мы справились с поставленной задачей, найдя большое количество специалистов в условиях ограниченных временных ресурсов и обеспечив необходимый сервис для нашего бизнеса.

Фото PepsiCo, Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательн а

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR2019