Как правильно преподнести плохие новости персоналу

Негативные известия многие сотрудники воспринимают как непоправимую катастрофу. В результате кто-то впадает в депрессию и уныние, кто-то паникует и агрессирует, третьи бегут от проблемы подальше в прямом смысле этого слова - увольняются, не дождавшись развязки событий. Чтобы этого не произошло руководителю нужно научиться правильно подавать плохие новости. О том, как это делать рассказывает HR-эксперт, коуч Андрей Сергеев .

Мы все так устроены, что любые изменения воспринимаем настороженно. Даже если они позитивны, мы склонны относиться к ним с трепетом и воодушевлением, но одновременно с тревогой и беспокойством о том, чтобы перемены к лучшему все-таки состоялись. Что уж говорить о негативных переменах, когда мы ощущаем угрозу собственному комфорту, стабильности, привычному для нас укладу!

Любая организация, существующая по законам бизнеса, подвержена постоянным изменениям, что в зависимости от их характера, позитивным или негативным образом отражается на её персонале. В роли проводника хороших и плохих новостей для сотрудника, как правило выступают его руководители или сотрудники службы управления персоналом.

Читайте также: Насколько в бизнесе важна чистота концепции? Кейс о проигранной компании

И если преподносить хорошие новости не составляет труда, то с трансляцией негативной информации часто возникают сложности. В этой статье я расскажу о том, как максимально эффективно и правильно преподносить сотрудникам плохие новости.

В первую очередь следует подходить к вопросу не как к односторонней и безапелляционной передаче информации, а как к полноценным переговорам, подразумевающим еще и работу с полученной обратной связью. Поэтому и подготовку к мероприятию следует осуществлять по аналогии с подготовкой к переговорному процессу.

Начинать стоит с разработки стратегии, которая включает в себя конечную цель или результат, который мы хотим достигнуть и тактические составляющие, определяющие его максимально точное достижение. Конечный успех будет во многом зависеть от того, на сколько верно определено содержание стратегии, проработаны детали и учтены возможные нюансы и варианты.

Существует три фактора, способные отрицательным образом повлиять на восприятие негативной информации:

1. Фактор информационной недостаточности

Нет ничего хуже, чем нехватка информации в волнующей ситуации. Испытывая информационный вакуум в животрепещущем вопросе, наше сознание начинает самостоятельно заполнять его, как правило, рисуя самые негативные картины из всех возможных. Недостаток информации может привести к нежелательным действиям или бездействиям сотрудников, и чтобы обезопасить себя от этого стоит качественно подготовить информационную базу и действовать в соответствии со следующими рекомендациями:

- Досконально изучить вопрос, в малейших деталях и нюансах, в совершенстве владеть предметом разговора;

- Иметь готовый план выступления и стараться не отступать от него;

- Быть готовым к неудобным вопросам и заранее подготовить ответы на них;

- Говорить по существу вопроса, избегать «воды», не использовать такие слова и выражения как « наверно » , « может быть » и тем более « я не знаю » ;

- Предоставить возможность обратной связи по итогам беседы, ответить на возникшие вопросы, еще раз проговорить ключевые моменты и убедиться в их понимании.

2. Страх потерь

Как правило все плохие новости для персонала связаны с изменениями условий труда, будь то повышенная нагрузка, изменение существующих функциональных обязанностей, пересмотр условий оплаты труда и тому подобное. Страх этих изменений провоцирует повышенную тревожность, часто трудно контролируемую и основанную на базовых человеческих инстинктах, а поэтому стоит особенно внимательно отнестись к форме и содержанию разговора, а также к собственному поведению в его процессе:

- Обратите внимание, « принцип бутерброда » , как в случае с критикой сотрудников, когда блоки информации чередуются в порядке позитив-негатив-позитив, в этом случае не работает и более того может привести к противоположным, нежелательным последствиям! Структура подачи информации должна быть следующей: вводная часть (причинно-следственные связи), основная часть (сама негативная информация), компенсационная составляющая и обратная связь в заключении;

- Любая плохая новость должна быть компенсирована в том или ином виде. Даже при самых негативных переменах в работе можно найти положительные стороны, а иногда даже и возможности к лучшему. Акцентирование внимания на позитивных составляющих способно существенным образом повлиять на восприятие информации работником;

- В процессе беседы следует сопереживать чувствам собеседника, демонстрировать открытость и понимание;

- Следует противодействовать естественному желанию максимально кратко и быстро изложить негативную информацию. Информация должна подаваться дозированно, необходимо выдерживать паузы во время беседы. Важно контролировать скорость речи, давать собеседнику время для осознания и обдумывания сказанного.

3. Фактор ограниченности восприятия

- Ограниченность восприятия может быть вызвана различными уровнями интеллектуального развития и профессионального уровня, в связи с чем необходимо подстраиваться под собеседника, говорить с ним на одном языке, а если говорить о сложной терминологии, то просто и понятно объяснять содержание терминов;

- Консерватизм во взглядах является одной из самых часто встречающихся причин противодействия, стоит учитывать эту особенность восприятия и при её наличии декларировать информацию, ссылаясь на авторитетные источники, проводя аналогии и реальные примеры из жизни.

Смотрите также: Работа с вовлеченностью персонала в компании «Пери»

Ну и напоследок. Источникам плохих новостей уже давно не отрубают головы, тем не менее именно тот, кто приносит плохую новость чаще всего принимает на себя первый удар. Будьте морально готовы к самым разным реакциям и воспринимайте их как должное, будьте сдержанны, не срывайтесь на провокации, сочувствуйте, поддерживайте, понимайте.

Поменьше вам плохих новостей!

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна