Как правильно объединить в интранете сотрудников производства и офиса

Производственные компании задумываются о корпоративном портале не зря: идёт огромная работа по привлечению и удержанию рабочих на производствах, а корпоративный портал — это самое удобное решение для взаимодействия с людьми и для повышения их лояльности. Это способ дать сотрудникам возможность общаться, развиваться, узнавать о льготах, вакансиях, участвовать в корпоративной жизни.

Как это решается в компаниях, где большинство сотрудников работают в офисе? В портал загружаются сотрудники из учётной системы, после чего к их профилям на портале по единому идентификатору подключается учётная запись из используемого ПО. Чаще всего этим идентификатором служит адрес электронной почты, так как он заведён в обе системы.

В чём отличие компаний, где большинство сотрудников — работники производства? У них в принципе отсутствует учётная запись в системе авторизации. Поэтому мы загружаем их из учётной системы, но фактически не можем привязать к ним логин и пароль.

Решение есть — использовать IDM-систему, которая позволит к профилям сотрудников, полученным из учётной системы, привязать логин и пароль. Но для этого всё равно нужен единый идентификатор. Как мы уже выяснили, в случае офисных сотрудников — это email, а для производственных логично было бы использовать номер телефона. Но к производственным сотрудникам это также сложно применимо. По статистике, сотрудники производств не слишком «привязаны» к постоянному телефонному номеру. Он не имеет такого значения, когда цифровой след человека тонок и нестабилен — мало интеграций с фуд-сервисами и такси, оплаченных покупок на стриминг-сервисах и видеоплатформах, приложений и т. д. Поэтому номера часто меняются, что тоже не работает в нашу пользу. И вот на этом этапе, когда отпадают два очевидных решения — телефонный номер и email, как правило, отпадает и решение создавать единый корпоративный портал. Производственные компании считают, что это сложно или нереализуемо в принципе.

Решение — использовать табельный номер. Это личный номер сотрудника производства, который закреплён в его личном деле и по которому осуществляются все кадровые и прочие операции. Дальнейший процесс незамысловат: сотрудник вводит табельный номер, система проверяет его наличие, позволяет создать пароль и сохраняет его в системе авторизации, после чего сотрудник производства получает доступ к порталу.

Так как учётная запись привязана к табельному номеру, а он, соответственно, к кадровой системе, то удаление учёток уволившихся сотрудников происходит в дальнейшем автоматически: в кадровой системе аннулируется карточка сотрудника, табельный номер становится неактивным — и портал перестаёт пропускать сотрудника по его логину и паролю.

Существует два нюанса, которые возникают при такой интеграции. Первый связан с логином сотрудника. Если у офисного сотрудника учётная запись присваивается автоматически при устройстве на работу, то с табельным номером всё иначе: по сути, сотрудник производства сам создаёт себе первичную учётную запись. Это чревато тем, что любой недобросовестный сотрудник при создании учётной записи может использовать чужой табельный номер для того, чтобы получить доступ к персональным данным коллеги (подсмотреть зарплату и т. д.).

Решение здесь такое: можно ограничить первичный вход по табельному номеру и паролю новостной лентой, блогами, чатами, но не давать доступа к персонализированной информации, которая содержит коммерческую тайну и не подлежит разглашению. Далее необходимо провести дополнительную аутентификацию. Например, сотрудник может обратиться в отдел кадров, где ему зададут дополнительные вопросы, ответы на которые знает только он.

Второй нюанс также связан с безопасностью, но решение выглядит гораздо сложнее. Так как у офисных сотрудников есть компьютеры, портал обычно лежит в закрытом контуре и не имеет доступа извне. У сотрудников производства компьютеров, находящихся внутри корпоративной сети, — нет. Продумываются такие варианты, как закупка нескольких «общих» компьютеров либо установка инфокиосков.

В долгосрочной перспективе эти решения временные, а постоянные снова упираются в мобильный телефон сотрудника. Но здесь вновь есть два пути решения:

1. Адаптивная версия портала, в которую можно заходить через браузер. Это более простое и недорогое решение, но такую версию сложнее согласовать с отделами безопасности, потому что портал нужно будет открывать снаружи и давать внешний доступ, что сделает систему более уязвимой.
2. Разработка полноценного мобильного приложения. Этот вариант дороже, но он более защищённый (так как приложение интегрируется с порталом не напрямую, а через промежуточный защищённый слой), а также более удобный (так как отвечает всем необходимым паттернам использования мобильного телефона: в нём можно «тапать» и «свайпать», в отличие от адаптивной версии).

При этом важно понимать, что, несмотря на повальную цифровизацию общества, производственные сотрудники — это слепое пятно в общем реестре владельцев смартфонов. И действительно, значимое количество людей до сих пор пользуются «кнопочными» вариантами, а не смартфонами. Поэтому, перед тем как начинать проект внедрения корпоративного портала, лучше провести опросы, собрать статистику и убедиться, что большинство сотрудников используют современные смартфоны. А для тех, кто по каким-либо причинам до сих пор обходится «кнопочной звонилкой», есть смысл продумать программу (софинансирование или предоставление со скидкой) современных гаджетов.

В целом это все подводные камни, которые могут ожидать компанию при стремлении объединить на корпоративном портале сотрудников офиса и работников производства. Как вы можете видеть, их легко обойти, а все проблемы вполне решаемы. Чтобы выбрать наилучшее из решений, рекомендую обратиться к профильному эксперту, специализирующемуся на корпоративных порталах для производств, который проанализирует бизнес-процессы и аудиторию, соберёт нужные данные и предложит решение, которое будет работать прямо сейчас и на перспективу. И действительно поможет усилить бренд, объединить сотрудников и получить хорошую статистику пользования порталом.