Как не потерять связь с удаленными сотрудниками

Управление командой, разбросанной по разным локациям, может быть сложным из-за отсутствия прямого наблюдения и контроля за выполнением задач. В условиях удаленной работы эффективное управление командой и контроль выполнения задач становятся особенно важными. Использование трекеров и программ отслеживания может помочь в решении этих задач, однако они также имеют свои плюсы и минусы.

Плюсы использования трекеров и программ отслеживания:

Улучшение производительности

- Повышение эффективности: Сотрудники становятся более организованными и эффективными, когда знают, что их работа отслеживается.

- Оптимизация процессов: Руководители могут выявить узкие места и области для улучшения, что помогает оптимизировать рабочие процессы и распределение задач.

Прозрачность и отчетность

-Четкость целей и задач: С помощью трекеров сотрудники четко видят свои задачи, сроки и ожидаемые результаты, что способствует лучшему пониманию своих обязанностей.

- Отчетность: Руководители получают доступ к детализированным отчетам о выполненной работе, что позволяет объективно оценивать производительность каждого сотрудника.

Распределение ресурсов

-Балансировка нагрузки: Программы отслеживания помогают равномерно распределять рабочую нагрузку между сотрудниками, избегая перегрузок и недозагрузок.

- Приоритизация задач: Трекеры помогают определять приоритетные задачи и направлять усилия команды на выполнение самых важных проектов.

Повышение мотивации

- Целеустремленность: Сотрудники, имеющие четкое представление о своих задачах и прогрессе, чаще стремятся к достижению поставленных целей.

- Признание достижений: Программы отслеживания позволяют руководителям своевременно отмечать достижения сотрудников и поощрять их за хорошую работу.

Минусы использования трекеров и программ отслеживания:

Чрезмерный контроль

- Стресс и давление: Постоянное отслеживание может вызвать у сотрудников чувство стресса и давления, что негативно сказывается на их благополучии и продуктивности.

- Недоверие: Использование трекеров может создать у сотрудников ощущение, что им не доверяют, что подрывает доверие между ними и руководством.

Снижение автономии

- Ограничение самостоятельности: Постоянный мониторинг может ограничить свободу действий сотрудников и их способность принимать самостоятельные решения.

- Творческое мышление: Из-за строгого контроля сотрудники могут стать менее креативными и инициативными, так как будут бояться выходить за рамки установленных задач.

Технические проблемы

- Сбои и ошибки: Трекеры и программы отслеживания могут иметь технические сбои и ошибки, что приводит к недостоверным данным и затрудняет контроль.

- Зависимость от технологий: Сильная зависимость от программного обеспечения может создать дополнительные сложности в случае проблем с интернетом или аппаратурой.

Конфиденциальность и безопасность

- Сбор данных: Трекеры могут собирать большое количество данных о сотрудниках, что вызывает вопросы о конфиденциальности и защите личной информации.

- Безопасность данных: Ненадежные программы могут стать мишенью для хакеров, что ставит под угрозу безопасность корпоративных данных и личной информации сотрудников.

Использование трекеров и программ отслеживания в управлении удаленной командой имеет как свои плюсы, так и минусы. Эти инструменты могут значительно улучшить прозрачность, эффективность и мотивацию, но при неправильном использовании могут вызвать стресс, недоверие и снизить автономию сотрудников. Важно находить баланс между контролем и доверием, обеспечивая прозрачность процессов и поддерживая благоприятную рабочую атмосферу.

Контроль сотрудников по принципу доверия

Контроль удаленных сотрудников может быть эффективно осуществлен и без использования трекеров и программ отслеживания. В ГК “Смарт Групп” мы придерживаемся принципа работы на доверии и на результат. Это позволило нам выстроить здоровые и продуктивные рабочие отношения, а каждому сотруднику развить ответственность и автономию.

Плюсы контроля на доверии

Улучшение морального духа и мотивации

- Уважение и автономия: Сотрудники чувствуют себя ценными и уважаемыми, что повышает их мотивацию и удовлетворенность работой.

-Снижение стресса: Отсутствие микроменеджмента уменьшает стресс и тревогу, связанные с постоянным контролем.

Повышение продуктивности

-Самоорганизация: Сотрудники, имеющие больше свободы, часто становятся более ответственными и организованными.

-Креативность и инновации: Доверие стимулирует творчество и инновационное мышление, так как сотрудники не боятся предлагать новые идеи.

Укрепление корпоративной культуры

-Доверие и лояльность: Взаимное доверие укрепляет командный дух и лояльность сотрудников к компании.

-Прозрачность: Открытая коммуникация и честные отношения способствуют созданию прозрачной и поддерживающей корпоративной культуры.

Экономия ресурсов

-Сокращение затрат: Нет необходимости в покупке и поддержке программного обеспечения для мониторинга.

-Снижение административной нагрузки: Меньше времени тратится на управление и контроль, что позволяет руководителям сосредоточиться на стратегических задачах.

Минусы контроля на доверии

Риски низкой производительности

-Ленивые сотрудники: Некоторые сотрудники могут злоупотреблять доверием и снижать свою производительность.

-Невыполнение задач: Отсутствие строгого контроля может привести к пропущенным дедлайнам и не выполненным задачам.

Недостаток объективной оценки

- Сложность мониторинга: Без четких показателей и инструментов мониторинга оценка производительности сотрудников может стать субъективной.

-Неполная картина: Руководителям может быть трудно получить полное представление о работе сотрудников без количественных данных.

Проблемы коммуникации

- Несвоевременная обратная связь: При отсутствии регулярного мониторинга и отчетности может возникнуть задержка в предоставлении обратной связи и решении проблем.

-Неполное взаимодействие: Удаленные сотрудники могут чувствовать себя изолированными и менее вовлеченными в командную работу.

Трудности в управлении

- Отсутствие структуры: Без четкой структуры и регулярных проверок управление командой может стать менее эффективным.

-Размытые ожидания: Нечеткие цели и задачи могут привести к недопониманию и снижению эффективности работы.

Контроль на доверии имеет множество преимуществ, включая повышение морального духа, мотивации, продуктивности и укрепление корпоративной культуры. Однако он также несет в себе определенные риски, такие как снижение производительности, сложность объективной оценки, проблемы коммуникации и трудности в управлении.

Физическое взаимодействие играет важную роль в формировании командного духа и укреплении профессиональных связей. Без личных встреч может снижаться уровень доверия и взаимодействия между сотрудниками, что негативно сказывается на продуктивности и моральном духе команды.

Для решения этой проблемы используйте регулярные встречи, установив график по потребностям каждого отдела. Так например, в нашей компании для HR отдела и отдела продаж проводятся ежедневные встречи, у отдела маркетинга цели долгосрочные, поэтому для них встреча с SEO компании проводится ежемесячно.

Рассмотрим подробнее какие виды встреч существуют и их особенности:

Stand-up (Стендап)

Что это? Stand-up — это ежедневное короткое совещание, которое проводится в формате онлайн.

Цель: Основная цель стендапа — обеспечить командную синхронизацию и прозрачность в рамках текущих задач и проблем.

Как проходит: Обычно стендап длится 15 минут или меньше. Каждый участник команды отвечает на три основных вопроса:

• Что было сделано с момента последнего стендапа?
• Что планируется сделать до следующего стендапа?
• Есть ли какие-то проблемы или блокирующие факторы?

Преимущества:

• Быстрая и своевременная обратная связь. Команда оперативно обсуждает текущие задачи и проблемы, что способствует быстрому решению проблем.
• Синхронизация и выравнивание. Все члены команды знают, над чем работают и какие задачи находятся на финишной прямой.
• Улучшение коммуникации. Стендапы способствуют активному взаимодействию и обмену информацией между участниками.

Scrum

Scrum — это гибкий подход к управлению проектами, который используется для разработки программного обеспечения, а также может быть адаптирован для других типов проектов.

Элементы Scrum:

• Роли: Продуктовый владелец, Scrum-мастер, команда разработки.
• События: Спринты (итерации), планирование спринта, обзор спринта, ретроспектива, ежедневные Scrum-собрания.

Цель: Scrum направлен на создание высокопроизводительных команд, способных быстро адаптироваться к изменениям в проекте и потребностям клиента.

Преимущества:

• Гибкость и быстрота реакции. Спринты обеспечивают регулярные точки инспекции и адаптации, что позволяет команде быстро реагировать на изменения.
• Прозрачность и управляемость процессами. Каждое событие Scrum имеет четкую структуру и цели, что обеспечивает прозрачность и управляемость проектом.

Ежедневные собрания (Daily Meetings)

Что это? Ежедневные собрания — это практика регулярных коротких встреч команды, направленных на обсуждение текущих задач и планов на день или неделю.

Цель: Обеспечение регулярного обмена информацией, координации действий и устранение возможных проблем и блокировок.

Преимущества:

• Синхронизация работы. Все члены команды понимают текущие приоритеты и задачи, над которыми работают коллеги.
• Быстрое решение проблем. Обсуждение проблем и блокировок на ранних стадиях позволяет быстро принимать меры и минимизировать риски для проекта.
• Поддержание фокуса. Ежедневные встречи напоминают о целях и помогают каждому члену команды оставаться на правильном пути.

Видеовстречи — это эффективные инструменты для управления проектами и командами. Они способствуют улучшению коммуникации, синхронизации работ и быстрому решению проблем, что особенно важно в условиях удаленной работы и изменчивой бизнес-среды.

Не устраивайте встречу ради встречи, пробуйте разные форматы и выявите оптимальный для вашей команды.

Работа в разных часовых поясах создает дополнительные сложности в координации работы и организации встреч. Разница во времени может привести к задержкам в принятии решений и снижению оперативности.

Если вы работаете по всей стране и у вас есть центр поддержки клиентов, работающий круглосуточно, найм сотрудников в разных часовых поясах, позволит вам закрыть все обращение в комфортное для сотрудников и клиентов время.

Обсуждайте и договаривайтесь о графике работы, чтобы минимизировать неудобства и улучшить координацию работы команды.

Конструктивная обратная связь – ключ к успешному развитию сотрудника и всей команды. Используйте различные методы сбора обратной связи: опросы, анкетирования, индивидуальные беседы.

Исследование института общественного мнения Gallup выявило, что конструктивная обратная связь повышает производительность отдельно взятого сотрудника на 17% и снижает текучесть кадров на 59%.

Важно не только получать, но и предоставлять обратную связь, чтобы сотрудники чувствовали свою значимость и понимали, в каком направлении им развиваться.

Существует несколько методов предоставления обратной связи, которые помогают сделать её конструктивной и мотивирующей. Рассмотрим такие методы как «бутерброд», BOFF и SOR.

Метод «Бутерброд»

Метод «бутерброд» представляет собой формат обратной связи, в котором критические замечания «завернуты» между двумя слоями положительной информации. Это помогает смягчить восприятие критики и сделать её более конструктивной.

1. Положительное начало: Начните с похвалы или позитивного замечания. Это позволяет сотруднику чувствовать себя ценным и настроиться на позитивный лад.
2. Критическое замечание: Далее предоставьте конструктивную критику. Убедитесь, что она конкретна и относится к действиям или поведению, а не к личности сотрудника.
3. Положительное завершение: Завершите обратную связь ещё одной позитивной нотой, например, подчеркните потенциал сотрудника или выразите уверенность в его способности улучшить свои результаты.

Пример:
"Ты отлично справился с проектом, и клиенты были довольны результатом. Однако, я заметил, что сроки были слегка нарушены, и это вызвало некоторые неудобства. Я уверен, что с твоими способностями ты сможешь в будущем лучше планировать время и избегать подобных задержек."

Метод BOFF (Behavior, Outcome, Future, Feelings)

Метод BOFF фокусируется на четкости и структурированности обратной связи, что делает её понятной и эффективной.

1. Behavior (Поведение): Опишите конкретное поведение, которое вы хотите обсудить.
2. Outcome (Результат): Объясните, какие последствия это поведение вызвало.
3. Future (Будущее): Предложите рекомендации или изменения, которые помогут улучшить результаты в будущем.
4. Feelings (Чувства): Поделитесь своими эмоциями и ощущениями, связанными с поведением и его результатами.

Пример:
"Когда ты пропустил дедлайн по отчету (поведение), это задержало наш проект и вызвало недовольство клиента (результат). В будущем, пожалуйста, сообщай заранее о возможных задержках, чтобы мы могли своевременно принять меры (будущее). Это поможет избежать таких ситуаций и улучшить нашу командную работу (чувства)."

Метод SOR (Situation, Objective, Result)

Метод SOR помогает структурировать обратную связь таким образом, чтобы она была сфокусирована на фактах и результатах.

1. Situation (Ситуация): Опишите конкретную ситуацию или контекст, в котором произошло обсуждаемое событие.
2. Objective (Цель): Объясните, какую цель вы стремились достичь в данной ситуации.
3. Result (Результат): Опишите результаты, которые были достигнуты, и как они соотносятся с поставленной целью.

Пример:
"На последней встрече с клиентом (ситуация), наша цель была представить новый проект и получить его одобрение (цель). Ты сделал отличное предложение, но клиент выразил сомнения из-за недостаточной подготовки визуальных материалов (результат). В следующий раз, давай уделим больше времени подготовке этих материалов, чтобы наша презентация была более убедительной."

Регулярная оценка производительности помогает следить за прогрессом сотрудников и корректировать их работу.

Практические советы:

1. Четкие критерии оценки: разработайте прозрачные и понятные метрики для оценки работы сотрудников.
2. Регулярные ревью: проводите ежеквартальные оценки производительности с обсуждением сильных и слабых сторон.
3. Используйте инструменты мониторинга: такие, как системы отслеживания задач и времени для объективной оценки производительности.

Корпоративная культура — это система ценностей, убеждений, норм и практик, которые формируют уникальную атмосферу и идентичность организации. Она включает в себя все аспекты взаимодействия внутри компании, начиная от поведения сотрудников и заканчивая стилем руководства и корпоративной этикой. Корпоративная культура влияет на то, как сотрудники воспринимают свою работу, взаимодействуют друг с другом и относятся к клиентам и партнерам.

Современная реальность, где удаленная работа стала нормой, требует новых подходов к поддержанию корпоративной культуры. Важно не только сохранить, но и укрепить связь между сотрудниками, поддерживая их вовлеченность и мотивацию.

В нашей компании мы уделяем большое внимание развитию корпоративной культуры. Это непростая задача: необходимо объединить сотрудников, работающих удаленно на различных проектах и в разных часовых поясах.

За несколько лет мы проделали значительную работу: у нас появились тематические чаты, регулярные онлайн-встречи для обсуждения нерабочих тем и онлайн-мероприятия (квесты, викторины, ролевые игры и соревнования по популярным компьютерным играм). Также мы несколько раз в год отправляем качественный фирменный мерч, который оказывается полезным в повседневной жизни.

Онлайн-тимбилдинги и виртуальные мероприятия являются ключевым элементом для поддержания корпоративного духа в удаленной среде.

Идеи для онлайн-тимбилдингов:

Идеи для виртуальных кофе-брейков:

• • Неофициальные встречи: Регулярные встречи в неформальной обстановке, где сотрудники могут обсудить любые темы.
  • Гостевые спикеры: Приглашение интересных гостей для коротких презентаций или бесед на актуальные темы.
  • Виртуальные мастер-классы: Организация коротких мастер-классов на различные темы, от кулинарии до рисования.

Оценка эффективности онлайн-мероприятий достаточно проста. Например, у нас есть чат, в который сотрудники могут вступить добровольно, если им интересно участвовать в корпоративной жизни. Мы не заставляем сотрудников посещать мероприятия — все происходит на добровольной основе. Согласно статистике, из 100 сотрудников в чате в среднем всегда активны около 60 человек (эта цифра варьируется от месяца к месяцу). Это показывает, что почти каждый второй сотрудник в IT-компании, работающий удаленно, потенциально заинтересован в участии в корпоративных мероприятиях, в зависимости от их тематики.

Например, на Новый год мы анонсировали в группе онлайн-корпоратив с игрой "Мафия" с приглашенным ведущим. На игру записались около 25 человек, и непосредственно приняли участие 19. В большинстве случаев, за несколько дней до мероприятия или в день его проведения некоторые люди не могут присоединиться по разным причинам.

Еще один пример — весной мы организовали внутрикорпоративный челлендж, в котором сотрудники соревновались за наибольшее количество шагов за определенный промежуток времени. Победителю мы вручили онлайн-сертификат в спортивный магазин. О проведении челленджа мы заранее сообщили в анонсе мероприятия. Так как порог участия был низким и условия могли выполнить все сотрудники, из 60 участников чата в челлендж вступила половина, но до конца дошла лишь треть.

Таким образом, можно сделать следующие выводы: Из 100 сотрудников IT-компании почти каждый второй готов участвовать в онлайн-мероприятиях и вступить в специальный чат, где периодически публикуются анонсы.

Из 60 человек, состоящих в чате, в среднем одна треть — это активная группа постоянных участников мероприятий, к которым периодически присоединяются новички.

В эпоху удаленной работы поддержание и передача корпоративных ценностей и миссии становится особенно важным. Когда сотрудники работают вне офиса, задача по объединению команды вокруг общих целей и убеждений требует новых подходов и инструментов.

Четко определенные миссия и ценности помогают сотрудникам понимать цели компании и ее стратегическое направление. Они также служат руководством при принятии решений.

Рассмотрим эффективные методы, которые помогут донести ценности корпоративной культуры до удаленных сотрудников:

Поддержание корпоративной культуры в условиях удаленной работы требует инновационного подхода и постоянного внимания. Виртуальные мероприятия, эффективные коммуникации и ясное донесение корпоративных ценностей помогут создать сплоченную и мотивированную команду, независимо от географического расположения сотрудников.

С переходом на удаленную работу компании сталкиваются с вызовом поддержания мотивации сотрудников. Эффективная система поощрений и бонусов становится ключевым элементом в удержании и вдохновении работников.

Виды вознаграждений могут быть разнообразными: от денежных премий и бонусов до подарочных карт и дополнительного отпуска. Не стоит забывать и о нематериальных поощрениях, таких как публичное признание заслуг, предоставление гибкого графика и возможности работать над интересными проектами.
Практические советы:

1. Материальные вознаграждения: премии, бонусы за выполнение планов и достижение целей.
2. Нематериальные стимулы: публичное признание, благодарственные письма, награды.
3. Гибкость в поощрениях: учитывайте индивидуальные предпочтения сотрудников.

Система поощрений и бонусов помогает мотивировать сотрудников и признавать их достижения.

В нашей компании выстроен следующий принцип мотивации сотрудников: индексация зарплат и горизонтальный рост внутри компании. Премии на постоянной основе мы не выплачиваем, чтобы они не воспринимались сотрудниками как часть базовой зарплаты. Вместо этого у нас есть система премирования для рекрутеров, которые получают премии, зависящие от количества кандидатов, приступивших к работе. Для остальных сотрудников премии возможны при выполнении дополнительных задач или ролей, и их размер определяется индивидуально.

Мы активно поддерживаем сотрудников в стремлении заниматься спортом, повышать свои профессиональные навыки и изучать английский язык, компенсируя соответствующие расходы. Также нашим сотрудникам предоставляются корпоративные ноутбуки, что существенно повышает комфорт рабочих условий, а также дарим индивидуальные подарки на дни рождения.

Создание условий для самореализации – важный аспект, который влияет на удовлетворенность сотрудников. Компании должны предоставлять возможности для профессионального роста и обучения. Вебинары, онлайн-курсы, доступ к профессиональной литературе и участие в конференциях помогают сотрудникам развиваться и чувствовать свою значимость. Менторские программы и регулярные встречи с руководителями для обсуждения карьерных целей также способствуют самореализации.

Практические советы:

1. Организуйте тренинги и курсы: внутренние и внешние программы обучения.
2. Предоставьте доступ к онлайн-ресурсам: вебинары, курсы, образовательные платформы.
3. Поощряйте участие в конференциях и семинарах: оплачивайте участие и поездки на профессиональные мероприятия.

Таким образом, мотивация удаленных сотрудников требует комплексного подхода, включающего как материальные, так и нематериальные поощрения, а также создание условий для профессионального роста. Это позволяет не только поддерживать высокий уровень продуктивности, но и укреплять корпоративную культуру и лояльность к компании.

В условиях растущей популярности удаленной работы, поддержание связи с сотрудниками становится ключевым фактором успеха компании. Регулярная обратная связь, поддержание корпоративной культуры, мотивация и поддержка сотрудников – это те инструменты, которые помогут сохранить эффективность и продуктивность команды.

Распространенные ошибки включают в себя отсутствие регулярной коммуникации, игнорирование культурных различий и недостаточное внимание к мотивации сотрудников. Избегайте этих ошибок, регулярно общайтесь с командой, учитывайте особенности разных часовых поясов и не забывайте о важности поощрений и профессионального роста.

Для улучшения процессов взаимодействия с удаленными сотрудниками используйте современные технологии: видеоконференции, мессенджеры, платформы для совместной работы. Регулярно проводите встречи, уделяйте внимание обратной связи и поддерживайте корпоративную культуру. Это поможет создать сплоченную и мотивированную команду, готовую достигать новых высот.

Следуя предложенным рекомендациям, вы сможете эффективно управлять удаленной командой и достигать поставленных целей, обеспечивая высокий уровень продуктивности и вовлеченности сотрудников.