Как организовать детский праздник в офисе и не сойти с ума

По закону Мерфи, все самые интересные творческие задачи поступают в пятницу вечером. А лучшие праздники случаются, когда их просят подготовить за неделю-две до даты икс.

Добавьте к этому: «агентство привлекать не будем», «в рамках текущего бюджета» и всеобщее «давайте уже после праздников» — и у вас все шансы получить к Новому году подарок в виде нервного тика. Чтобы этого не произошло, почитайте советы от руководителя учебного центра транспортной компании «Байкал Сервис» Юлии Медведковой . Они про то, как подготовить в офисе детский праздник на 120 (!) человек — максимально быстро, бюджетно и с минимальными потерями нервных клеток.

Соберите как можно больше данных об участниках

В нашем случае задача оказалась не вполне стандартной, поскольку нам предстояло провести двойной праздник: День открытых дверей & Новогодняя елка, - и при этом пригласить на него всех желающих детей сотрудников, мы не вводили никаких ограничений по возрасту.

Читайте также: МТС: «В детях мы видим большой потенциал»

Поэтому правило первое: чем больше вы будете знать о своих гостях, тем лучше. Мы использовали простой гугл-опросник. В нем спросили, чьи дети хотели бы поучаствовать, что это за дети, какой у них возраст, как их зовут, кто их будет сопровождать и т.д. Это позволило нам заранее сформировать группы по возрастам, без заминок организовать пропускной режим, разработать несколько развлекательных программ, адаптированных под нужный возраст.

Подумайте о том, кто привезет ребенка на праздник

В среднестатистической семье мама и папа работают, ребенок ходит в детский сад или школу. Наше мероприятие проходило днем в будний день. Значит, кто-то должен был привезти ребенка в офис. Для этого мы разрешили сотрудникам в день праздника отлучиться с рабочих мест. Формально — это потеря нескольких часов рабочего времени. Но компания оплачивала их как рабочие. Эти затраты ни в коем случае нельзя считать расходом или потерями. Это инвестиции в укрепление отношений.

Заранее протестируйте маршрут

Очень важно заранее просчитать весь маршрут: какой будет пропускной режим, кто встретит и проводит детей, что они будут есть, где смогут взять воды. Мы сформировали оргкомитет из сотрудников HR-службы и родителей. Они помогали с разными вопросами: где закупить фрукты, как оборудовать офисное пространство, как установить декорации и оборудование, провести мастер-классы и т.д.

Всего в подготовке участвовало более 20 человек. Очень важно пройти весь маршрут, оценить, все ли комфортно разместятся, не будут ли мешать работающим сотрудникам, будут ли соблюдены требования по безопасности и охране труда.

Адаптируйте программу под участников и их интересы

На нашем празднике собрались примерно 120 человек. Мы условно разделили их на три части: малыши, их родители, старшие дети, постаравшись учесть в программе интересы каждой группы. Отдельный вызов — дети младше четырех лет. У них была отдельная программа, каждого сопровождал родитель.

Поэтому механика включала задания и для них. Детей постарше было около 70, для них мы сделали квест по офису: шесть станций с заданиями на тему грузоперевозок. Вести за собой наши команды мы пригласили аниматоров, с которыми накануне мы провели быстрые и четкие переговоры, они отлично сориентировались в ситуации, предусмотрели различные нюансы выполнения заданий.

Заручитесь поддержкой руководства

Это будет стимулом не столько для детей, сколько для их родителей. Наш исполнительный директор поздравил всех и рассказал о компании. Эта информация пригодилась в дальнейшем тем, кто участвовал в квестах. В целом именно топ-менеджмент определяет, как будут воспринимать корпоративную культуру сотрудники: как набор искусственных атрибутов или как действенное подспорье в реализации стратегии.

Создайте тематическую привязку к бизнесу

В квесте дети занимались всем, что связано с грузоперевозками. Они составляли маршрут, учились «перевозить» и пересчитывать тяжелые и легкие грузы, строить дороги и переправы. Подарки мы выбирали, похожие на настоящие посылки, — в упаковке, которую используют при перевозках.

Учтите индивидуальные и возрастные особенности

Конечно, у нас были дети , которые не любят или еще не умеют работать в команде, которые по каким-то причинам не хотели участвовать в общих заданиях. Очень важно, чтобы рядом всегда находились взрослые, которые предложат сделать что-то другое и сохранят атмосферу праздника. Также неплохо заранее спросить родителей про предпочтения в еде и скорректировать меню.

Не забудьте про контроль и учет

Для начала мы информировали всех родителей, в какой момент, где им нужно находиться, чтобы принять участие в программе или забрать детей после ее окончания. Детям мы раздали цветные бейджи, это сильно сокращало нам время: мы легко делили их на команды, точно знали, что это за ребенок. Самому ребенку было приятно ходить с бейджиком «как у взрослого». Подарки вручались в обмен на бейджик. Это позволило провести вручение быстро и сразу понять, кто получил подарок, а кто нет.

Спросите о впечатлениях после мероприятия

В конце вечера дети получили подарки, для них накрыли стол с фруктами, пиццей, вкусностями. После этого, кто захотел, смог прийти на импровизированную «телестудию» и поделиться своими впечатлениями. Дети рассказали, что для них компания «Байкал Сервис», кто их мама и папа и чем занимаются, кем они сами видят себя в жизни и высказать пожелания, что они ждут от новой встречи с компанией. Эти мнения мы учтем при подготовке следующего мероприятия.

Смотрите также: «Честные игры «Русагро» – праздник для сотрудников и их семей

Какие выводы мы сделали

Не все дети знают, чем занимаются их родители . Для них это был способ погрузиться в профессию и понять, где работают их папы и мамы, как устроена транспортная компания, для чего нужны разные подразделения, почему родители иногда задерживаются на работе.

Им очень понравилось, и с этими эмоциями они уходили домой. Дети говорили, что они хотят работать в нашей компании, что здесь доброжелательные люди. После проведения мероприятия мы получили не только довольных детей, но и довольных сотрудников. А это значит — повышение лояльности, вовлеченности и мотивации.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна